Bij Digitale Diensten staat kwaliteit van de dienstverlening hoog in het vaandel. Voor zowel onze opdrachtgevers als voor onze medewerk(st)ers. We bieden mooie kansen en ontwikkelingsmogelijkheden in een prettige werkomgeving. Dat vraagt wel wat van onze medewerk(st)ers en onze leidinggevenden. Qua inzet, kennis en kunde, maar vooral ook qua houding en gedrag.

De afdeling Digitale Diensten verzorgt naast het functioneel (applicatie)beheer van het financiële landschap dat wordt ontsloten via Exact Synergy Enterprise/Exact Globe +/Cifas, ook het beheer op en ontwikkelen van managementrapportages (dashboards) met behulp van Qlik Sense.

Het functioneel beheer wordt uitgevoerd door een team van 7 personen dat, dagelijks aangestuurd door een Senior Functioneel beheerder, zorgdraagt voor het adequaat afhandelen van gebruikersvragen en incidenten rondom ons financiële landschap dat wordt ondersteund door Exact Synergy en Exact Globe +. Ook geeft dit team gevraagd en ongevraagd adviezen rondom deze financiële applicatie, faciliteert trainingen en onderhoudt de beheerdocumentatie en werkinstructies.

Samen met de collega’s functioneel beheerders en Exact applicatiebeheerders draag je bij aan een betrouwbaar en wendbaar financieel landschap van onze organisatie en de afnemers. Mede dankzij jou kunnen onze afnemers hun bedrijfsvoering en financiën op een zorgeloze wijze blijven uitvoeren.

Dit enthousiaste team kenmerkt zich door een proactieve houding, denkt mee met nieuwe ontwikkelingen en staat open voor verbeteringen. Ook de ongedwongen sfeer en het teamgevoel dragen bij aan een veilige werkomgeving waar kennis, kunde en specialisme samenkomen. Deze teamspirit zorgt gelijktijdig voor het ondersteunen én ontzorgen van al onze afnemers, in- en extern, in hun dagelijkse werkzaamheden. Ook wordt regelmatig een beroep gedaan op dit team om een bijdrage te leveren aan projectwerkzaamheden waarmee de veelzijdigheid van deze functie extra onderstreept wordt.

• HBO werk- en denkniveau eventueel aangevuld met Masterclass ISM, ITIL en/of BISL en/of SCRUM gerelateerde opleiding/training.
• Kennis van en affiniteit en ervaring met het werken aan een uitgebreid pakket van (financiële) applicaties zoals Exact Synergy en Exact Globe, C!FAS, Qlik Sense, Orbis, SQL en WEM-applicaties.
• Vaardigheid in het beoordelen van klantvragen en verzoeken.
• Vaardigheid in het analyseren van (technische- en functionele) problemen en het doen van verbetervoorstellen.
• Vaardigheid in het voeren van de regie op het verder optimaliseren van de werkprocessen door digitalisering en automatisering.
• Het bepalen van de impact van wijzigingen en projecten op de informatiestromen van de keten (applicatielandschap).
• Inzicht in relevante processen (gebruikersondersteuning, incidenten-afhandeling, probleemanalyse).
• Affiniteit met (het verbeteren van) financiële processen en hierover adviseren aan de gebruikersorganisatie.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Resultaten/hoofdtaken

