Een praatje maken met een ambassadeur in de VIP-lift, internationale ‘highlevel’- bezoekers ontvangen en vragen beantwoorden van diplomaten uit allerlei landen die in Nederland werken. Als managementondersteuner bij het ministerie van Buitenlandse Zaken in Den Haag werk je midden in de wereld van diplomatie en internationale samenwerking. Een fulltime of parttime baan met veel afwisseling en fijne collega’s!

Bij onze directie Protocol en Gastlandzaken (DPG) komen mensen vanuit de hele wereld over de vloer. Wij zijn verantwoordelijk voor alle diplomaten en hun gezinnen – ruim 27.000 mensen – 110 ambassades en tientallen internationale organisaties in Nederland, zoals Europol en het Internationaal Strafhof. Jouw doel in dit bijzondere speelveld? Secretariële en administratieve ondersteuning bieden aan de ambassadeur Internationale Organisaties, de directeur en de plaatsvervangend directeur.

Samen met 2 collega-managementondersteuners zorg je dat alles achter de schermen soepel verloopt. Een greep uit jouw takenpakket:

• De agenda’s beheren van de ambassadeur Internationale Organisaties, directeur en plaatsvervangend directeur.
• Formele correspondentie en verzoeken verwerken, controleren en doorzetten. Wil een ambassadeur bijvoorbeeld een gesprek met een van onze ministers? Dan komt dat verzoek bij jou en je collega’s binnen.
• Diplomaten, ambassadeurs en andere (internationale) bezoekers ontvangen.
• Telefoontjes en e-mails beantwoorden van bijvoorbeeld diplomaten of internationale organisaties. Jij geeft de juiste informatie of verwijst door naar de juiste collega.
• Interne vergaderingen voorbereiden, notuleren tijdens overleggen en de actiepunten uitwerken.
• Documenten, dossiers en digitale informatie beheren en archiveren.
• Ondersteunen bij (de organisatie van) internationale bezoeken, bijeenkomsten, afdelingsuitjes, lunches en dienstreizen.

Kortom: een veelzijdige functie bij een bijzondere directie die aanspreekpunt is voor buitenlandse hoogwaardigheidsbekleders en diplomaten. Hoge werkdruk en streven naar kwaliteit moeten hand in hand gaan met elkaar. Een directie die expertise en gastvrijheid combineert en daardoor zichtbaar bijdraagt aan de internationale reputatie van Nederland!

Enige ervaring in een secretariële functie
Je hebt ervaring met secretariële of administratieve ondersteuning, bijvoorbeeld als managementondersteuner of -assistent, op een secretariaat of als officemanager. Daardoor weet je hoe je agenda’s beheert, correspondentie verwerkt en collega’s ondersteunt in een dynamische werkomgeving.

Goede beheersing van het Nederlands en Engels
Je communiceert makkelijk en professioneel in het Nederlands én Engels, zowel mondeling als schriftelijk. Engels is belangrijk omdat je dagelijks contact hebt met diplomaten, ambassades en organisaties uit allerlei landen. Kennis van de Frans taal is een pre.

Een servicegerichte en representatieve werkhouding
Je ondersteunt collega’s op een professionele en servicegerichte manier. Daarnaast zorg je dat bezoekers zich welkom voelen. Je communiceert vriendelijk, stemt je stijl soepel af op de situatie en werkt prettig samen met collega’s.

Sterk in organiseren, plannen en prioriteren
Jij houdt graag structuur in je werk en schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden. Ook als er meerdere zaken tegelijk spelen, houd jij overzicht en stel je de juiste prioriteiten.

Een proactieve instelling
Je denkt vooruit en signaleert wat aandacht nodig heeft. Ook denk je graag mee over slimmere of vernieuwde werkprocessen.

Zorgvuldig werken
Je werkt nauwkeurig en hebt oog voor detail.

• We vragen je te solliciteren via de button ‘solliciteren op externe site’.
• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) een talentest en een selectieassessment. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de selectieprocedure.
• De selectiegesprekken vinden plaats in juni 2026.