Je vervult een belangrijke taak in het faciliteren van het managementteam (MT) van de directie Dienstverlenen. Als secretaresse zorg jij ervoor dat alles soepel verloopt – van agenda’s tot vergaderingen en van mailboxbeheer tot evenementen. Dankzij jou kunnen de tactisch managers zich volledig richten op hun werk.

Je beheert de agenda’s van één of twee managers en zorgt dat afspraken efficiënt worden ingepland. Je zet vergaderverzoeken uit, bewaakt de voortgang en zorgt dat alles tot in de puntjes is voorbereid. Ook beheer je mailboxen, handel je vertrouwelijke stukken zorgvuldig af en zorg je dat alle vergaderdocumenten netjes klaarstaan in systemen zoals iBabs.

Je bent daarnaast het eerste aanspreekpunt: je beantwoordt telefoontjes, geeft informatie over lopende zaken en verwijst door waar nodig. Bezoekers ontvangen? Interne bijeenkomsten organiseren? Jij regelt het. Geen dag is hetzelfde – en dat is precies wat jouw werk zo leuk maakt!

Samen met vier collega-managementondersteuners vorm je een hecht team. Jullie vervangen elkaar waar nodig en zorgen er samen voor dat de ondersteuning van het MT altijd doorloopt.

Wat zijn je belangrijkste taken?

• Secretariële ondersteuning van één of meerdere MT-leden.
• Beheer van agenda’s en mailboxen.
• Voorbereiden en organiseren van vergaderingen.
• Bewaken van acties en afspraken.
• Verwerken van stukken via systemen zoals Digijust en iBabs.
• Plaatsen van bestellingen en verwerken van facturen (Leonardo).
• Regelen van (externe) vergaderlocaties en evenementen.
• Ontvangen en aanmelden van bezoekers.
• Bijhouden van archieven.

Deze functie is perfect voor jou als je energie krijgt van organiseren, ontzorgen en schakelen op hoog niveau. Je bent een ervaren en proactieve secretaresse die ervan houdt om in een dynamische omgeving te werken. Je houdt overzicht waar anderen dat verliezen en zorgt ervoor dat alles achter de schermen perfect geregeld is. Je denkt vooruit en schakelt moeiteloos tussen verschillende taken.

Je herkent jezelf in het volgende profiel:

• Je werkt gestructureerd en nauwkeurig.
• Je bent communicatief sterk en klantgericht.
• Je houdt van afwisseling en kunt goed omgaan met ad-hoc verzoeken.
• Je werkt zelfstandig, maar zoekt ook actief de samenwerking op.
• Je denkt mee, wacht niet af en signaleert wat er nodig is.

Functie-eisen

• Minimaal mbo (4) werk- en denkniveau, bij voorkeur een secretariële opleiding.
• Minimaal 4 jaar ervaring als secretaresse of managementondersteuner.
• Uitstekende vaardigheden in Microsoft Office.
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (mondeling en schriftelijk).
• Beschikbaar voor minimaal 2 dagen per week op kantoor in Den Haag.
• In ieder geval inzetbaar op de vrijdagen.

Ervaring met systemen zoals Meeting Select, Digijust, iBabs en Leonardo is een pré.

Competenties

• Klantgerichtheid
• Plannen en organiseren
• Flexibiliteit
• Organisatiesensitiviteit

De Immigratie- en Naturalisatiedienst heeft bij de directie Dienstverlenen 1 vacature voor de functie van Managementondersteuner (FGR: Managementondersteuner S7).

In deze functie behoort hybride werken tot de mogelijkheden. Daarbij wordt verwacht dat je op locatie in Den Haag aanwezig bent op momenten dat het voor de uitvoering van je functie of om organisatorische redenen gewenst is. Dit is in overleg met je leidinggevende.

De vacature is gelijktijdig intern en extern gepubliceerd in het kader van de pilot ‘Gelijktijdige openstelling vacatures’.

Alle voorrangsposities blijven behouden en worden gewaarborgd.

• Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werk kandidaat of herplaatsing kandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.
• Wanneer je via een uitzend- detacheringsbureau werkzaam bent bij de Rijksoverheid dit graag vermelden in je brief.
• Medewerkers in dienst binnen de Rijksoverheid behouden hun contractrechten.
• Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten.
• Om een nog beter (of aanvullend) beeld van ervaring, kennis en competenties te verkrijgen in de wervingsprocedure kan het zijn dat we openbare informatie van je op LinkedIn raadplegen. Desgewenst kun je het profiel afschermen voor personen die geen connectie van je zijn op LinkedIn.
• De IND zet zich in om medewerkers met een arbeidsbeperking in te laten stromen. Kandidaten die geregistreerd zijn in het doelgroepregister worden uitgenodigd om te reageren en de verklaring uit het doelgroepregister bij te voegen.
• Diversiteit en inclusie zijn belangrijke thema’s bij het Rijk en de IND. De overheid wil dat iedereen zich thuis voelt bij het Rijk en dat medewerkers bewuster nadenken over een inclusieve werkomgeving.
• Je hebt ook bij jouw indiensttreding een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig, tenzij je al een arbeidsovereenkomst hebt bij de Rijksoverheid.
• Een assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.