Wat je doet als coördinerend senior managementondersteuner

Als coördinerend senior managementondersteuner combineer je inhoudelijke secretariële ondersteuning van de directeur met een regierol binnen het team van managementondersteuners. Met jouw komst bestaat het team uit zes collega’s. Je zorgt voor een goede samenwerking, heldere prioriteiten en soepel lopende werkprocessen, zodat de directeur en managers kunnen rekenen op professionele en efficiënte ondersteuning. Je hebt scherp zicht op wat er speelt en schakelt proactief om processen en afspraken in goede banen te leiden. Daarbij heb je oog voor je collega’s: je signaleert knelpunten, maakt ze bespreekbaar en werkt samen aan passende oplossingen.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Proactief beheren, plannen en bewaken van de complexe agenda van de directeur;
• Organiseren van interne en externe besprekingen, verzamelen en bundelen van vergaderstukken, regelen van vergaderruimtes en catering, en contact opnemen met externen;
• Coördineren en afhandelen van complexe informatiestromen: inkomende en uitgaande post, e-mail en telefoonverkeer;
• Zorgdragen voor een correcte verwerking en archivering van (archiefwaardige) documenten in het Document Management Systeem (DOX);
• Je coördineert de werkzaamheden van het team management ondersteuners en zorgt voor een efficiënte taakverdeling;
• Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor het team en stimuleert professionele samenwerking en ontwikkeling;
• Je zorgt samen met je vijf collega’s voor een professionele en efficiënte ondersteuning van de Directie Consumenten.

Wie ben jij?
Je bent een proactieve en digitaal vaardige senior managementondersteuner die overzicht bewaart en vooruitdenkt. Je ziet wat nodig is en handelt daarnaar nog voordat het gevraagd wordt, waardoor je anderen vaak een stap voor bent. Je neemt eigenaarschap voor het soepel functioneren van de directie en het team, signaleert knelpunten tijdig en schakelt effectief met de juiste mensen, met oog voor verschillende belangen. Zo breng je rust, structuur en voortgang.

Daarnaast heb je:

• MBO-niveau 4 werk- en denkniveau.
• Je hebt aantoonbare ruime relevante secretariële werkervaring, bij voorkeur in een complexe omgeving;
• Ervaring met het coördineren of aansturen van een team;
• Hebt een proactieve, oplossingsgerichte en verbindende houding
• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

 
Voldoe je niet exact aan alle bovengenoemde punten, maar denk jij dat je een geschikte kandidaat bent? Overtuig ons dan met jouw motivatiebrief!

Word jij onze nieuwe collega? 

Als je interesse hebt in deze functie, solliciteer dan snel! Dat kan via onderstaande button met je cv en motivatie. Als je wordt uitgenodigd voor een kennismaking, bellen we jou om dit samen in te plannen. Doorgaans spreken we elkaar twee keer om elkaar goed te leren kennen. Zien we het allebei zitten? Dan sluiten we af met een arbeidsvoorwaardengesprek.

De gesprekken zijn er niet alleen voor ons om jou te leren kennen, maar ook voor jou om ons en onze organisatie te leren kennen. Uiteindelijk is het pas echt een match als de klik er van twee kanten is. Het inwinnen van referenties, een social media check en het maken van een assessment kan onderdeel zijn van de procedure. Door te solliciteren op deze vacature geef je hier toestemming voor.

Het kan voorkomen dat een vacature voortijdig wordt gesloten. Voor het werken bij de ACM is een VOG een vereiste. Houd er verder rekening mee dat werken bij de ACM van invloed kan zijn op eventuele financiële belangen en nevenwerkzaamheden die jij of je gezinsleden hebben. Vanuit het oogpunt van compliance kan hier een risico aan verbonden zijn. Tijdens de selectieprocedure word je hier uitgebreid over geïnformeerd, maar heb je hier alvast vragen over bel dan zeker!

Heb je inhoudelijke vragen over de functie dan kun je terecht bij Janneke Toussaint (Waarnemend Directeur DC) via 06 50 02 79 00. Voor andere vragen kun je terecht bij Matundu Kabangu (Corporate Recruiter) via 06 50 02 79 13.

Wat bieden wij jou? 
Een baan met betekenis. Dat staat je te wachten bij de ACM. En verder? 

• Je krijgt salaris in schaal 7 op basis van een 36-urige werkweek. Inschaling op basis van kennis, expertise en ervaring. 
• Ook krijg je 16,50% Individueel Keuzebudget (IKB)*;
• Deze vacature is voor 36 uur per week, we maken graag afspraken met jou over de werkdagen en -tijden;
• Het betreft een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast. Wij kunnen je in eerste instantie een contract voor bepaalde tijd bieden. Afhankelijk van functioneren én ontwikkelingen in opdrachten kan een vast contract in beeld komen.
• Als je al een vaste aanstelling bij de Rijksoverheid hebt, neem je die natuurlijk mee naar de ACM;
• Een goed pensioen bij het ABP;
• Je kunt jezelf blijven ontwikkelen en specialiseren via opleidingen binnen en buiten onze eigen ACM Academie;
• Je hebt ieder jaar 144 vakantie-uren en 64 IKB-uren;
• Een prettige werkomgeving met goede faciliteiten en een gezellig bedrijfsrestaurant, pal naast het centraal station;
• Oog voor jou als medewerker én als mens achter de medewerker; ontspan met een stoelmassage of sluit je aan bij één van onze interne netwerken. Ook organiseren we regelmatig gezellige en informatieve bijeenkomsten en borrels etc;
• Je kunt hybride werken en krijgt van ons een thuiswerkvergoeding.
  
  

* Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.