Samen met de HR-adviseur, de medewerker informatiemanagement en de financieel medewerker vorm je een hecht team. In een dynamische omgeving zorg jij voor structuur, overzicht en continuïteit. Je ondersteunt de directeur, MT-leden en coördinatoren op een professionele en proactieve manier en weet daarbij goed prioriteiten te stellen. Je beheert agenda’s, organiseert vergaderingen, bijeenkomsten en events en zorgt ervoor dat alles tot in de puntjes geregeld is. Daarnaast bewaak je acties, deadlines en gemaakte afspraken en houd je overzicht over uiteenlopende werkzaamheden en ontwikkelingen binnen de organisatie. Ook speel je een belangrijke rol in de samenwerking met interne en externe partners. Je onderhoudt contacten op verschillende niveaus met verschillende organisaties en weet daarin klantgericht, zorgvuldig en verbindend te communiceren. Waar nodig vervul je een faciliterende en secretariële rol en denk je actief mee over hoe werkzaamheden slimmer en efficiënter georganiseerd kunnen worden.

Je bent een betrouwbare en betrokken collega met ervaring in een ondersteunende rol, bijvoorbeeld als managementassistent. Je denkt en werkt op hbo-niveau en voelt je prettig in een omgeving waarin geen dag hetzelfde is. Plannen en regelen is echt jouw ding; je krijgt er energie van als alles achter de schermen soepel loopt.
Onze kantoordagen zijn dinsdag en donderdag en we vinden het belangrijk wanneer je dan bij ons op kantoor bent. Daarnaast ben je als managementassistent flexibel genoeg om incidenteel op een andere dag aan te sluiten als een bijeenkomst of evenement daarom vraagt.

Competenties:

• Samenwerken: Je zoekt actief de samenwerking met collega’s op. Je stemt het eigen werk af op dat van anderen. Je helpt collega’s waar nodig om gezamenlijk resultaat te bereiken.
• Organisatiesensitiviteit: Je herkent (in)formele regels, gewoontes en gevoeligheden binnen het team of de afdeling. Je houdt in het handelen rekening met teamdoelen en belangen van collega’s. Je stemt eigen gedrag af op de situatie en de mensen in directe werkomgeving.
• Plannen en organiseren: Je vertaalt opdrachten naar concrete taken en activiteiten. Je stelt prioritenten in eigen werk. Je houdt rekening met afspraken en agenda’s van anderen. Je zorgt dat werkzaamheden overdraagbaar en controleerbaar zijn.
• Klantgerichtheid: Je luistert actief naar klantvragen en achterhaalt de kern van het probleem of de behoefte. Je handelt vragen en verzoeken correct en tijdig af. Je blijft vriendelijk en professioneel, ook bij kritische of ontevreden klanten.
• Flexibiliteit: Je schakelt bij onverwachte omstandigheden over op een andere aanpak. Je schakelt gemakkelijk tussen onderwerpen, taken en stakeholders op verschillende niveaus. Je past het eigen gedrag aan als de situatie daarom draagt.

• Salarisschaal 7 conform CAO Rijk (€ 3.016,50 - € 3.879,75 op basis van 36 uur).
• Het betreft een functie voor minimaal 32-36 uur per week.
• De standplaats is Utrecht.
• Deze functie heeft een contractduur van één jaar. Indien je momenteel een vast dienstverband binnen de Rijksoverheid hebt, zal hier uiteraard rekening mee gehouden worden
• De eerste gesprekken vinden plaats in Utrecht op dinsdag 4 augustus 2026.
• De tweede sollicitatiegesprekken vinden plaats in Utrecht op dinsdag 10 augustus 2026.
• Voor deze functie is een screening van toepassing.

Meer informatie
Voor inhoudelijke vragen over de functie kun je contact opnemen met Harriet van Rijs (Senior HR Adviseur iCOV) via e-mail [email protected] of via telefoonnummer 06-31139576.

Sollicitatieprocedure
Wil je meer weten over de sollicitatieprocedure, dan kun je contact opnemen met Diane Mulders-Nguyen, Recruitment Adviseur, via [email protected] of telefoonnummer 06-11038483.

Sollicitatiewijze
We vragen je om, in je motivatiebrief, antwoorden op de volgende vragen mee te nemen:

• Waarom wil je werken bij iCOV?
• Hoe ga je concreet te werk als managementassistent?

Je kunt je motivatiebrief en cv uploaden tot en met 02-08-2026 via de sollicitatieknop.