Werkomgeving
Je gaat aan de slag bij de Directie Materiële Instandhouding (DMI) van de Koninklijke Marine. DMI zorgt voor het onderhoud en de verbetering van schepen, wapensystemen en andere technische middelen van Defensie. Militairen en burgermedewerkers werken hier samen aan materieel dat betrouwbaar en inzetbaar moet blijven.
Je werkt voornamelijk op de marinebasis in Den Helder. Je hebt contact met collega's van verschillende afdelingen en met bezoekers en externe organisaties. In deze omgeving is goede administratieve ondersteuning belangrijk: heldere afspraken, actuele informatie en een overzichtelijke administratie helpen de organisatie dagelijks vooruit.
Over de functie
Zorg dat het management en je collega's hun werk goed kunnen doen door afspraken, administratie en informatie op orde te houden. Als junior managementondersteuner bij de Directie Materiële Instandhouding (DMI) organiseer je vergaderingen, beheer je documenten, verwerk je gegevens en bewaak je administratieve afspraken. Je houdt overzicht, schakelt met verschillende collega's en zorgt dat informatie op het juiste moment beschikbaar is. Dankzij jouw nauwkeurige en proactieve ondersteuning kunnen technische teams zich richten op het onderhoud en de inzetbaarheid van marineschepen.
Als junior managementondersteuner zorg je ervoor dat administratieve en organisatorische werkzaamheden soepel verlopen. Je ondersteunt het management en medewerkers bij hun dagelijkse werkzaamheden. Je plant afspraken, bereidt vergaderingen voor, verwerkt correspondentie en houdt actiepunten bij.
Daarnaast controleer en registreer je gegevens, beheer je documenten en zorg je dat dossiers volledig en gemakkelijk terug te vinden zijn. Ook help je bij bestellingen, urenregistraties, facturen en facilitaire zaken. Collega's kunnen bij jou terecht met administratieve vragen.
Je organiseert je eigen werkzaamheden, stelt prioriteiten en houdt in de gaten of afspraken op tijd worden nagekomen. Daarbij werk je zorgvuldig, ga je vertrouwelijk om met informatie en stem je waar nodig af met collega's en externe contacten.
- Organiseer agenda's en bijeenkomsten: plan afspraken, regel vergaderruimtes en leg besluiten en actiepunten overzichtelijk vast.
- Verwerk administratieve gegevens: controleer en registreer formulieren, uren, facturen, aanvragen en bestellingen zorgvuldig en op tijd.
- Beheer documenten en dossiers: archiveer informatie en houd registraties, procedures en documenten actueel en goed vindbaar.
- Ondersteun de dagelijkse bedrijfsvoering: beheer kantoorvoorraden en verzorg administratieve taken rond faciliteiten en werkmiddelen.
- Informeer en help collega's: beantwoord administratieve vragen, verstrek informatie en stem gegevens af met interne en externe contacten.
- Bewaak voortgang en afspraken: houd overzichten bij, signaleer ontbrekende informatie en onderneem actie wanneer werkzaamheden dreigen te vertragen.