Word jij enthousiast van de woorden ‘zelfstandigheid’, ‘overzicht’ en ‘structuur’? Dan is deze baan wellicht iets voor jou! Het Sociaal en Cultureel Planbureau (SCP) in Den Haag is op zoek naar een directiesecretaris die zorgt voor de inhoudelijke en procesmatige ondersteuning van de directie, zodat besluitvormingsprocessen en informatiestromen goed verlopen.

Wat ga je doen als directiesecretaris?

Als directiesecretaris bij het Sociaal en Cultureel Planbureau (SCP) bewaak je zowel de interne als externe bestuurlijke processen en zorg je voor agendavoering en verslaglegging van verschillende strategische overleggen.

1. Faciliteren van de interne bestuurlijke cyclus
   Je ondersteunt de directie en het managementteam (MT) in de bestuurlijke cyclus. In afstemming met de directie bereid je de agenda en stukken van de vergaderingen van de directie en het MT voor en zorg je voor de verslaglegging. Je bewaakt actiepunten van het MT-overleg, het Directieoverleg en de OR-vergaderingen. Je bereidt besluitvormingsprocessen binnen het SCP procesmatig en procedureel voor en draagt zorg voor een adequaat systeem van monitoring en evaluatie van genomen besluiten.
2. Agendavoering en voorbereiding externe overleggen
   Wat betreft de externe bestuurlijke processen, zorg je voor de inhoudelijke voorbereiding van diverse overleggen van de directie, waaronder het DG-overleg, de overleggen met de Begeleidingscommissie van het SCP, het overleg van de directeuren van de 3 Planbureaus en het overleg met de Rijkskennisinstellingen. Je speelt ook een belangrijke rol in de periodieke gesprekkencyclus met stakeholders, waarbij je zorgdraagt voor de inhoudelijke voorbereiding voor de directie en soms ook zelf het SCP vertegenwoordigt. Tot slot coördineer je de voorbereiding van de SCP-inbreng in de onderraden en de ambtelijke voorportalen hiervan.
3. Bestuurscoördinator van projecten
   Je speelt een belangrijke coördinerende rol in trajecten als de visitatie, de totstandkoming van Meerjarenplannen en de mid-term review. Je coördineert de totstandkoming van het jaarlijkse werkprogramma van het SCP.
4. Transparante verantwoording
   Je zorgt voor transparante communicatie van besluiten richting de rest van de organisatie en je ziet toe op de archivering van besluiten en (beleids-)stukken.
5. Functionele aansturing directieondersteuning en secretariaat
   Je hebt tevens de rol van coördinator van het cluster Directieondersteuning en Secretariaat (4 medewerkers), waarbij je de medewerkers functioneel aanstuurt en zorgt voor een goede uitvoering van de taken van het cluster.

Wij zijn op zoek naar een proactieve en stevige collega die uitstekend kan plannen en organiseren (incl. voortgangsbewaking) en daardoor deadlines weet te halen. Je werkt nauwkeurig en kunt goed samenwerken en netwerken. Je bent resultaatgericht, flexibel en hebt goede communicatieve vaardigheden.
Daarnaast heb je:

• Een afgeronde universitaire-opleiding of gelijkwaardige werkervaring
• Minimaal 3-5 jaar relevante werkervaring, bijv. in functies als directie- of projectsecretaris of projectmanager
• Een sterk analytisch vermogen
• Ervaring met functioneel leidinggeven, dan wel ambitie om dit te leren
• Affiniteit met de missie van het SCP
• Je houdt van afwisseling en kunt goed schakelen tussen onderwerpen en taken waarbij je scherp hoofd en bijzaken kunt onderscheiden.

Tevens beschik je over de volgende competenties: organisatiesensitiviteit, omgevingsbewustzijn, overtuigingskracht, analyseren en creativiteit.

• Wil je meer weten over de functie, de uitdagingen en ons team? Bel gerust met Charlotte van Hees voor inhoudelijke vragen (06 48 13 40 34 / [email protected]) en met Eveline Hadewegg Scheffer (06 25 28 71 82 / [email protected]) voor procedurele vragen;
• Omdat je in deze functie met vertrouwelijke informatie werkt, kunnen we tijdens de sollicitatieprocedure om referenties vragen en heb je om in dienst te treden een Verklaring Omtrent het Gedrag nodig;
• Om een nog beter (of aanvullend) beeld van jouw ervaring, kennis en competenties te verkrijgen, kan het zijn dat we je openbare informatie op LinkedIn bekijken;
• Bij het SCP werken we hybride, waarbij van iedereen wordt verwacht minimaal 50% op kantoor te werken. Met je collega’s en jouw leidinggevende maak je nadere afspraken over de werkplek, beschikbaarheid en bereikbaarheid;
• Je kunt je sollicitatie richten aan Charlotte van Hees, Adjunct-Directeur SCP;
• Ben je een verplichte VWNW-kandidaat? Dan verzoeken wij je om een kopie van deze aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie;
• Ben je al in vaste dienst van het Rijk en heb je een vaste aanstelling, dan kun je op basis van je vaste aanstelling ook bij ons in dienst treden;
• Wij streven ernaar om de eerste interviews op 18 en 22 september te voeren. Houd je hier alvast rekening mee?
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.