Als managementassistent krijg je energie van dynamiek, bestuurlijke processen en het organiseren van overzicht in een complexe omgeving. Je ondersteunt primair de afdeling Beleid, Advies & Strategie (BAS). Daarnaast werk je nauw samen met en vervang je ook collega’s van het directiesecretariaat bij afwezigheid en drukte. Dat betekent dat je werkt in het hart van de organisatie, dicht op bestuur, directie en strategische besluitvorming. Jij zorgt dat agenda’s kloppen, overleggen goed voorbereid zijn en processen soepel verlopen. Dankzij jou kunnen collega’s zich richten op de inhoud. Je bent organisatorische spil, procesbewaker en eerste aanspreekpunt in één.

Je ondersteunt de afdeling op administratief, logistiek en secretarieel gebied. De werkzaamheden zijn afwisselend en vragen om overzicht, nauwkeurigheid en gevoel voor prioriteit. Je houdt je onder andere bezig met:

• beheren van complexe agenda’s en het plannen van interne en externe overleggen
• organiseren en ondersteunen van (complexe) vergaderingen en bijeenkomsten, inclusief zaalreservering en catering
• voorbereiden van vergaderingen (verzamelen en bewerken van stukken), notuleren en bewaken van actiepunten
• gezamenlijk beheren van mailboxen met collega’s van het BAS-secretariaat en fungeren als eerste aanspreekpunt
• verzorgen van correspondentie
• ondersteunen en bewaken van administratieve processen, inclusief het monitoren van planningen en deadlines. Specifieke procesondersteuning bij bezwaren- en beroepsprocedures en bij Woo-verzoeken
• opstellen en bijhouden van overzichten, voortgangslijsten en rapportages
• signaleren van knelpunten in planningen of procedures en deze zelfstandig oplossen of tijdig escaleren
• toepassen en bewaken van administratieve procedures en werkwijzen, en communiceren over eventuele wijzigingen

Je bent een proactieve, flexibele en samenwerkingsgerichte professional. Je werkt zelfstandig, houdt van structuur en weet rust te bewaren wanneer er veel tegelijk speelt. Je voelt aan wat prioriteit heeft en durft duidelijk te zijn als dat nodig is. Je hebt oog voor detail.

Aan kennis en ervaring heb je het volgende in huis:

• hbo werk- en denkniveau
• minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie
• ervaring met het ondersteunen van juristen is een pre
• digitaal vaardig, ervaren met MS Office en snel thuis in nieuwe systemen
• goede mondelinge én schriftelijke vaardigheden, in het Nederlands en in het Engels
• in staat het overzicht te bewaren, prioriteiten te stellen en te schakelen tussen een veelheid van werkzaamheden
• een planmatige, zorgvuldige en discrete werkwijze
• organisatiesensitiviteit en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen
• teamspeler

Tot slot herken jij jezelf in onze kernwaarden: zorgvuldig, toegankelijk, initiatiefrijk en verbindend.

Denk jij dat dit jouw functie is? Dan komen wij heel graag met je in contact! Je kunt jouw CV en motivatie separaat uploaden tot en met 15 maart 2026. Wil je eerst nog wat meer weten, neem gerust even contact op met Abigail Kelman, managementassistent, [email protected] / 070 515 0339 of Annette den Dulk, managementassistent, [email protected] / 070 349 5283.

De eerste gesprekken zullen plaatsvinden op dinsdag 17 en woensdag 18 maart. De tweede gesprekken staan gepland op dinsdag 24 en 25 woensdag maart.

Het maakt niet uit waar je bent geboren, waar je in gelooft, van wie je houdt en of je beperkingen hebt. We zijn nieuwsgierig naar wat jou drijft en naar jouw talenten.

Deze vacature is gelijktijdig intern en extern uitgezet. Om interne doorgroei te stimuleren hebben collega’s van ZonMw daarbij voorrang op externe kandidaten. Wacht niet met solliciteren tot de deadline. Gedurende de publicatie plannen wij mogelijk al gesprekken in. Als we onze nieuwe collega hebben geworven, sluit de publicatie eerder. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.