Heb je een facilitaire achtergrond en affiniteit met administratieve processen? En wil jij met jouw nauwkeurigheid en organisatietalent bijdragen aan een goed georganiseerde en toekomstbestendige werkomgeving? Dan is de functie van junior adviseur huisvesting bij de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) iets voor jou!
Als junior adviseur huisvesting maak je deel uit van de directie Interne Organisatie, op de afdeling Huisvesting & Facilitair Management (HFM), binnen het team Beleid & Advies. Samen met ongeveer 30 betrokken collega’s werk je dagelijks aan het verbeteren van de werkomgeving voor álle medewerkers van de NVWA. Binnen dit team ben jij verantwoordelijk voor het uitvoeren en bewaken van administratieve processen rondom huisvesting, zodat jouw collega’s zich kunnen richten op hun kerntaken.
In jouw rol ondersteun je onder andere bij het opstellen van prestatieverklaringen bij facturen, het verwerken van inkoopaanvragen en het beheren van contractregisters. Ook het verzamelen, bewerken en aanleveren van stuur- en managementinformatie behoort tot je takenpakket. Je speelt een belangrijke rol in het energiemanagement, zoals het verwerken van energiefacturen, het bijhouden van gebruikscijfers in het energieportaal en het ondersteunen bij duurzaamheidsrapportages. Daarnaast zorg je voor de pandadministratie, waaronder de afstemming van beheer- en onderhoudscontracten, de afhandeling van gemeentelijke belastingen en het aanvragen of beheren van vergunningen.
Je bent dus een belangrijke schakel in het soepel laten verlopen van de administratieve kant van huisvestingsprocessen binnen de NVWA, een organisatie met locaties door het hele land – van Vlissingen tot Lauwersoog en van Almelo tot Scheveningen.
Wat ga je doen?
Je zorgt voor een vlekkeloze administratieve afhandeling van huisvestingsprocessen in de volle breedte. Daarmee ontzorg je je collega’s binnen het huisvestingsteam en draag je bij aan een efficiënte en professionele dienstverlening. Denk aan:
- Het verwerken en controleren van inkoopaanvragen en prestatieverklaringen;
- Het beheren en actualiseren van contractgegevens;
- Het verwerken van energiefacturen en bijhouden van verbruiksgegevens;
- Het leveren van stuurinformatie en het ondersteunen bij rapportages;
- Het ondersteunen bij pandadministratie, zoals gemeentelijke belastingen en vergunningaanvragen.
Als junior adviseur ben je verantwoordelijk de administratie rondom huisvesting in de breedste zin van het woord. Hierbij heb je te maken met administratieve processen rondom inkoop, contractbeheer, energiemanagement en pandadministratie. Bij inkoop moet je denken aan input leveren voor jaarorders en het geven van prestatieverklaringen. Contractbeheer betreffen werkzaamheden die betrekking hebben op het beheer en de administratieve verwerking van de afgesloten contracten. Energie is een groeiende taak binnen deze werkzaamheden, waar het gaat om de afwikkeling van facturen, maar ook het beheren van gebruikscijfers in het energieportaal. Daarnaast lever je ook managementgegevens aan. Onder pandadministratie vallen zaken als: afstemming van beheer en onderhoudscontracten met verantwoordelijken en afwikkelen van gemeentelijke belastingen