Ben jij die management ondersteuner die de werkzaamheden van onze directie, directeuren en managers vlekkeloos laat verlopen? En vind jij het leuk om deel uit te maken van een pool met managementondersteuners die ontwikkeling als prioriteit beschouwt. Dan hebben we de perfecte uitdaging voor jou. Ben jij die kanjer van een managementondersteuner en kan je goed zelfstandig werken en snel schakelen tussen diverse processen een aandachtsgebieden, ben jij die alleskunner en ga je een uitdaging niet uit de weg. Reageer dan op deze leuke uitdagende functie van managementondersteuner bij de Flexpool.

Samen met je collega’s binnen de Flexpool zorg je dat de samenwerking goed verloopt. De directeur of het managementteam waarvoor je werkt, rekenen op je: je hebt een belangrijke spilfunctie waarin je bijdraagt aan het effectief functioneren van het team. Het veelzijdige vak van managementondersteuning is sterk in ontwikkeling. Vanuit jouw enthousiasme loop je voorop in de ontwikkelingen en neem je je collega’s hierin mee. Je draagt bij aan de vak- ontwikkeling en houdt mogelijkheden tot verdere digitalisering in het oog.

Je werkzaamheden op een rij:
• Je beheert zelfstandig en proactief de complexe agenda;
• Je draagt zelfstandig zorg voor de afhandeling van de post en het telefoon- en e-mailverkeer;
• Je verzamelt stukken t.b.v. overleggen;
• Je organiseert vergaderingen en ondersteunt op het gebied van personeelszaken (denk aan het inplannen van personeelsgesprekken of maandelijkse lunches met nieuwe collega’s);
• Je ondersteunt bij het werven en selecteren van nieuwe collega’s;
• Je zorgt ervoor dat relevante stukken in het digitaal archief worden opgeslagen en waar nodig worden voorzien van een digitale handtekening;
• Je regelt en organiseert internationale dienstreizen;
• Je bent ICT-contactpersoon

Herken jij jezelf hierin?
• Je beschikt over ten minste mbo 4 werk- en denkniveau en een afgeronde opleiding tot directiesecretaresse of managementassistent;
• Je hebt minimaal werkervaring als managementondersteuner, bij voorkeur binnen de rijksoverheid;
• Je beschikt over goede sociale en communicatieve vaardigheden in woord (Nederlands en Engels) en geschrift (Nederlands);
• Microsoft Office kent geen geheimen voor jou;
• Je kunt goed prioriteiten stellen, weet om te gaan met vertrouwelijke informatie en werkt secuur en zelfstandig
• Je bent goed in planning en voortgangsbewaking;

Vaardigheden:

Heb jij goede communicatie vaardigheden (mondeling en schriftelijk), kan je goed prioriteiten stellen en ben je stressbestendig? In deze functie is een grote mate van zelfstandigheid, pro activiteit en nauwkeurigheid vereist. Je denkt mee, bent discreet en je bewust van de politieke en maatschappelijke afbreukrisico’s in het werk. Een klantgerichte en flexibele houding is in deze functie essentieel.

Inwerkprogramma

Wij dragen zorg voor een goed inwerkprogramma waarbij het updaten van jouw skills tot het kennismaken en snuffelstages op de diverse secretariaten van groot belang zijn. Het inzetten van projectmatig werken zal worden gestimuleerd.

Binnen BZK zetten wij ons in voor een eerlijke, gezonde en veilige werkomgeving. Om aan te sluiten bij de behoefte in de samenleving streven wij naar diversiteit binnen onze afdeling. Wij hebben een cultuur waar wij verschillen waarderen en benutten. Zo vergroten wij onze slagkracht en verstevigen wij onze fundering om vanuit levenservaring de organisatie te verrijken en zijn we heel benieuwd wat jouw ervaring is die je meeneemt in jouw werk en wat wij van je kunnen leren.