Wil jij een sleutelrol vervullen als Directiesecretaris bij het Shared Service Center DJI (SSC)? Als strategisch adviseur van de directie en het MT SSC ben je een spin in het web. Ben je communicatief sterk, tactvol en resultaatgericht? Ga de uitdaging aan en maak het verschil in een dynamische en veelzijdige organisatie!

Als Directiesecretaris bij het SSC ben je de strategisch adviseur voor en geef je ondersteuning aan de directie. Je bereidt vergaderingen en bijeenkomsten voor, faciliteert het MT SSC en zorgt voor goede verslaglegging en borging van stukken en besluiten. Het SSC is ontwikkeling en jij draagt daaraan bij. Dat doe je door overzicht te houden over DJI brede ontwikkelingen en de impact voor het SSC. Je maakt makkelijk verbinding en zorgt voor stroomlijning van ontwikkelingen in samenwerking met de diverse stakeholders. Je signaleert en adviseert over beleidsinhoudelijke en procedurele knelpunten, ook buiten de kaders, waarbij je rekening houdt met organisatorische ontwikkelingen.

Je coördineert (deel) projecten in opdracht van de directie en ondersteunt bij jaarplanningen, beleidstukken en rapportages. Je hebt een coördinerende en signalerende rol en kunt verbindingen leggen tussen de diverse vraagstukken. Je hebt ‘een goede pen’ en hebt plezier in het opstellen van memo’s en presentaties.

Je vormt een belangrijke schakel  in de samenwerking met en tussen de MT-secretarissen van de afdelingen, de regievoerders van het ontwikkelprogramma en de ambtelijk secretaris van de ondernemingsraad. Daarnaast houd je actief contact met zowel interne als externe partijen en werk je multidisciplinair samen, om zo alle betrokkenen tijdig van de juiste informatie te voorzien. Je bent secuur en punctioneel in het (zorgen voor) opvolging van afspraken en acties. Je fungeert daarin als spreekwoordelijk ‘geweten’ van de directie.

Belangrijke taken en verantwoordelijkheden:

• Je bent verantwoordelijk voor de inhoudelijke ondersteuning de directie door middel van voorbereiding, advisering en diverse administratieve en secretariële werkzaamheden.
• Je beheert de agenda en adviseert het MT SSC, waarbij je heldere annotatie-adviezen geeft over te nemen besluiten.
• Je vertegenwoordigt het SSC in relevante overleggen en bent daarin een visitekaartje voor onze organisatie. Daarnaast kijk je mee naar de kwaliteit van geleverde diensten en producten aan zowel interne als externe partijen.
• Je werkt proces- en projectmatig door sturing te geven aan planning en voortgang, en stelt daarbij heldere plannen van aanpak op. Tevens bewaak je de jaarplanningen en de opvolging van DJI brede afspraken, zodat alle processen tijdig en volgens afspraak verlopen.

• Je beschikt over aantoonbaar wo werk- en denkniveau;
• Je hebt aantoonbare ervaring in projectmatig werken en ervaring met de aansturing van een adviestraject;
• Je hebt ervaring met meerdere adviestrajecten voor verschillende klanten;
• Je hebt kennis van de WOR, je schakelt veel met de ambtelijk secretaris;
• Je hebt kennis van relevante regelgeving, richtlijnen en procedures binnen het Rijk en aanpalende en relevante delen van het bedrijfsvoeringsgebied;
• Je bent in staat om te verbinden tussen interne als externe partijen, voor een soepele samenwerking en effectieve besluitvorming;
• Je kunt prioriteiten stellen, deadlines bewaken en overzicht houden;
• Je bent in staat om problemen te analyseren en verbetervoorstellen te doen. Ook ben je bekend met het opstellen van beleidsdocumenten en rapportages.

Dit is je kracht:
Je beschikt over sterke adviesvaardigheden en durft feedback helder en doelgericht te geven. Met jouw scherpzinnigheid verzamel, analyseer en verwerk je informatie nauwkeurig, wat resulteert in krachtige en overtuigende adviezen. Je coördineert processen met daadkracht en weet feilloos welke zaken prioriteit verdienen en welke op een later moment kunnen worden opgepakt. Je staat stevig in je schoenen, bent rolvast en beschikt over een scherp ontwikkelde organisatiesensitiviteit, waardoor je effectief kunt schakelen binnen complexe situaties.

• Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• Een assessment maakt deel uit van de sollicitatieprocedure. 
• Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
• Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden, DJI biedt goede faciliteiten om thuis te werken. 
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.