Behoud jij overzicht en zorg jij ervoor dat alles op rolletjes loopt, juist wanneer het druk is? Ben jij goed in agendabeheer en houd je ervan om leidinggevenden te ontzorgen en te ondersteunen? En krijg jij daarnaast energie van werken in een directie in opbouw? Lees dan zeker verder.  

Dienst Financieel-Economische Integriteit (DFEI) is een nieuwe toezichthouder binnen het ministerie van Financiën met als belangrijke missie het bijdragen aan een integer financieel-economisch stelsel. De organisatie bevindt zich in een transitie: van onderdeel van de Belastingdienst naar een herkenbare, eigenstandige toezichthouder binnen het ministerie van Financiën. Het doel is dat DFEI op 1 januari 2026 operationeel is. Je komt te werken bij Vaktechniek, Bedrijfsvoering en Strategie (VBS), een nieuwe afdeling in opbouw. Het past dus goed als je energie krijgt van werken in een omgeving die volop in ontwikkeling is.

Als managementondersteuner bij DFEI ben jij de vaste steun en toeverlaat van de drie afdelingshoofden. Daarnaast vervang je de managementondersteuner van de directeur in haar afwezigheid. Je regelt, ontzorgt en houdt overzicht. Jij zorgt voor een vlotte informatiestroom, strakke (agenda)planning en vlekkeloze voorbereiding van overleggen. Zo kan het management zich richten op de hoofdtaken, omdat zij ervan uit kunnen gaan dat de administratieve en logistieke zaken goed op orde zijn gebracht door jou. 

Wat ga je doen?

In deze veelzijdige en verantwoordelijke rol ondersteun je de drie afdelingshoofden van DFEI op zowel secretarieel als organisatorisch gebied. Jij filtert informatie en bepaalt welke onderwerpen prioriteit hebben. Daarnaast organiseer je praktische zaken zoals reserveren van zalen, ophalen van bezoekers en catering bij vergaderingen. Samenwerking is cruciaal: je werkt nauw samen met andere managementassistenten en collega’s binnen DFEI. Ook heb je veel contact met medewerkers van andere directies, ministeries en ketenpartners. 

Je taken bestaan onder andere uit:

• Agendabeheer en planning: je plant afspraken en beheert de agenda van de afdelingshoofden. 
• Eerste aanspreekpunt: je bent het gezicht voor in- en externe contacten van de afdelingshoofden.
• Post- en informatieverwerking: je beoordeelt inkomende correspondentie (e-mail, post, stukken) op inhoud en prioriteit.
• Financiële administratieve ondersteuning: je beheert inkomende facturen in SAP en zorgt voor prestatieverklaringen en afhandeling.
• Deadlinebewaking: je ondersteunt bij het verwerken van stukken en bewaakt deadlines.
• Vergaderondersteuning en logistiek: je organiseert MT- en teamoverleggen, workshops en (digitale) sessies; regelt locaties en faciliteiten.

In deze functie is het belangrijk dat je overzicht houdt, ook onder druk, en flexibel inspeelt op veranderingen. Je krijgt ook te maken met het verwerken van (personeels)vertrouwelijke informatie, waarvoor je geacht wordt hier op een integere en nauwkeurige manier mee om te gaan. 

• Minimaal mbo-werk- en -denkniveau.
• Je hebt ervaring als managementassistent in een complexe (politieke) organisatie.
• Beschikbaarheid van minimaal 4 dagen per week (32-26 uur per week).
• Ervaring met kantoorautomatisering (zoals Word en Outlook) en de vaardigheid om snel nieuwe tools te leren.
• Je kunt goed organiseren en plannen.
• Klantgerichtheid, nauwkeurigheid en goede communicatieve vaardigheden.

We willen dat iedereen zich thuis voelt bij het ministerie van Financiën en zichzelf volledig kan ontwikkelen. Want samen werken aan een financieel gezond Nederland is waar we voor staan. Dit doen we vanuit verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten, omdat we geloven dat dit onze denkkracht vergroot. Iedereen is welkom ongeacht culturele achtergrond, leeftijd, arbeidsvermogen, gender of seksuele voorkeur. Met jouw unieke bijdrage spelen we beter in op de behoeften uit onze samenleving. 

• Draag jij graag bij aan een financieel gezond Nederland? Je bent van harte welkom. Solliciteren kan door je cv en motivatie in te sturen. Maar we staan ook open voor andere vormen, zoals een video- (met bijgevoegd je cv) of presentatie-sollicitatie (in PowerPoint). In het laatste geval plak je de link van je sollicitatie in een pdf- of word-bestand. Zo kunnen we je sollicitatie goed verwerken.
• De sollicitatiegesprekken worden gepland op dinsdag 25 november.
• De inschaling voor deze functie vindt plaats op basis van kennis en ervaring.
• De keuze voor een nieuwe baan kan best spannend zijn. We richten jouw overstap daarom zo persoonlijk mogelijk in. Via een introductiebijeenkomst en een onboarding app helpen we je om je weg te vinden en leer je hoe alles werkt binnen Financiën. Ook word je gekoppeld aan een buddy die je wegwijs maakt in de organisatie. Heb je nog vragen over de vacature of het selectieproces? Neem dan vooral contact met ons op. We helpen je graag in je overweging.
• Wanneer je solliciteert op een functie maak je eenmalig een account aan. Met je account kan je de status van je sollicitatie inzien.
• Wanneer de inschrijving van de vacature is gesloten zal de vacaturetekst online niet meer zichtbaar zijn. Mocht je deze op een later moment terug willen lezen dan adviseren wij je een kopie van de vacaturetekst op te slaan.