Ontzorg jij de directeur van Onderwijsinstellingen?
Regelen, vooruitkijken, organiseren, inplannen, meedenken en natuurlijk beschikbaar zijn én daarbij samenwerken met fijne collega’s. Bij de directie OI van DUO zoeken wij een managementondersteuner S8. Iemand die zorgt dat alles soepel verloopt, die de behoeften van de directeur goed aanvoelt en hier proactief op inspeelt.
Directie Onderwijsinstellingen
De directie OI zorgt ervoor dat scholen en instellingen tijdig en op de juiste wijze van geld worden voorzien. Daarnaast levert OI vernieuwende informatieproducten en programma- en projectmanagers die DUO-breed worden ingezet. OI is een financierings- en expertisecentrum voor het ministerie van OCW en de onderwijsinstellingen.
Jij ondersteunt direct de directeur van OI. Je hebt bovendien een coördinerende rol binnen het team van managementondersteuners dat onderdeel is van het Stafbureau van de directie OI.
Beschrijving werkzaamheden
Als managementondersteuner S8 ben jij het eerste aanspreekpunt en de directe ondersteuner voor de directeur. De directeur OI werkt afwisselend in Den Haag en Groningen of hybride. Dit vraagt van jou een houding die hierbij past. Onderdeel van deze baan is een wekelijkse dienstreis naar Den Haag/Groningen, Utrecht of Zwolle.
Als managementondersteuner S8 coördineer je de collega-managementondersteuners in het team. Je verdeelt de werkzaamheden die er binnen de directie te doen zijn. Dit vraagt om een klantgerichte en gestructureerde aanpak: zowel de directeur als collega’s hebben je (aandacht) nodig en alle voorkomende werkzaamheden moeten een plek krijgen.
Als managementondersteuner ben je een belangrijke factor voor de directeur. Zij moet op je kunnen bouwen en vertrouwen in haar dagelijkse werk:
• Je beheert de agenda, plant en bewaakt overleggen en zorgt hierbij dat alles goed is voorbereid in Outlook, Teams of live.
• Je organiseert vergaderingen en besprekingen, bereidt ze voor en verzamelt stukken, controleert de voortgang, legt gegevens vast, archiveert, notuleert en ontvangt bezoekers.
• Je handelt binnenkomende mail en telefoon af en beoordeelt de inhoud hiervan.
• Je beoordeelt de prioriteit en gevoeligheid van afspraken, telefoon, (post) en mail.
• Je bereidt het maandelijkse overleg met de onderdeelcommissie (OC-OI) van de OR voor en zorgt voor de verslaglegging tijdens de bijeenkomsten.
Je hebt veel contact met verschillende collega’s binnen en buiten de directie. Het spreekt voor zich dat vertrouwen en integriteit belangrijk zijn voor jou. Je bent in staat om zelfstandig te werken en om een krachtige bijdrage aan het team te leveren. Bovendien ben je nieuwsgierig en leergierig: de verwachting is dat deze functie zich de komende jaren als gevolg van AI sterk gaat ontwikkelen.