Ben jij de managementondersteuner die energie krijgt van overzicht houden, organiseren en ontzorgen? Vind jij het leuk om een team soepel te laten draaien en ben je pas tevreden als alles tot in de puntjes geregeld is? Dan zijn wij op zoek naar jou! Lees snel verder.

Hoe jij bijdraagt
Als managementondersteuner zorg jij ervoor dat het team en de 2 MT-leden optimaal hun werk kunnen doen. Vanuit jouw ondersteunende rol ben je goed op de hoogte van alles wat er speelt binnen het team en weet je precies waar de prioriteiten liggen. Dankzij jouw organisatietalent, proactieve houding en scherpe oog voor detail loopt alles op rolletjes. Je gaat werken bij de unit bedrijfsvoeringondersteuning (BVO). Dit is de verbindende schakel binnen de directie Wegen, Voertuigen en Verkeersveiligheid en zorgt ervoor dat processen, ondersteuning en samenwerking optimaal verlopen.

Jouw werkzaamheden

• Je beheert complexe agenda’s en biedt logistieke en organisatorische ondersteuning aan de MT-leden en jouw collega’s.
• Je houdt regie op de mailbox, bewaakt de voortgang van werkzaamheden en zorgt ervoor dat afspraken en acties worden opgevolgd.
• Je verzorgt de onboarding van nieuwe en vertrekkende medewerkers en ondersteunt bij uiteenlopende personele aangelegenheden zoals ziek- en betermeldingen.
• Je organiseert teamactiviteiten en draagt bij aan een prettige en goed georganiseerde werkomgeving.
• Je wordt klantcontactpersoon voor de ICT-middelen.

Jouw team
Je werkt samen met 4 managementondersteuners in de Unit BVO. Dit team ondersteunt 1 directeur en 5 MT-leden. Samen vormen jullie een sterk team en sparren jullie met elkaar. Je vormt een drietal met 2 andere collega's, zodat jullie werkzaamheden van elkaar over kunnen nemen bij afwezigheid. Hybride werken is mogelijk: afhankelijk van het aantal uren dat je werkt, ben je 2 of 3 dagen op kantoor. Soms zien we elkaar buiten werk voor een borrel of gezellig samen eten.

Wij geloven in de kracht van een hecht secretariaatsteam dat fungeert als hét visitekaartje van de directie. We werken hard, maar vieren successen samen en maken ook tijd voor een kopje thee met elkaar. Binnen ons team heerst een cultuur van onderling vertrouwen en collegialiteit; we staan altijd klaar om bij te springen waar dat nodig is. Integriteit en discretie zijn voor ons vanzelfsprekend, net als een gezonde dosis werkplezier. We geven je de ruimte om mee te denken over procesverbeteringen en stimuleren jouw persoonlijke en professionele ontwikkeling.

Meer weten of persoonlijk contact?
Heb je nog vragen over de functie? Bel of app dan met Petra van der Valk, directiesecretaris, via 06 21 20 04 91.

• Je hebt ervaring met managementondersteuning.
• Je kunt wekelijks op woensdag werken vanuit huis of op kantoor.

Je beschikt over de volgende competenties:

• Samenwerken: je maakt afspraken met collega’s over werkverdeling en vervanging en staat collega's bij waar nodig.
• Plannen en organiseren: je werkt gestructureerd, houdt overzicht over de werkzaamheden en stelt prioriteiten.
• Klantgerichtheid: je denkt proactief mee met de MT-leden en vindt de juiste balans tussen dienstverlening en assertiviteit.
• Flexibiliteit: je blijft rustig, ook als het druk is en schakelt snel tussen verschillende onderwerpen.

• Bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten.
• De eerste sollicitatieronde vindt plaats op dinsdag 4 augustus, dus noteer deze datum alvast in je agenda.
• Om bij ons te werken, moet je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunnen overhandigen, ook als je een interdepartementale transfer maakt. De kosten voor het aanvragen van een VOG worden door ons vergoed.
• Het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces, dit doen we altijd in overleg met jou.
• Het maken van een casus en (online) screening via onder meer databanken kan deel uitmaken van het sollicitatieproces.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.