Het secretariaat bij de directie Algemene Financiële en Economische Politiek (AFEP) van het Ministerie van Financiën in Den Haag is op zoek naar een organisatie talent die het team komt versterken. Houd jij alle ballen gemakkelijk tegelijk in de lucht en krijg je enegrie van een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is? Dan maken we graag kennis met je.
De dagelijkse ondersteuning van het managementteam en de directie: daar draait het in jouw functie om. Samen met een andere managementassistent vorm jij het secretariaat van de directie AFEP. Je helpt elkaar waar nodig, zorgt voor goede afstemming en vervangt elkaar bij afwezigheid. Je houdt elkaar goed op de hoogte van alles wat speelt zodat continuïteit verzekerd is. Binnen ons secretariaat stemmen we de taakverdeling af op jouw ontwikkelbehoefte en ervaring. De exacte verdeling bepalen we graag in overleg met jou.
Geen werkdag is hetzelfde en één ding is zeker: jij hoeft je geen seconde te vervelen. Je ondersteunt het management in van alles, van alle praktische zaken die komen kijken bij de start van een nieuwe collega binnen de directie tot ondersteunen bij ziek en betermeldingen. Wat deze functie extra leuk maakt is dat je naast administratieve en coördinerende werkzaamheden, ook jouw creativiteit kwijt kunt op zoek naar passende oplossingen. Bijvoorbeeld wanneer de hele agenda na een onverwacht verzoek vanuit de politieke top van het ministerie last-minute wordt omgegooid. Je krijgt energie van het werken voor de overheid en de maatschappij.
Een greep uit jouw belangrijkste werkzaamheden:
- Je beheert de agenda’s en je stelt prioriteiten bij het maken afspraken. Zo plan je vergaderingen in en zorg dat alles tot in de puntjes is geregeld voor afspraken of bijeenkomsten, van catering tot het boeken van zalen. Ook zorg je dat de stukken voor de meeting er op tijd zijn.
- Je helpt mee bij het organiseren van evenementen die we als directie met regelmaat met elkaar hebben.
- Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten via telefoon- en e-mail.
- Je ondersteunt bij de afhandeling van stukken. Ook het afstemmen en bewaken van deadlines hoort daarbij.
- Bij het secretariaat van de directie komen veel informatiestromen bij elkaar. Je speelt een belangrijke rol tussen de directie en de politieke en ambtelijke top en externe partijen (zoals andere ministeries). Maar ook draag je er aan bij dat de directie soepel loopt.
- Ook onder druk houd jij het overzicht en blijf je accuraat. Met jouw opgewekte instelling kun je zaken prima relativeren en tegelijk (nieuwe) collega’s de helpende hand bieden bij het ontdekken van het Ministerie van Financiën.
Bij AFEP stimuleren we medewerkers om het beste uit zichzelf te halen. Waarin wil jij je ontwikkelen? Er is ruimte om in je takenpakket onderdelen op te nemen waar je op uitgedaagd wordt en waar je op wil leren. Je krijgt ruimte en verantwoordelijkheid om zelf resultaten te boeken. En met zijn allen dragen we bij aan een goede en open sfeer waarin iedereen kan groeien in waar hij of zij goed in is of nog beter in wil worden.
Enthousiast? Reageer dan snel en uiterlijk op 17 mei. Wil je eerst nog verder praten over deze rol en over jouw wensen en vragen? Neem dan vanaf 13 mei contact op met Gijs van der Vlugt (directeur AFEP) via [0642111164] of [[email protected]] of tot 10 mei met Karlijn Kersten (plv directeur) via [0652407544] of [[email protected]]
Goed om te weten, de sollicitatiegesprekken zullen plaats vinden op donderdag 23 mei, zodat je daar al rekening mee kunt houden. Uiterlijk maandag 20 mei laten we dat weten.