Beleid is gebaat bij actuele en betrouwbare kennis. Het Kennisinstituut voor Mobiliteitsbeleid (KiM) levert kennis voor het mobiliteitsbeleid van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW). Wil jij onderdeel zijn van het KiM en de leden van het managementteam ontzorgen? Als managementassistent houd jij je bezig met het maken van complexe afspraken en doe je agendabeheer van een of meer leden van het managementteam. Interesse gewekt? Lees dan verder of solliciteer direct!

Hoe jij bijdraagt in je rol
Als managementassistent verzorg je samen met je collega managementassistent de secretariële en administratieve ondersteuning van het managementteam van het KiM. Het gaat om een (in principe tijdelijke) parttime versterking van het secretariaat van het KiM. Je werkt nauw samen met je collega, die zorg draagt voor een effectieve verdeling van de taken. Je bent elkaars achtervang waar nodig.

Je belangrijkste taken zijn:

• Je beheert de agenda van een of meer leden van het managementteam waarbij je snel en accuraat nieuwe verzoeken verwerkt.
• Je organiseert complexe vergaderingen voor het KiM en boekt zalen.
• Je handelt e-mails, telefoontjes en post correct en tijdig af, en houdt adressenbestanden actueel.
• Je zorgt voor de archivering van projecten en verricht administratieve werkzaamheden zoals verzuimregistratie.

Dit is waar jij voldoening uit haalt
Jij vindt het prettig om in een team te werken en kan tegelijkertijd je werk zelfstandig uitvoeren. Dankzij jouw doortastendheid ben je onmisbaar voor het managementteam. Jij krijgt energie van een goede samenwerking en het ontzorgen van je collega's. Het werken onder druk geeft je energie. Juist als dingen anders lopen dan verwacht, beweeg je mee. Je vindt het leuk om voor een kennisinstelling te werken.

• Je hebt ervaring met soortgelijke werkzaamheden.
• Je kunt werken met computerprogramma’s en -systemen, zoals Outlook, Word en Teams.
• Je communicatieve vaardigheden in het Nederlands zijn uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk. Ook in het Engels kun je je goed redden.
• Je kunt precies en zorgvuldig werken.
• Je draagt bij aan een goede onderlinge werkrelatie en kunt ook goed zelfstandig werken.
• Je kunt plannen en prioriteiten stellen, voor jezelf en voor anderen.

Je herkent je daarnaast in de volgende eigenschappen;
Jij bent iemand met een proactieve werkhouding. Je ondersteunt je medemanagementassistenten en de collega’s van het KiM. Je bent klantgericht, sociaal en communicatief. Je luistert naar de wensen van je collega's, bent goed bereikbaar, staat open voor vragen en reageert snel.

• Je standplaats is Den Haag en je werkt minimaal 2 dagen per week op kantoor.
• Graag ontvangen wij naast een cv ook een motivatiebrief.
• Bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten.
• Om bij ons te werken, moet je een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) kunnen overhandigen, ook als je een interdepartementale transfer maakt. De kosten voor het aanvragen van een VOG worden door ons vergoed.
• Je wordt ingeschaald op basis van ervaring.
• Een (online) voorselectietest of een assessment kan onderdeel zijn van het sollicitatieproces. Het maken van een casus en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, kan eveneens deel uitmaken van het sollicitatieproces. Het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces.

Eerst nog vragen?
Neem dan contact op met Serge van Dam, directeur van het KiM, via 06-11277502, of met Arjen ’t Hoen, plaatsvervangend directeur van het KiM, via 06-21522738. Zij staan je graag te woord!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.