Wat speelt er op de werkvloer? Waar liggen nieuwe uitdagingen? Jij bent de oren en ogen van de directie en ziet snel welke informatie je mee moet nemen naar het MT. Jij denkt vooruit, legt verbanden en ontzorgt. Je hebt een natuurlijk talent voor organiseren en plannen en je hebt een brede en strategische blik. Herken jij jezelf in bovenstaande? Dan is de functie van Directiesecretaris bij JZ de perfecte match voor jou!

Wat ga je doen?
Als directiesecretaris werk je voor de directie Juridische Zaken (JZ) op het snijvlak van inhoud, organisatie en bedrijfsvoering. Je werkt als adviseur en bent een centrale spil voor het managementteam (MT). Ook ga je aan de slag met bedrijfsvoeringstaken zoals financiën, verantwoording en facilitaire zaken en fungeer je als vraagbaak voor directiemedewerkers (90 fte). Daarnaast draag je bij aan (verander)projecten, zowel binnen de directie als ACM breed. Afhankelijk van wat je aan ervaring meebrengt, kunnen de accenten in je takenpakket verschillen.

Waar werk je concreet aan?

• Je organiseert de wekelijkse MT-vergadering van A tot Z en bewaakt de opvolging van acties
• Je coördineert de werkplancyclus, van jaarplan tot voortgangsrapportages richting bestuur
• Je zorgt voor een goede bijdrage van JZ aan ACM-brede verantwoording, zoals het jaarverslag
• Je houdt de directie ‘in control’ en compliant, en signaleert tijdig risico’s
• Je organiseert MT-heidagen en ondersteunt bij strategische sessies
• Je initieert en agendeert verbeteringen in werkwijze, samenwerking en organisatie

Deze functie biedt een unieke positie binnen de directie van JZ. Je krijgt veel verantwoordelijkheid en invloed op de manier waarop de directie functioneert en samenwerkt. Het is een veelzijdige rol waarin je werkt op het snijvlak van strategie, bedrijfsvoering en organisatieontwikkeling. Je beweegt binnen een breed netwerk en krijgt volop ruimte om je verder te ontwikkelen.

Wie ben jij?
Het belangrijkste dat je meeneemt is motivatie en gezonde dosis enthousiasme. Maar daarnaast is nét zo belangrijk dat je een stevige rol als adviseur en sparringpartner bent. Je houdt overzicht, weet hoofd- en bijzaken te scheiden en bent pro-actief in het signaleren van relevante ontwikkelingen, kansen en risico’s. Je bent een aanjager en zorgt dat acties daadwerkelijk worden uitgevoerd. Je pakt ook zaken zelf op en ontzorgt het MT. Je denkt altijd twee stappen vooruit. Legt verbanden tussen ontwikkelingen en zorgt dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is.

Je kunt zelfstandig werken en durft keuzes te maken zonder voortdurend bevestiging te vragen maar weet ook tijdig afstemming te zoeken. In de samenwerking ben je betrouwbaar en zet je een stapje extra wanneer dat nodig is. Je kunt ertegen als zaken soms anders lopen dan gepland. Jouw humor en creativiteit helpen daarbij.

Je bent vaardig met de pen (to the point teksten schrijven), met cijfers en met uiteenlopende informatiesystemen. Het zelf op basis van suggesties redigeren van je teksten vind jij geen probleem. Je hoeft zeker geen jurist te zijn maar schrikt niet terug van juridische teksten.

Je schakelt gemakkelijk tussen onderwerpen en taken, bewaakt planning en deadlines en weet mensen te verbinden, te overtuigen en mee te krijgen.

Ook herken je jezelf in één of meerdere van onderstaande punten:

• Je hebt een WO -master diploma, bijvoorbeeld in een bedrijfskundige richting.
• Je neemt relevante werkervaring in een adviserende functie mee, bijvoorbeeld op het gebied van bedrijfsvoering, financieel beheer en/of informatiemanagement. Ervaring als projectleider is een pré.
• Je ziet de inhoudelijke en strategische samenhang tussen uiteenlopende onderwerpen en acties en bewaakt het overzicht.
• Je bent communicatief sterk en hierdoor in staat om een effectief netwerk op te bouwen, collegiaal te onderhouden en daarin passend invloed te hebben – in het bijzonder in de relatie met de collega's bij de Directie Bedrijfsvoering, de directie BBC, en collega-directiesecretarissen.
• Je hebt een scherp oog voor verbeterkansen én risico' die je in samenwerking tot concrete adviezen en voorstellen brengt.

Voldoe je niet exact aan alle bovengenoemde punten, maar denk jij dat je een geschikte kandidaat bent? Solliciteer dan ook en overtuig ons met jouw motivatie!

Word jij onze nieuwe collega? 
Als je interesse hebt in deze functie, solliciteer dan snel! Dat kan via onderstaande button met je cv en motivatie. Als je wordt uitgenodigd voor een kennismaking, bellen we jou om dit samen in te plannen. Doorgaans spreken we elkaar twee keer om elkaar goed te leren kennen. Zien we het allebei zitten? Dan sluiten we af met een arbeidsvoorwaardengesprek.

De gesprekken zijn er niet alleen voor ons om jou te leren kennen, maar ook voor jou om ons en onze organisatie te leren kennen. Uiteindelijk is het pas echt een match als de klik er van twee kanten is. Het inwinnen van referenties, een social media check en het maken van een assessment kan onderdeel zijn van de procedure. Door te solliciteren op deze vacature geef je hier toestemming voor.

De brief-cv selectie staat gepland op 20 mei. De 1^e & 2^e selectiegesprekken vinden aansluitend op één dag plaats op 26 mei. Je moet dus rekening houden met minimaal 2 gesprekken van ongeveer 45-60 minuten. Het arbeidsvoorwaardengesprek volgt op woensdag 27 mei. Dit kan eventueel online gepland worden.

Heb je inhoudelijke vragen over de functie, dan kun je terecht bij Monique van Oers (directeur Juridische Zaken) via 06 10 88 59 09. Voor andere vragen over het sollicitatieproces kun je terecht bij Marloes Broere - Ubink (corporate Recruiter) via 06 50 18 38 94.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.