Voor de directie Bedrijfsvoering zijn wij op zoek naar een nieuwe Directiesecretaresse (directie assistent). Als directiesecretaresse voor bedrijfsvoering ben je verantwoordelijk voor alle secretariële en ondersteunende werkzaamheden voor de Directeur Bedrijfsvoering. Je werkt samen met directieassistenten van de andere directies en vervangt elkaar bij afwezigheid.  

Ben jij zorgvuldig en gestructureerd, oplossingsgericht en flexibel? Kun je eigen initiatief nemen en eigenverantwoordelijkheid tonen? Dan zoeken we jou!

Wat ga je doen?

Als directiesecretaresse heb je een leuke en veelzijdige baan, en dat ook nog eens bij een hele mooie organisatie.

Jouw taken:

• Agendabeheer: je beheert de agenda van de directeur bedrijfsvoering zelfstandig en waar nodig in afstemming met je collega-directieassistenten. Je handelt daartoe ook al het bijbehorende telefoonverkeer af. Daarbij zorg je ervoor dat er voldoende ruimte is voor haar interne overleggen binnen het COA of externe overleggen met anderen en instanties. Dat betekent ook dat je creatief om moet gaan met schaarse tijd en dat je snel kunt schakelen bij veranderingen in de planning.
• Vergaderingen en overleggen: ook regel je dat de directeur goed is voorbereid, voordat zij naar een overleg, netwerkbijeenkomst of werkbezoek gaat. Je zoekt uit wie binnen het COA daarvoor moet zorgen en dat het op tijd binnen is voor de directeur om nog te kunnen lezen. Je notuleert vergaderingen, maakt een verslag en bewaakt de procedurele uitvoering van de besluiten. 
• Correspondentie: je verzorgt zowel inkomende als uitgaande correspondentie en selecteert in- en externe post. Verzorgt aanvullende informatie en legt deze voor ter verdere afhandeling; handelt routinematige kwesties zelfstandig af. Je draagt zorg voor een correcte archivering van stukken en correspondentie. 
• Mailboxbeheer: je beheert de mailbox van de directeur, handelt zaken af waar mogelijk en attendeert op belangrijke kwesties. 
• Overige signalerende en ondersteunende werkzaamheden: je hebt een belangrijke en

Ontzorgende rol, waarbij je vooruit kijkt en het overzicht bewaakt. Denk bijvoorbeeld aan het mede organiseren van bijeenkomsten voor de directie. 

Je bent stipt, zelfstandig, nauwkeurig in het nakomen van afspraken en werkt zorgvuldig en gestructureerd. Je bent niet voor één gat te vangen en weet altijd een oplossing te vinden voor onverwachte of ingewikkelde vraagstukken en je stelt je daarbij flexibel op. Je kunt onder hoge druk opereren, bent stressbestendig en kunt snel schakelen en iets voor elkaar krijgen. Je weet als geen ander wat discretie inhoudt en de vertrouwelijkheid van zaken is bij jou gegarandeerd. Je bent samenwerkingsgericht. En je hebt een professionele, loyale en dienstverlenende houding: de directeur kan op jou bouwen en vertrouwen. 

• Opleiding: je bent in het bezit van een relevante MBO- diploma en bij voorkeur een vakopleiding op het gebied van directiesecretariaat.
• Ervaring: je hebt de afgelopen jaren ervaring opgedaan met de ondersteuning van directieleden, bij voorkeur in het openbaar bestuur. En je weet hoe te schakelen met secretariaten van bijvoorbeeld ministeries, andere overheden en ketenpartners.
• Talenkennis: je spreekt en schrijft de Nederlandse taal vloeiend.
• Flexibiliteit in uren: je hebt een flexibele instelling: soms kunnen de werkdagen wat langer worden dan vooraf was ingeschat.
• Softwarekennis: je kan goed overweg met verschillende apps en systemen, zoals Outlook, Ibabs, My Corsa en AFAS en bent bereid om je daarin zo nodig verder te ontwikkelen.