Wat jouw baan als managementondersteuner zo mooi maakt? Je hebt een centrale rol binnen onze afdeling Data & Informatievoorziening, waar collega’s onder meer focussen op een veilige IT-infrastructuur en optimale informatiehuishouding. Met jouw organisatietalent zorg je dat zij hun werk optimaal kunnen doen. Daarbij krijg je veel vrijheid om zaken goed te regelen. En om mee te denken en jouw functie verder vorm te geven.

Jij bent dé steun en toeverlaat voor de afdeling Data & Informatievoorziening. Als een echte duizendpoot neem jij de administratieve, facilitaire én secretariële taken op je. Je houdt overzicht, brengt structuur aan en zorgt dat collega’s zich kunnen richten op hun belangrijkste taken. Mooi toch, om daar achter de schermen een bijdrage aan te leveren?

Als je van een dynamische omgeving houdt, zit je hier goed. We zijn als organisatie namelijk volop in beweging. We moeten steeds meer inspelen op de ontwikkelingen in het (digitale) slagveld. We zoeken hierbij nadrukkelijk samenwerking met partners. Dat betekent soms snel schakelen, maar ook veel kansen om processen te verbeteren en extra taken op te pakken.

De Staf
Onze staf is de centrale motor die de directie voorziet van alle benodigde informatie, coördinatie en advies, zodat de strategische visie moeiteloos wordt omgezet in concrete resultaten. Wij zorgen voor strakke voortgangsrapportages bereiden besluitvorming voor: de agenda’s van de directie blijven actueel, vergaderingen worden tot in de puntjes gepland en notulen, besluitdocumenten en andere cruciale stukken zijn altijd tijdig en foutloos beschikbaar.

Als de onmisbare brug tussen directie, afdelingen en externe partners bewaken wij deadlines, volgen we de uitvoering van projecten en garanderen we heldere, doelgerichte communicatie zodat iedereen op één lijn zit. Tegelijkertijd beheren en vernieuwen we interne procedures en regelgeving; en houden toezeggingen scherp in het vizier en bieden cruciale ondersteuning bij audits en compliance controles.

Wij leveren overzichtelijke dashboards en beleidsnota’s die de directie voorzien van de juiste inzichten voor slimme, onderbouwde keuzes. Op het gebied van personeelszaken en financiën nemen we de verantwoordelijkheid voor personeelsaangelegenheden, ondersteunen we de financiële functie, verzorgen we bestellingen en bieden we vlekkeloze logistieke ondersteuning bij bijeenkomsten.

Een greep uit jouw taken:
• Je beheert de agenda's van 3 managers, plant afspraken en houdt daarbij rekening met prioriteiten en reistijden.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor managers, collega's en externe relaties.
• Je zorgt dat acties worden opgepakt, bewaakt de voortgang en merkt eventuele knelpunten op.
• Je bereidt overleggen voor, bent aanwezig om te notuleren en werkt actiepunten en verslagen uit.
• Je organiseert bijeenkomsten en regelt alles wat daarvoor praktisch en logistiek nodig is.
• Je beheert digitale dossiers en houdt deze netjes bij.
• Je maakt overzichten en rapportages die het management ondersteunen.
• Je denkt mee over hoe we werkprocessen slimmer en efficiënter kunnen inrichten.

Jouw klantgerichte instelling en talent voor plannen en organiseren, maken jou tot een prettige collega op wie iedereen kan bouwen. Je hebt snel inzicht in lopende dossiers, kunt goed prioriteiten stellen en voelt snel aan welke belangen er spelen binnen de organisatie. Bovendien handel je altijd proactief en ga je integer te werk. Ook belangrijk: je bent sterk in samenwerken en vindt het belangrijk om jezelf te blijven ontwikkelen. Door jouw flexibele instelling kun je goed inspelen op zaken die last minute wijzigen. Wat we verder vragen:

• Je hebt mbo-niveau en een secretariële opleiding gevolgd.
• Je hebt ervaring als managementassistent, managementondersteuner, secretaresse of administratief medewerker.
• Je kunt goed overweg met Microsoft 365-programma’s zoals Word, Excel, PowerPoint en Outlook.
• Je bent digitaal vaardig en maakt daardoor kantoorapplicaties, interne systemen en projectmanagementtools snel eigen.
• Je spreekt en schrijft goed Nederlands.
• Je bent samenwerkingsgericht
• Je bent proactief en zet altijd net dat extra stapje

- We vragen je om niet met anderen te spreken over je sollicitatie bij de MIVD. Het kan je sollicitatie en eventuele loopbaan bij de MIVD schaden en je veiligheid in gevaar brengen.
- Een veiligheidsonderzoek op niveau A, eventueel een psychologische onderzoek, het opvragen van referenties en online screening zijn onderdeel van de sollicitatieprocedure.
- Om in aanmerking te komen voor een functie bij de MIVD moet je de Nederlandse nationaliteit hebben en (in principe) de afgelopen tien jaar in Nederland hebben gewoond. Ook je eventuele partner en andere mensen in je omgeving worden (mogelijk) gescreend.
- Een assessment kan onderdeel zijn van de selectieprocedure.
- Houd er rekening mee dat de selectieprocedure, inclusief het veiligheidsonderzoek, ongeveer vijf maanden in beslag kan nemen.
- Thuiswerken is niet mogelijk.