Ben jij een organisatorisch talent dat houdt van dynamiek en uitdaging? Weet jij moeiteloos overzicht te houden en ben je een kei in plannen? En werk je graag voor een organisatie die er toe doet? Dan hebben wij dé baan voor jou!

De NVWA is als organisatie continu in beweging. Wij zoeken een managementassistent voor de ondersteuning van de verschillende activiteiten die te maken hebben met de organisatieontwikkeling.

De functie van managementassistent organisatieontwikkeling is een nieuwe functie. Samen met jou willen we precieze invulling aan de functie gaan geven. Je werkt voor de gehele organisatie. De functie wordt ondergebracht bij de Directiestaf van de directie Strategie.

Als managementassistent organisatieontwikkeling ben jij een onmisbare schakel in onze organisatie. Geen dag is hetzelfde, want jij bent verantwoordelijk voor:

• Complex agendabeheer voor diverse vergaderingen en bijeenkomsten, inclusief het boeken van ruimtes en catering indien nodig. Het gaat hierbij vaak ook om drukke agenda’s en snel inplannen/verzetten;
• Beheren en structureren van de algemene mailbox; inschatten welke beantwoording en door wie passend is;
• Beheer als gebruiker (geen technisch beheer) van Fortes, de applicatie die we gebruiken voor onze organisatieontwikkelingsactiviteiten; het verzamelen en actueel houden van data over de voortgang en samenhang van de activiteiten; het stimuleren van de contactpersonen om de data zelf in te voeren en eventueel daarbij te ondersteunen en het maken van voortgangsrapportages en presentaties vanuit deze data;
• Bijhouden en indien nodig collega’s wijzen op acties uit diverse overleggen;
• Notuleren: het kan zijn dat je vergaderingen notuleert of de acties en besluiten vastlegt;
• Uitvoerende eventwerkzaamheden voor evenementen. Denk aan registratie deelnemers, verzorgen badges en hand-outs, ontvangst, indeling groepen etc.;
• Ondersteunen (in samenwerking met afdeling Communicatie) bij de communicatie rond de verschillende activiteiten. 

Naast bovengenoemde taken ondersteun je regelmatig het MT van de directie Strategie als flex-managementassistent. Het gaat dan met name om agendabeheer en het maken van afspraken voor een van de managers van de directie.

In de functie als managementassistent organisatieontwikkeling bij de NVWA kun je waar mogelijk deels tijd- en plaats onafhankelijk werken. Het werk is flexibel en we geven je veel ruimte voor eigen inbreng.

Natuurlijk is er ook ruimte om extra taken op je te nemen. Zelfontwikkeling staat bij de NVWA hoog op de agenda. Je krijgt namelijk volop kansen om jezelf verder te ontwikkelen door deel te nemen aan interne projecten of een opleiding/cursus te volgen. Daarnaast staan wij open voor zij-instromers. Dus ook als je een andere achtergrond hebt, ben je van harte welkom om te solliciteren.

In onze nieuwe collega zien we graag het volgende terug: je bent energiek, flexibel, communicatief sterk en stressbestendig, ook als er strakke deadlines zijn. Je bent proactief, houdt van aanpakken en je kunt snel schakelen in een dynamische omgeving. Je denkt echt overal aan en je werkt nauwkeurig en precies. Je hebt er plezier in om de collega’s echt te ontzorgen, je hebt oog voor detail en kan goed prioriteiten stellen. Je beschikt over omgevings- en organisatiesensitiviteit; je begrijpt de belangen (van verschillende onderdelen) in de organisatie en weet hoe je daarmee omgaat in je werk, ook als het wat spannender wordt. Je kan goed zelfstandig werken, maar bent ook een echte teamspeler.

Daarnaast vragen we het volgende van je:

• minimaal een afgeronde MBO opleiding.
• ervaring met MS office.
• Ervaring als managementassistent is mooi meegenomen, maar sta je open om het vakgebied te leren kennen, dan staan wij hier ook voor open.

Competenties:

• Klantgericht
• Plannen
• Organiseren
• Samenwerken
• Integriteit

Zet je idealen om in daden
Herken jij jezelf in het hierboven geschetste beeld? En ben jij klaar om jouw organisatietalent in te zetten in deze uitdagende functie? Aarzel niet en stuur vandaag nog je cv en een motivatiebrief in.

De eerste ronde sollicitatiegesprekken is op 24 april.

De NVWA werkt hard aan een maatschappelijk representatief personeelsbestand en hecht veel waarde aan een inclusief aannamebeleid. Wij moedigen daarom iedereen aan om te solliciteren, ongeacht (culturele)achtergrond, leeftijd, genderidentiteit, religie, Arbeidsbijzonderheid of geaardheid.

• De sollicitaties worden volgens geldende afspraken in beschouwing genomen, waaronder de CAO Rijk- en NVP-sollicitatiecode.
• Voor werken bij de NVWA is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, dan wordt het vaste contract allereerst voorafgegaan door een jaarcontract. Bij gebleken geschiktheid volgt in beginsel na een jaar omzetting in een vast contract voor onbepaalde tijd.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, maar heb jij al een vast dienstverband als rijksambtenaar? Dan behoud je dit vast dienstverband.
• Betreft de vacature in eerste instantie een functie voor bepaalde tijd, dan wordt deze vacature niet opnieuw opengesteld als deze functie vast ingebed kan worden in de organisatie en de (in eerste instantie) tijdelijke vacature vervuld werd door een interne medewerker met een vast dienstverband.
• Een online screening via bijvoorbeeld zoekmachines of sociale media, kan onderdeel zijn van het selectieproces.
• Een competentietest en/of een assessment kunnen deel uitmaken van de selectieprocedure.
• Een uitgebreide screening A of B door de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) kan een vereiste zijn voor een aantal functies bij de NVWA, o.a. bij de Inlichtingen- en Opsporingsdienst (IOD).
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
• Wij nemen je sollicitatie in behandeling en komen uiterlijk 10 werkdagen na de sluitingsdatum met een reactie.
• Reageer jij op deze vacature als kandidaat met een voorrangspositie vanuit VWNW of arbeidsongeschiktheid (voorrangskandidaat)? Dan heb je naast je CV en motivatiebrief ook een aanwijs- en voordrachtbrief. De voordrachtbrief is gemaakt door de VWNW-manager. De extra documenten zoals de aanwijs- en voordrachtbrief kun je toevoegen door eerst je sollicitatie zonder aanwijs– en voordrachtbrief te verzenden en vervolgens door te klikken op de link in de bevestigingsmail van je sollicitatie. Na inloggen kun je dan de aanwijs- en voordrachtbrief toevoegen bij ‘Extra documenten’.