Dagelijks contact met Nederlandse vertegenwoordigingen over de hele wereld en complexe meervoudig onderhandse inkooptrajecten in een omgeving met verschillen in taal en cultuur. Dit maakt deze inkoopfunctie zo uniek en uitdagend.
Als inkoopadviseur bij Buitenlandse Zaken krijg je de kans te laten zien hoe je de inkoopbehoefte van een opdrachtgever helder krijgt. Op basis van deze inkoopbehoefte stel je een aanbestedingsplan op. Je adviseert over het inkoopbeleid en de inkoopprocedures en informeert over duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven binnen de inkoopprojecten van de desbetreffende directie, ambassade of vertegenwoordiging (Post). Ook is het belangrijk de opdrachtgever te wijzen op de risico’s met betrekking tot de aanbestedingsgrenzen en let je erop dat belastinggeld goed besteed wordt.
Samen met de opdrachtgever, die verantwoordelijk is voor de inhoud, draag je zorg voor een rechtmatig en procesmatig inkooptraject. Verschillen in taal en cultuur kunnen bijdragen aan complexiteit, maar maken het werk juist ook extra uitdagend. Zo komt het met grote regelmaat voor dat er aanbestedingsdocumenten en contracten opgesteld moeten worden in het Engels, Frans of Spaans.
Je krijgt voornamelijk te maken met (complexe) meervoudig onderhandse inkooptrajecten op het gebied van leveringen en diensten zoals opleidingen, schoonmaak en beveiliging, maar ook met opdrachten zoals een onderzoek in Afrika naar voedseltekorten. Ook kan het zijn dat er aanbesteed moet worden in een risicovol land, bijvoorbeeld vanwege een instabiele- of oorlogssituatie. Hierdoor is de veiligheid van ambassademedewerkers topprioriteit en ga je samen met de ambassade op zoek naar een passende oplossing. Een andere keer kan je te maken krijgen met politiek gevoelige dossiers waardoor je een langere en intensievere samenwerking zult hebben met belangrijke stakeholders. Als er sprake is van een raamcontract, houd je een mini-competitie om de juiste leverancier voor jouw opdracht te contracteren. Aan afwisseling geen gebrek!
Een dag uit het leven van een inkoopadviseur bij Buitenlandse Zaken:
De dag start met een bijeenkomst over Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen binnen de Rijksoverheid. Een interessant onderwerp dat momenteel hoog op de agenda staat. Leuk ook om collega’s van andere ministeries te ontmoeten en ideeën uit te wisselen.
’s Middags sta ik voor een nieuwe uitdaging: de ambassade in Rome wil graag tuinonderhoud inkopen voor de ambassade en residentie. Ik heb mij voorbereid door het uitvoeren van marktonderzoek. Vervolgens bespreek ik met de operationeel manager van de ambassade welke informatie hij in Rome heeft opgehaald. Daarna beslissen we bij welke 3 tot 5 partijen de offerteaanvraag zal worden uitgezet en wordt dit in het aanbestedingsplan ingevuld.
Na deze interessante dag rond ik af door nog wat laatste administratieve taken te verrichten. Het inkoopdossier wordt bijgewerkt en documenten worden digitaal gearchiveerd. Met een voldaan gevoel sluit ik mijn computer af, wetende dat er weer goede stappen zijn gezet in het inkoopproces.