Het ministerie van Onderwijs, Cultuur & Wetenschap (OCW) investeert in het op orde brengen van haar informatiehuishouding. Het Centraal Expertisecentrum Informatiehuishouding (CEI) van OCW is op zoek naar een digi-vaardige mbo-student die zich wil ontwikkelen op het gebied van informatiebeheer en digitale werkprocessen.
Je volgt daarbij een mbo-opleidingstraject en volgt coaching on the job, waarbij je ontwikkeldoelen en resultaten steeds bespreekt en vastlegt met je manager. In een jaar tijd leer je de basiswerkzaamheden van recordbeheer, zoals trainingen geven en gebruikers te adviseren over hoe zij beter met hun informatie, archivering en systeem kunnen omgaan.
Het werk en de omgeving waar je werkt
Vanuit CEI leveren wij expertise en ondersteuning op het gebied van informatiehuishouding.
De directoraten-generaal van ons ministerie hebben allemaal een eigen IV-kolomteam dat ondersteunt en adviseert in digitaal en procesgericht samenwerken. Als junior recordbeheerder werk je vanuit CEI nauw samen met de (senior) recordbeheerders, adviseurs en functioneel applicatiebeheerders in deze IV-kolomteams. Deze teams vormen een afspiegeling van de organisatie die je ondersteunt in het digitaal samenwerken.
De kolomteams zijn het aanspreekpunt voor medewerkers van directies en DG-kolommen waar zij terecht kunnen met vragen over hun digitale werkproces, het documentmanagementsysteem (DMS) en o.m. het zoeken, vinden, routeren en ontsluiten van informatie. De kolomteams hebben de opdracht de informatiehuishouding van OCW en de ondersteuning van gebruikers in de organisatie een kwalitatieve impuls te geven. Dit gebeurt via een gestructureerde en planmatige werkwijze, door het geven van individuele en/of groepstrainingen en periodieke klantgesprekken. De adviseurs en senior recordbeheerders zorgen voor de coördinatie, samenhang, monitoring en rapportage ten aanzien van deze activiteiten.
Rol van de junior recordbeheerder
In het leertraject ben je als junior recordbeheerder onder begeleiding van een senior verantwoordelijk voor de kwaliteit van de ordening en archivering voor een aantal directies binnen jouw IV-kolomteam. Naast het klassieke registratie- en archiefwerk dat grotendeels digitaal verloopt verzorg je voor nieuwe of bestaande medewerkers digitale en/of fysieke trainingen over het werken met het DMS. Zo zorg je er mede voor dat de informatiehuishouding op orde blijft.
Je bent betrokken bij de vraagstukken die bij jouw directies spelen en onderhoudt proactief contact, zodat je in kunt springen als er vragen zijn. Je monitort proactief het gebruik van het DMS, de ordening en lopende zaken. Waar nodig neem je zelf het initiatief om gebruikers te contacteren als je signaleert dat er zaken beter kunnen.
Daarvoor kan je o.a. gebruik maken van de standaard instructies en het ontwikkelde trainingsmateriaal.
Met een klein groepje collega’s verzorg je dagelijks de kwalitatieve intake en routering van de bewindsliedenpost. Dit vraag naast een zorgvuldige manier van werken een goede kennis van de OCW-organisatie en van de actualiteit van de beleidsterreinen.
Samen met je collega’s zorg je voor een goede en open werksfeer, spring je bij wanneer collega’s het druk hebben en draag je je steentje bij aan onze opgave: het verder op orde brengen van de informatiehuishouding van OCW en het professioneel adviseren en ondersteunen van onze klanten. Je neemt daarmee proactief deel in de organisatie- en teamontwikkeling van CEI en in je persoonlijke ontwikkeling.