Als managementondersteuner binnen de afdeling Bedrijfsvoering vervul je een centrale rol. Je biedt in nauwe samenwerking met de secretaresses van de Directeur-Generaal (DG), de plv. DG en de directeur Beleid en Bedrijfsvoering ondersteuning op het DG-secretariaat. Daarnaast vervang je de secretaresses bij hun afwezigheid. Ook werk je nauw samen met de secretaresse van de afdelingshoofden, waarbij jullie elkaar eveneens vervangen indien nodig.
Je bent goed op de hoogte van alles wat er in de omgeving speelt en je houdt het overzicht en ontzorgt door het (vooruit) plannen van bepaalde werkzaamheden en afspraken en bewaakt de voortgang.

Naast de traditionele secretariële taken, zoals agendabeheer en telefonie, behoort ook het coördineren van informatie- en stukkenstromen, het afstemmen hierover en het bewaken van deadlines in de planning van jouw taken. In de uitvoering van jouw taken is naast een grote mate van zelfstandigheid, flexibiliteit en nauwkeurigheid vereist.
Je bent snel van begrip en je denkt mee en vooruit. Een energieke, proactieve instelling hoort bij jou. Verder is een goed gevoel voor verhoudingen, representativiteit en discretie een must.

Je beschikt over een opleiding op MBO4-niveau, dan wel een gelijkwaardig werk- en denkniveau en je hebt ruime ervaring in een secretariaatsfunctie.

Je beschikt over goede contactuele eigenschappen en een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in de Nederlandse taal.

Je hebt ervaring met diverse applicaties, zoals Microsoft Office, een Document Management System en iBabs.

Je bent een teamplayer, vriendelijk, open en samenwerkingsgericht.

Je bent secuur en schakelt makkelijk tussen taken.

Je komt tot je recht in een hectische omgeving, bent stressbestendig en klantgericht.

Je bent flexibel en kunt goed samenwerken.

Je bent proactief.

Voor sollicitanten die in dienst zijn van het Rijk zal de aanstelling in eerste instantie starten met een detachering. Voor sollicitanten buiten het Rijk zal een tijdelijke aanstelling voor 1 jaar gelden.
Het behoort tot de mogelijkheden om de werktijd (min. 32 - max. 36 uur) te verdelen over 4 dagen, waarvan werken op woensdag en vrijdag een pré is.
De gesprekken met kandidaten zijn gepland op 30 oktober.