Als managementassistent ondersteun je direct de directeur van het Materieel en Logistiek Commando (MatlogCo). Heb jij organisatietalent, een proactieve houding en oog voor detail? Word onze nieuwe managementassistent, zet jouw talenten in om onze doelen te bereiken en speel een cruciale rol in een dynamische militaire omgeving!
Als managementassistent ben jij de onmisbare schakel in de secretariële en administratieve ondersteuning van de directeur. Je bent verantwoordelijk voor de kwaliteit van deze ondersteuning en rapporteert direct aan hem. Je hebt regelmatig contact met de leiding om afspraken vast te leggen, te bespreken en de voortgang te bewaken. Jouw zelfstandigheid is hierbij van groot belang; je neemt beslissingen over agendabeheer, stelt procedureverbeteringen voor. Het team bestaat uit vijf collega’s: de militaire functies worden vervuld door de directeur, de waarnemend directeur en de secretaris. De burgerfuncties worden opgepakt door de hoofdstaf en jij als managementassistent. Samen vorm jij met hen een hecht team met korte communicatielijnen. Je opereert in een dynamische militaire omgeving en onderhouden uitgebreide contacten binnen het Materieellogistiek Commando (MatlogCo) en de bredere Defensieorganisatie.
Jouw takenpakket is breed en afwisselend en omvat zowel secretariële als administratieve ondersteuning:
Secretariële ondersteuning:
- Je beoordeelt inkomende correspondentie op belang en urgentie en voegt proactief aanvullende informatie toe ter afhandeling;
- De organisatie en voorbereiding van diverse vergaderingen behoren tot je verantwoordelijkheden. Je stelt de vergaderstukken en achtergrondinformatie samen, en bewaakt tegelijkertijd de voortgang en de genomen besluiten;
- Je beheert en bewaakt de agenda's van de commandant en controleert de nakoming van afspraken;
- Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne medewerkers en externe instanties. Hierbij is jouw bijdrage essentieel om om de commandant in staat te stellen zich volledig te richten op zijn taken;
- Je ontvangt en begeleidt bezoeken en delegaties op professionele wijze.
Administratieve ondersteuning:
- Je verzorgt de informatieoverdracht en werkt verslaglegging uit op hoofdlijnen;
- Je coördineert kortdurende projecten, zoals cursussen en bijeenkomsten, inclusief het versturen van uitnodigingen en documenten;
- Je organiseert facilitaire ondersteuning en coördineert administratieve werkzaamheden binnen de afdeling.