Word jij gelukkig wanneer jij ervoor zorgt dat een collega zijn werk nog makkelijker kan doen en weet jij het hoofd koel te houden in een dynamische bestuurlijke omgeving? Wil jij bijdragen aan een organisatie met een unieke werkomgeving? Dan zijn wij op zoek naar jou.

Wij zoeken een ervaren managementondersteuner die overzicht weet te behouden, rust uitstraalt en energie krijgt van een veelzijdige ondersteunende rol. Iemand die proactief handelt, kritisch durft mee te denken, beschikt over een gezonde dosis humor en relativeringsvermogen.

Wat bieden wij?
- Een afwisselende en relevante functie in een unieke werkomgeving
- Een professionele, collegiale en informele werksfeer
- Opleidingsmogelijkheden en ruimte voor persoonlijke ontwikkeling

Wie ben jij?
Je bent een dienstverlenende, professionele en betrokken managementondersteuner die energie krijgt van ontzorgen. Je bent een stabiele factor in een omgeving waar regelmatig snel geschakeld moet worden en waar prioriteiten kunnen veranderen. Je bent sterk in plannen en beschikt over uitstekende organisatorische vaardigheden. Je bent zelfstandig, denkt vooruit en bent in staat om op een tactvolle manier de juiste afwegingen te maken.

Je herkent jezelf in de volgende eigenschappen:
- Integer en betrouwbaar;
- Flexibel en stressbestendig;
- Dienstverlenend en klantgericht;
- Verantwoordelijk en zelfstandig;
- IJverig en zorgvuldig;
- Proactief en oplossingsgericht.

Wat ga je doen?
Jouw primaire werkplek is binnen het stafbureau van de Centrale Staf. Hier is jouw basistaak het ondersteunen van een bureau binnen de afdeling Centrale Staf. Daarnaast zal je, samen met de ander managementondersteuners, ook taken voor andere bureaus verrichten en achtervang zijn voor de collega’s binnen het directiesecretariaat wanneer nodig. Het stafbureau bestaat onder andere uit stafmedewerkers, adviseurs, stafondersteuners en managementondersteuners. Ook het directiesecretariaat is onderdeel van het stafbureau.

Jouw functie bevat in ieder geval de volgende taken:
- Agendabeheer: je zorgt dat de agenda’s van het bureauhoofd op de verschillende systemen gesynchroniseerd zijn, afspraken worden nagekomen en het bureauhoofd juist en tijdig geïnformeerd is over de planning.
- Je beheert de informatiestroom. Je zorgt dat stukken correct en tijdig worden geregistreerd, worden verspreid wanneer nodig en draagt ook zorg voor een de archivering en/of vernietiging.
- Je werkt vanuit verschillende gezamenlijke mailboxen en zorgt dat deze, in samenspraak met de andere managementondersteuners, altijd goed worden bijgehouden.
- Je bent het aanspreekpunt binnen de afdeling op het gebied van administratieve en organisatorische processen.
- Je bent verantwoordelijk voor de administratieve afhandeling van de in, uit en doorstoom van medewerkers binnen de afdeling.

Voor deze functie zijn de volgende competenties van groot belang:

- Emotionele intelligentie: je voelt verhoudingen en belangen goed aan en weet hier passend op te reageren;
- Diplomatie en tact: je handelt zorgvuldig in situaties waarin verschillende belangen spelen en weet effectief om te gaan met gevoelige informatie;
- Verbindend vermogen: je bent toegankelijk, werkt gemakkelijk samen en weet mensen met elkaar te verbinden;
- Organisatiesensitiviteit: je begrijpt bestuurlijke processen en weet hoe je effectief beweegt binnen een complexe organisatie;
- Veiligheidsbewustzijn: je weet het belang van geheimhouding en bent je bewust van de gevoeligheid van onze primaire opdracht;
- Assertiviteit: je durft prioriteiten te bewaken en spreekt mensen aan wanneer dat nodig is;
- Veerkracht: Je blijft effectief functioneren onder druk en behoudt overzicht in hectische situaties;

Wat we verder van je vragen:

- Ervaring als managementondersteuner of secretaresse;
- Een afgeronde MBO opleiding (bij voorkeur in secretariële richting);
- Ervaring met meervoudig agendabeheer;
- Goede beheersing van programma’s zoals Outlook, Word en Excel;
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, in woord en schrift;
- Goede beheersing van de Engelse taal, in woord en schrift;
- Ervaring binnen Defensie is gewenst.

- We vragen je om niet met anderen te spreken over je sollicitatie bij de MIVD. Het kan je sollicitatie en eventuele loopbaan bij de MIVD schaden en je veiligheid in gevaar brengen.
- Een veiligheidsonderzoek op niveau A, eventueel een psychologische onderzoek, het opvragen van referenties en online screening zijn onderdeel van de sollicitatieprocedure.
- Om in aanmerking te komen voor een functie bij de MIVD moet je de Nederlandse nationaliteit hebben en (in principe) de afgelopen tien jaar in Nederland hebben gewoond. Ook je eventuele partner en andere mensen in je omgeving worden (mogelijk) gescreend.
- Een assessment kan onderdeel zijn van de selectieprocedure.
- Houd er rekening mee dat de selectieprocedure, inclusief het veiligheidsonderzoek, ongeveer vijf maanden in beslag kan nemen.
- Thuiswerken is niet mogelijk.