Ben jij iemand die overzicht brengt waar veel tegelijk gebeurt? In deze rol ondersteun je de directie van de Unie van Waterschappen. Je zorgt dat agenda’s, overleggen, acties en communicatie soepel verlopen. Jij bent degene die ziet wat er nodig is voordat anderen erom vragen. Als directiesecretaresse ben je een belangrijke schakel binnen de organisatie. Je beheert complexe agenda’s, plant vergaderingen en prioriteert de e-mailstroom van de directie. Ook verzamel en verstuur je vergaderstukken via iBabs, kan het voorkomen dat je de MT-vergaderingen notuleert, stel je de actielijst op en zorg je ervoor dat openstaande acties tijdig worden opgepakt.

Waar nodig ondersteun je de directie bij externe vergaderingen. Je bent het eerste aanspreekpunt voor de directie en externe partijen en overlegt met de secretariaten van de bestuursleden van de waterschappen. Je coördineert de dagelijkse secretariële werkzaamheden, zorgt voor goede secretariële werkprocessen en verbetert deze waar nodig. Je draagt actief bij aan een hoge kwaliteit van de serviceverlening en bij afwezigheid vervang je de andere directiesecretaresse. Je komt goed tot je recht als je graag structuur aanbrengt, makkelijk schakelt tussen mensen en onderwerpen en rustig blijft wanneer prioriteiten veranderen. Je vindt het belangrijk om betrouwbaar, zorgvuldig en scherp te werken en haalt er plezier uit om de directie volledig te ontzorgen.

Wil je werken bij een organisatie die op plek 19 staat van de beste werkgevers van Nederland? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat breng je mee aan kennis en ervaring?

• Hbo werk- en denkniveau. 
• Een afgeronde secretariële opleiding is een pre. 
• Ervaring met IBABS is een pre.
• Minimaal vijf jaar ervaring in een vergelijkbare functie. 
• Ervaring in het werken in een politiek-bestuurlijke omgeving is een pre. 
• Uitstekende schrijfvaardigheden en een goede beheersing van de Nederlandse taal. 

Daarnaast ben je vriendelijk, toegankelijk en heb je een flexibele, samenwerkingsgerichte houding. Je bent integer en betrouwbaar en je weet goed om te gaan met vertrouwelijke informatie. Je voelt aan wat er gebeurt binnen de organisatie en begrijpt snel wat nodig is. Je werkt proactief, je stelt prioriteiten en schakelt soepel tussen taken, ook als de dag totaal anders verloopt dan gepland. Administratieve werkzaamheden vormen een belangrijk onderdeel van je functie, je haalt er plezier uit om zaken zorgvuldig te verwerken en overzichtelijk bij te houden.

We vragen je om 4 dagen per week aanwezig te zijn op kantoor, zodat je nauw betrokken bent, snel kan schakelen en optimaal kan samenwerken.

Enthousiast geworden over deze functie?

Stuur dan je motivatie en cv uiterlijk 30 oktober naar [email protected]. We kijken uit naar jouw reactie! Reageer op tijd, de vacature sluit zodra we een geschikte kandidaat hebben gevonden.

We houden het sollicitatieproces graag helder en overzichtelijk. De procedure bestaat uit twee selectiegesprekken. Daarin kijken we niet alleen naar je ervaring, maar ook naar hoe je werkt, prioriteiten stelt en samenwerkt.

Zien we na de selectiegesprekken van beide kanten een match? Dan plannen we daarna een arbeidsvoorwaardengesprek.

Ruimte voor wie jij bent

Elk mens is uniek. Wij vinden het belangrijk om iedereen die bij ons werkt ruimte te geven om helemaal zichzelf te zijn. Want iedereen heeft een unieke achtergrond, persoonlijkheid, perspectief en kwaliteiten. Samen kunnen we ons nog beter inzetten voor de vertegenwoordiging van de waterschappen en bereiken we met elkaar de mooiste resultaten.