Als managementassistent ben jij de organisatorische spil van de afdeling. Jij zorgt ervoor dat het management optimaal wordt ondersteund, zodat zij zich kunnen richten op de inhoudelijke uitvoering van het programma.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
• beheren en coördineren van agenda’s en afspraken van het management
• plannen, organiseren en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten
• samenstellen en verspreiden van vergaderstukken
• notuleren en uitwerken van verslagen
• bewaken van voortgang van afspraken en besluiten
• verzorgen van correspondentie, nota’s en brieven
• beheren en opzetten van archieven en dossiers
• verzamelen en verwerken van informatie voor managementrapportages
• fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten
• organiseren en begeleiden van bezoeken en delegaties

Daarnaast lever je organisatorische ondersteuning bij uiteenlopende administratieve en coördinerende werkzaamheden binnen de afdeling.

Wie zoeken wij?
Wij zoeken een proactieve en georganiseerde professional die overzicht houdt en gemakkelijk schakelt in een dynamische omgeving.

Je beschikt over:
• MBO-4 werk- en denkniveau
• kennis van administratieve procedures en archivering
• ervaring met digitale archiveringssystemen
• goede communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk)
• vaardigheid in plannen, organiseren en notuleren

Competenties die belangrijk zijn:
• communicatiefvaardig
• omgevings- en organisatiebewust
• resultaatgericht
• nauwkeurig
• sterk in plannen en organiseren
• samenwerken.

• Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
• Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.
• Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het ministerie van Defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.