• Draagt zorg voor de afhandeling van 1e en 2e lijn klantcontacten en supportvragen over de te beheren applicaties.
• Beoordeelt binnengekomen vragen en/of verzoeken met betrekking tot de applicaties en kent deze toe.
• Het testen van nieuwe ontwikkelingen/functionaliteiten.
• Registreren bevindingen, ondersteunen releases in productie en gevraagd en ongevraagd adviseren van de (eind)gebruikers en key-users van onze afnemers.
• Analyseert (technische) problemen en draagt oplossingsrichtingen aan.
• Adviseert over mogelijkheden in het kader van systeemdigitalisering en automatisering.
• Treedt op als sparringpartner op financieel en informatievoorzieningsgebied.
• Ondersteunt in het optimaliseren van de werkprocessen door digitalisering en automatisering.
• Voert nieuwe en/of aanpassingen van autorisaties door aan de hand van een opgestelde autorisatiematrix.
• Draagt zorg voor communicatie naar de (eind)gebruikers en key-users van de applicatie.
• Neemt deel aan werkgroepen en andere overlegverbanden en levert een inhoudelijke bijdrage.
• Zorgt voor het overdragen en/of delen van kennis op het vakgebied.
• Is belast met het opstellen en onderhouden van gebruikersdocumentatie.
• Voert periodieke (controle)werkzaamheden uit ten behoeve van de ADR en/of de afdeling Control en Advies en de Manager Digitale Diensten.
• Fungeert als vraagbaak en leidt nieuwe en bestaande applicatiegebruikers op.
• Levert een bijdrage aan het testen van nieuwe en/of aangepaste functionaliteiten en werkwijze(n) binnen het financiële landschap OBF.
• Handelt incidenten af en zorgt er mede voor dat de geplande releases in productie doorgevoerd wordt op basis van de aangeleverde documentatie door het ontwikkelteam.

Kaders (wet- en regelgeving, instructies, e.d.) bevoegdheden en verantwoordelijkheden

Legt verantwoording af aan de Manager Digitale Diensten over de voortgang en kwaliteit van de werkzaamheden. Vakinhoudelijk wordt tevens verantwoording afgelegd aan de klanten ten aanzien van de uitgevoerde werkzaamheden, verbeteringen en ontwikkelingen. Kaders worden gevormd door de AVG, ISM methode (ITIL, Agile-scrum, DevOps), ADR Audit, procesbeschrijvingen Functioneel Beheer (Mavim), werkwijzen en processen, vastgestelde werkinstructies, handleidingen en procesbeschrijvingen.
Geeft advies over de door te voeren wijzigingen (op verzoek van de klant of naar aanleiding van een incident), verbeteringen en het ontwikkelen van functionaliteit en over de inhoud van adviezen.

Contacten

• Met leveranciers (SSC ICT/KPN) om te overleggen over ontwikkelingen, wensen, functionaliteit, incidenten ten aanzien van de gebruikte en geleverde software en om af te stemmen over de serveromgeving en de Rijkswerkplek.
• Met overige klanten (OBF, RIS, SSC ICT, RSO, FHM, O&P Rijk, RBL, RvODI en RvIHH) over functionaliteit, ontwikkelingen, wensen en kennisdeling over het gebruik van Exact software en gerelateerde systemen (WEM, Qlik Sense) met als doel informatie uit te wisselen en inhoudelijk af te stemmen.
• Met het management van de afdeling Informatievoorziening om hen te adviseren en te informeren over ICT-beleid ontwikkelingen, incidenten, problemen, vragen en wensen.
• Met gebruikers m.b.t. de Exact software en gerelateerde systemen om hen bij te staan over vragen met betrekking tot het systeem, de afhandeling van vragen en het verzorgen van documentatie en kennisoverdracht.
• Met directe collega’s binnen het team over het coördineren, organiseren, begeleiden, opleiden en delen van de werkwijze aangaande diverse werkzaamheden en processen (gebruikersondersteuning, incidenten, problemen en releasemanagement).
• Met de CISO en kwaliteitsmanagement inzake afstemming en invulling geven ten aanzien van procesbeschrijvingen van o.a. TBB, BBN, PIA, AVG en BIO.
• Met de Audit Dienst Rijk (ADR) over het leveren van informatie en afstemming, overleg en toetsing ten aanzien van opgestelde en vastgelegde processen.

Kennis van en ervaring met Exact Synergy, Globe + alsmede het doorgronden van inkoopprocessen en het (functioneel) testen hiervan is een pré.