Als managementondersteuner ben jij de spin in het web. Je bent goed op de hoogte van alles wat er in de omgeving speelt en je zorgt dat alle ondersteuning van ABDTOPConsult op rolletjes loopt. Samen met jouw collega managementondersteuner ondersteun je de directeur van ABDTOPConsult, de overige 9 consultants/topambtenaren en faciliteer je organisatiebrede activiteiten. In overleg met jouw collega managementondersteuner maken we samen afspraken over de precieze verdeling van het werk en het beleggen van taken zoals de BHV-functie, ICT-coördinator, aanspreekpunt voor verschillende dienstverleners, enz.

In algemene zin heb jij als managementondersteuner een afwisselende functie met veel taken en verantwoordelijkheden. Je voelt je thuis in een functie met een grote mate van senioriteit en zelfstandigheid, je bent dienstverlenend en kunt goed inschatten waar de prioriteiten liggen.
Je houdt het overzicht en ontzorgt door het organiseren en (vooruit) plannen van bepaalde werkzaamheden, afspraken en het bewaken van de voortgang.

Je werkt in een dynamische omgeving:

• omdat we voor de hele rijksdienst werken;
• de consultants en ook de directeur meerdere opdrachten tegelijkertijd doen;
• de samenstelling van het team van consultants bijna jaarlijks wijzigt en daarmee ook de mensen die je ondersteunt;
• we bij de uitvoering van opdrachten veel samenwerken met rijkscollega’s (inhoudelijke secretariaten).

Hierdoor is jouw werk heel gevarieerd. In deze omgeving vormt het secretariaat het dienstverlenende informatie- en communicatieknooppunt naar de interne organisatie en de externe omgeving. Bij het secretariaat komen veel informatiestromen bij elkaar. Je bent in staat deze informatie te filteren en te prioriteren. Het secretariaat heeft uiteraard ook een sterke verbindende/sociale functie. Zeker bij een kleine organisatie waar mensen in-en uitvliegen, wordt hier veel belang aan gehecht.

Naast de traditionele secretariële taken, zoals agendabeheer en telefonie, behoort ook het coördineren van informatie- en stukkenstromen, het afstemmen hierover en het bewaken van deadlines in de planning van jouw taken. In de uitvoering van jouw taken is naast een grote mate van zelfstandigheid ook flexibiliteit en nauwkeurigheid vereist.

Je bent snel van begrip en je denkt mee en vooruit. Een energieke, proactieve instelling hoort bij jou. Verder is een goed gevoel voor verhoudingen, representativiteit en discretie een must.

Kortom, er wordt veel van je verwacht en dat op een hoog niveau en tempo. Je mag dan ook wat van ons verwachten: een uitdagende functie in een prettige werksfeer, met de mogelijkheid je te ontwikkelen en een rijksbreed netwerk op te bouwen.

• Je beschikt over een opleiding op MBO4-niveau, dan wel een gelijkwaardig werk- en denkniveau en je hebt ruime ervaring in een secretariaatsfunctie.
• Je beschikt over goede contactuele eigenschappen en een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in de Nederlandse taal.
• Je hebt ervaring met diverse applicaties, zoals Microsoft Office, een Document Management System en iBabs.
• Je bent een teamplayer, vriendelijk, open en samenwerkingsgericht.
• Je bent secuur en schakelt makkelijk tussen taken.
• Je komt tot je recht in een hectische omgeving, bent stressbestendig en klantgericht.
• Je bent flexibel en kunt goed samenwerken.
• Je bent proactief

Herken je jezelf in bovenstaand profiel en heb je zin om bij een unieke organisatie binnen de Rijksoverheid te werken en je verder te ontwikkelen stuur dan je sollicitatie in.