Ben jij een ervaren directiesecretaresse/managementondersteuner die vooruitdenkt, overzicht houdt en weet wat er nodig is om een directeur optimaal te ondersteunen? Je schakelt gemakkelijk tussen uiteenlopende werkzaamheden, stelt de juiste prioriteiten en neemt initiatief wanneer dat nodig is. Met jouw ervaring en organisatietalent zorg je ervoor dat afspraken, processen en informatie soepel op elkaar aansluiten.

Bij de directie Patiënt en Zorgordening (PZo) van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) werk je in een omgeving waar maatschappelijke vraagstukken en politiek-bestuurlijke belangen samenkomen. Een omgeving waarin jouw inzicht, discretie en professionele ondersteuning ertoe doen.

Wat ga je doen als directiesecretaresse bij Patiënt en Zorgordening?

Als directiesecretaresse ben je de rechterhand van de directeur. Je zorgt voor een goede organisatie van de dagelijkse werkzaamheden en denkt actief mee over wat nodig is om alles soepel te laten verlopen. Je houdt overzicht, anticipeert op wat komen gaat en weet wanneer je zelfstandig kunt handelen en wanneer afstemming nodig is.

Je beheert de complexe agenda van de directeur, bewaakt de planning en zorgt voor een goede balans tussen afspraken en voorbereidingstijd. Je verzorgt de afhandeling van telefoon- en mailverkeer en houdt zicht op de voortgang van stukken, acties en deadlines. Daarbij controleer je documenten op kwaliteit en huisstijl en zorg je dat informatie tijdig en zorgvuldig wordt verwerkt.

Geen dag is precies hetzelfde. Je schakelt tussen geplande werkzaamheden en ad-hoc verzoeken, stelt prioriteiten en signaleert knelpunten voordat ze problemen worden. Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en hebt oog voor de verschillende belangen en verhoudingen binnen de organisatie.

Samen met je collega’s van het secretariaat ben je het aanspreekpunt van de directie. Jullie zorgen voor continuïteit in de ondersteuning, stemmen werkzaamheden op elkaar af en vervangen elkaar waar nodig. Je komt terecht in een professioneel en betrokken team waar samenwerking, vertrouwen en een open, respectvolle werksfeer centraal staan.

Functie-eisen

Je weet wat professionele directieondersteuning vraagt en kunt goed inschatten wat op welk moment aandacht nodig heeft. Je werkt zelfstandig, denkt vooruit en voelt je prettig in een omgeving waarin prioriteiten kunnen veranderen.

Verder breng je mee:

• Een afgeronde relevante mbo-opleiding, bijvoorbeeld directiesecretaresse of managementassistent;
• Minimaal vijf jaar ervaring als managementondersteuner, bij voorkeur binnen de overheid;
• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om overzicht te houden en prioriteiten te stellen, ook onder tijdsdruk;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden;
• Gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen en het vermogen om situaties en belangen goed in te schatten;
• Een proactieve, flexibele en integere werkhouding. Je neemt initiatief, communiceert gemakkelijk en weet wanneer discretie en zorgvuldigheid vooropstaan.

Bij VWS werken we aan een inclusieve organisatie waarin iedereen zich welkom voelt. Herken je jezelf in deze rol, maar voldoe je niet aan alle functie-eisen? Ook dan nodigen we je uit om te solliciteren. We kijken graag naar wat jij meebrengt en hoe jouw ervaring en kwaliteiten aansluiten bij de functie.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Doen wat nodig is voor burger en patiënt! Het is onze ambitie om baanbrekende en structurele oplossingen vorm te geven voor domeinoverstijgende vraagstukken in de zorg. PZo maakt het stelsel toekomstbestendig, waarbij we de inzichten uit het verleden optimaal benutten. We zijn de verbinder en aanjager in onze netwerken. In continue wisselwerking met stakeholders (in- & extern) zorgen we voor het vertalen van knelpunten en kansen van vandaag naar vernieuwende perspectieven. We dagen de status quo uit en stimuleren doordachte verbeteringen, zodat het zorgstelsel vandaag en morgen klaar staat voor iedereen die dat nodig heeft, van burger tot patiënt. Als kernkwaliteiten zetten we in op excellente kennis van het zorgstelsel, het verbinden en aanjagen in onze netwerken en proactief en lef op alle niveaus.

We zijn een directie van ongeveer 70 mensen die werken in teams. We adviseren bewindspersonen en de ambtelijke top, ontwikkelen wet- en regelgeving en werken intensief samen met partijen in het veld. Onze cultuur is proactief, open en gericht op samenwerking. We geven medewerkers ruimte en verantwoordelijkheid, verwachten flexibiliteit en stimuleren persoonlijke ontwikkeling. Diversiteit zien we als kracht: verschillende perspectieven maken ons werk beter.

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast je salaris ontvang je nog veel meer. Bijvoorbeeld:

• Een individueel keuzebudget (IKB) waarmee je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf kunt samenstellen. Zo kun je bijvoorbeeld een deel van je salaris eerder laten uitbetalen of extra verlofuren kopen.
• Voor een deel vanuit huis werken als je functie dat toelaat.
• Veel mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen. Zowel binnen je baan als op persoonlijk gebied.
• Je krijgt een OV-chipkaart waarmee je reist voor je woon-werkverkeer. Met deze kaart reis je ook door heel Nederland als je voor het werk op pad gaat.

Bijzonderheden

• Meer weten over de functie of eerst eens kennismaken met een directe collega? Neem gerust contact op met Samantha Hoogendorp (directiesecretaris) via [email protected] of 06 11 60 98 51.
• Omdat je in deze functie met vertrouwelijke informatie werkt, kunnen we tijdens de sollicitatieprocedure om referenties vragen. Ben je nog niet in dienst bij de Rijksoverheid, dan vragen we om een Verklaring Omtrent het Gedrag.
• Ben je een verplichte van werk naar werk-kandidaat? Dan vragen wij je om een kopie van je aanwijzingsbrief mee te sturen bij je sollicitatie.

Zie vacaturetekst