Onderraden zijn de vooroverleggen van de ministerraad, waar wekelijks direct betrokken ministers en staatssecretarissen onderwerpen bespreken, voordat ze in de ministerraad worden geagendeerd. Het secretariaat van de onderraden wordt verzorgd door het Kabinet Minister-President (KMP). Voor dit secretariaat zijn we op zoek naar een managementondersteuner die zelfstandig de administratieve werkzaamheden van dit secretariaat uitvoert.

Iemand die zorgt dat iedereen iedere week op tijd over de juiste stukken beschikt en het overzicht bewaart. Deze baan is bij uitstek geschikt voor een managementondersteuner die zich meer op de administratieve kant van het vak wil gaan richten of een administratief medewerker die goed bekend is met de organisatie van de Rijksoverheid en de processen rondom de ministerraad.

Je werkt in een dynamische, soms hectische omgeving, dicht bij de politieke actualiteit. Het werk binnen het KMP is vaak het nieuws van de dag. Je opereert voornamelijk zelfstandig binnen een team managementondersteuners.

Tot de werkzaamheden behoren:

• Verzorgen van correspondentie, zoals uitnodigen van bewindspersonen en registreren van hun aan-/afwezigheid
• Voorbereiden van de agenda’s voor de verschillende onderraden
• Voorbereiden van de vergadermappen; ook digitaal
• Zorgdragen voor de stukkenstroom, agenda, conclusies naar andere departementen
• Digitaal documentenbeheer
• Afhandelen van binnenkomende mail en telefoongesprekken
• Logistieke en organisatorische ondersteuning, ontvangen van bezoekers
• Zorgdragen voor samenstelling van diverse overzichten en deze bijhouden
• Inschatting maken van belang en urgentie; verbanden leggen en consequenties van handelen afwegen, voortgang en afhandeling bewaken, signaleren en rappelleren

Je hebt een opleiding in een secretariële of administratieve richting en relevante werkervaring, bij voorkeur binnen de Rijksoverheid. Je schriftelijke en mondelinge beheersing van de Nederlandse taal is uitstekend. Je kunt goed uit de voeten met de meeste MS-office programma’s (zoals Outlook, Word, Excel, SharePoint) en iBabs.

Je beschikt over sociale en communicatieve vaardigheden. Je bent nauwkeurig, gestructureerd, flexibel, proactief, digitaal vaardig, zelfstandig, goed in samenwerken en hoofd- en bijzaken van elkaar onderscheiden. Je bent in staat overzicht te behouden en ook onder druk blijf je zorgvuldig handelen. Integriteit en betrouwbaarheid staan bij jou voorop en je bent collegiaal. 

De functie is aangewezen als vertrouwensfunctie. Een veiligheidsonderzoek niveau A door de AIVD is onderdeel van de selectieprocedure. Je standplaats is het ministerie van Algemene Zaken te    Den Haag. Omdat we werken met Staatsgeheimen is het in de regel niet mogelijk om vanuit huis te werken.