Ben jij iemand die energie krijgt van ontzorgen, plannen en verbinden? Dan is de functie van managementondersteuner bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) iets voor jou. Samen met je collega’s maak jij mogelijk dat het programma Maatschappelijke Diensttijd (MDT) jongeren en samenleving versterkt.

Wat ga je doen?

Als managementondersteuner ben je de stille kracht achter de programmadirecteur en het MT-lid. Dankzij jouw werk kunnen zij en hun teams zich volledig richten op de inhoud.

Stel je voor: je start je dag met een volle mailbox en een agenda die alweer drie keer is veranderd. Jij weet precies wat prioriteit heeft en schuift moeiteloos met afspraken. Terwijl je bezig bent, komt er een telefoontje binnen van een netwerkpartner die een overleg wil plannen. Jij denkt mee, zoekt snel naar een gaatje in de agenda en legt de afspraak vast.

Later die ochtend bereid je een vergadering voor. Je checkt of de vergaderstukken compleet zijn, reserveert de ruimte en zorgt dat ook de collega die thuiswerkt kan inloggen via Teams. Als de vergadering begint, loopt alles op rolletjes omdat jij het strak hebt geregeld.

In de middag ontvang je een bezoeker die komt praten over een MDT-project. Je verwelkomt hem met een glimlach, zorgt dat de juiste mensen aanschuiven en neemt ondertussen de telefoon op omdat een collega je belt met een vraag. Je schakelt, organiseert en bewaakt de rust.

Aan het eind van de dag controleer je nog één keer de agenda’s, archiveer je documenten en zet je de laatste acties uit. Zo ga je met een voldaan gevoel naar huis: alles klopt en iedereen weet waar hij of zij aan toe is.

Hoe is het om hier te werken?

In dit team sta je er nooit alleen voor. Collega’s springen bij als iemand vastloopt, vieren elkaars successen en maken tijd om samen te lachen. Er wordt hard gewerkt, maar altijd met oog voor elkaar. In de pauze trekken sommige collega’s er even samen op uit voor een korte wandeling, anderen pakken liever een momentje rust. Werk je thuis, dan bel je misschien even met een collega die ook onderweg is. Zo blijft het contact warm, of je nu op kantoor werkt of thuis.

Wat ons bijzonder maakt, is de sfeer van openheid en vertrouwen. Je leidinggevende is iemand die luistert, met je meedenkt en jou de ruimte geeft om jezelf te ontwikkelen. Ze is een sparringspartner die je serieus neemt, maar ook zorgt dat werken plezierig blijft. Als het team mooie resultaten behaalt, deelt zij dat vol trots met de MT-leden. Zo weet je dat jouw inzet gezien en gewaardeerd wordt.

Eén keer per maand komen we als team allemaal samen. Dan staat er altijd iets lekkers op tafel. Dat is het moment om onze successen te vieren, maar ook om verhalen en zorgen te delen. Want plezier, saamhorigheid en eerlijkheid horen hier net zo goed bij het werk als agenda’s en vergaderingen.

Elke maandag komen de collega’s van MDT bij elkaar, ook van dat team ben jij een belangrijk onderdeel en ben je dus van de partij bij het wekelijkse overleg.

Wat maakt dit werk bijzonder?

• Je hebt een afwisselende baan waarin geen dag hetzelfde is.
• Je maakt onderdeel uit van twee teams en leert daardoor veel verschillende mensen kennen.

Het hybride werken zorgt voor vrijheid, maar we vinden elkaar altijd online of op kantoor. De managementondersteuners werken in een vast schema op kantoor, zodat er altijd 

Wie zoeken wij?

Voor deze functie zoeken we iemand die stevig in de schoenen staat en energie krijgt van plannen en organiseren. Dit vragen we van jou:

• je hebt mbo-werk- en denkniveau;
• je hebt organisatietalent, kunt snel schakelen en werkt tegelijk nauwkeurig;
• je bent representatief, klantvriendelijk en je werkt graag samen in een team. Het opbouwen en onderhouden van goede relaties met collega’s en directie gaat je natuurlijk af;
• je hebt ervaring met MS Windows, Outlook en Word, en je maakt je nieuwe programma’s snel eigen;
• je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke personele en bedrijfsmatige informatie.

Voel je je aangesproken, maar voldoe je niet aan alle eisen?
Geen probleem! Als jij enthousiast wordt van deze baan en denkt dat dit werk jou op het lijf geschreven is, nodigen we je van harte uit om toch te solliciteren. Samen kijken we graag of jouw kwaliteiten en onze verwachtingen bij elkaar passen.

Klaar om te solliciteren?

Zie jij jezelf al als onze nieuwe managementondersteuner? Wacht dan niet langer en solliciteer direct.

We vragen je geen lange motivatiebrief, maar drie korte antwoorden. De vragen sluiten direct aan bij de eigenschappen die we belangrijk vinden:

1. Deze functie vraagt om snel schakelen en overzicht houden. Kun je een voorbeeld geven waarin je dat succesvol hebt gedaan?
2. Als managementondersteuner heb je veel contact met collega’s, jongeren en externe partners. Hoe zorg jij dat iedereen zich gehoord voelt, ook in drukke situaties?
3. Wij vinden collegialiteit belangrijk. Hoe draag jij bij aan een fijne samenwerking in een team?

We kijken uit naar jouw antwoorden en maken graag kennis met jou!

Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zet zich actief in om een inclusieve werkomgeving te creëren. Samen werken wij aan een organisatie waar iedere medewerker zich betrokken en gewaardeerd voelt.

Word je aangenomen, dan behoort hybride werken tot de mogelijkheden! Je werkt dan deels vanuit huis en deels op kantoor. Een goede thuiswerkplek vinden wij belangrijk. Wij bieden daarom een tegemoetkoming in de thuiswerkfaciliteiten en een thuiswerkvergoeding conform CAO Rijk.

Voor deze vacature:

• De selectiegesprekken vinden plaats op 13 oktober op ons kantoor in Den Haag.
• De maandag is de vaste teamdag op kantoor.
• De inschaling voor deze functie vindt plaats op basis van kennis en ervaring. Dit betekent dat er ook sprake kan zijn van een aanloopschaal.
• Wij beoordelen de binnengekomen reacties doorlopend en voeren gedurende de procedure gesprekken met geschikte kandidaten. Solliciteer daarom snel. Wij behouden ons het recht voor de vacature eerder te sluiten wanneer wij een geschikte kandidaat hebben gevonden.

Algemeen:

• Bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten.
• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) en een arbeidsvoorwaardengesprek. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de sollicitatieprocedure.
• We streven ernaar om binnen twee weken na sluiting van de vacature te reageren op je sollicitatie.
• De mogelijkheid tot hybride werken verschilt per functie/afdeling.
• Wil je de vacature later nog eens teruglezen, bijvoorbeeld voor je sollicitatiegesprek? Vergeet dan niet om de tekst te downloaden en op te slaan.
• Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werk kandidaat of herplaatsingskandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.