Ben jij een energieke, doortastende organisator die houdt van dynamiek en het werken met mensen? Krijg je energie van het soepel laten verlopen van directiebrede processen én van het aansturen van een team? Dan is deze rol als directiesecretaris bij de directie Patiënt en Zorgordening (PZo) iets voor jou. Je bent de verbindende schakel binnen de directie, iemand die het overzicht bewaart, proactief handelt en het team ondersteunt én aanstuurt.
De directie PZo bestaat uit ongeveer 70 collega’s en werkt met een collegiaal managementteam van vijf leden. We hebben geen afdelingsstructuur maar werken flexibel in teams en projecten. De cultuur van PZo is open, mensgericht en samenwerkingsgericht. Je komt te werken in een omgeving waar veel ruimte is voor initiatief en ontwikkeling.
Wat ga je doen als Directiesecretaris / Leidinggevende secretariaat?
“Geen dag is hetzelfde in deze functie. Je schakelt continu tussen strategie en uitvoering, mensen en processen.” – Sabine, manager PZo
Als directiesecretaris heb je twee kerntaken: je ondersteunt het managementteam (MT) zowel inhoudelijk als organisatorisch en je geeft leiding aan het team van managementondersteuners (4 fte). Je bent verantwoordelijk voor de voorbereiding en verslaglegging van de wekelijkse MT-vergaderingen en zorgt voor een duidelijke agenda en goede follow-up. Als spin in het web vorm je de verbindende schakel tussen het MT, het secretariaat, collega’s binnen VWS en externe partijen.
Daarnaast ben je het aanspreekpunt voor collega’s met vragen over facilitaire en personeelszaken, zoals autorisaties voor systemen of het regelen van apparatuur. Je ondersteunt bij in- en uitdienstprocessen en onderhoudt hierbij contact met HR, de recruiter en P-Direkt. In samenwerking met de financieel adviseur bewaak je de personeelsprognoses en pak je inkoop- en declaratievraagstukken op. Je bent ook het eerste aanspreekpunt voor bedrijfsvoeringsvragen.
In je rol als leidinggevende van het secretariaat geef je richting en begeleiding aan het team van managementondersteuners. Je bent verantwoordelijk voor hun inzet, de kwaliteit van het werk, de voortgang én het werkplezier binnen het team. Ook neem je het initiatief voor verbindende en directiebrede activiteiten, zoals het jaarlijkse teamuitje of de eindejaarsbijeenkomst. Jij bent degene die wordt gebeld als er iets geregeld moet worden, omdat jij oog hebt voor wat er moet gebeuren – en voor de details die anderen vaak over het hoofd zien.