Als coördinerend administratief ondersteuner ben je onmisbaar voor het primaire proces van de Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming (ANVS). Je draagt hiermee bij aan de missie van onze organisatie: het bewaken en bevorderen van de nucleaire veiligheid, stralingsbescherming en beveiliging in Nederland. Een doel dat wij alleen bereiken als onze interne processen van begin tot eind op orde zijn. Iets voor jou? Lees dan snel verder!

Hoe jij bijdraagt in je rol?
Naast je ondersteunende werkzaamheden zal je vanuit deze rol voor 25 procent coördinerende werkzaamheden oppakken. Denk hierbij aan werkverdeling, kleine procesverbeteringen en aanspreekpunt zijn voor de rest van de organisatie.

Het merendeel van de tijd zal bestaan uit het ondersteunen van collega’s in het primaire proces. Dit takenpakket ligt nog niet vast. Samen met de andere ondersteuners en de teamleider wordt bepaald welke taken als eerst opgepakt moeten worden. Naast jouw rol als administratief medewerker ben je verantwoordelijk voor de inhoudelijke coördinatie van de dienstverlening van het cluster Primair Proces Ondersteuning (PPO). Personele verantwoordelijkheid ligt bij de teamleider Ondersteuning, maar als het om de inhoud gaat neem jij het voortouw.

Jij zorgt ervoor dat je collega-ondersteuners geholpen worden in het uitvoeren van hun werk en zorgt voor een goede verdeling van de werkzaamheden. Om de kwaliteit van de dienstverlening optimaal te houden, schakel je met verschillende teams uit de organisatie. Hierdoor weet je wat er speelt er waar procesverbeteringen nodig zijn. Kleine procesverbeteringen pak je zelf op of met hulp van je directe collega’s. Voor grotere procesverbeteringen, waarbij meerdere teams nodig zijn, schakel je met de teamleider. Jij vervult daarmee een verbindende rol in de communicatie tussen de teamleider, de collega’s uit het cluster en de teams waar de ondersteuning aan wordt geboden.

Overige werkzaamheden:

• Uitvoeren van ondersteunende en administratieve werkzaamheden voor het primaire proces van de ANVS.
• Het initiatief nemen voor uniforme werkwijzen binnen het cluster PPO. Denk hierbij aan het opschrijven van werkafspraken en instructies.
• Je bent of regelt achtervang tijdens afwezigheid van collega’s, zodat de werkzaamheden kunnen blijven doorgaan.
• Meedenken en adviseren over diverse ANVS-brede processen en projecten.

Wat doet het cluster Primair Proces Ondersteuning?

• Alle in- en uitgaande correspondentie in goede banen leiden. Denk aan brieven, e-mails en berichten die we ontvangen via de mail, postbus en ons Meldingenportaal.
• Nieuwe aanvragen voor vergunningen uit het zaaksysteem selecteren, registreren en toewijzen aan een behandelaar.
• Het helpen van onze stralingsdeskundigen bij het verkrijgen van hun herregistratie en het publiceren van de beschikkingen.
• Het adviseren over documentbeheer, kwaliteitscontrole op documenten in systemen, dossiervorming en het opzoeken of opvragen van documenten voor onder meer Woo-verzoeken.

Is jouw interesse gewekt? Solliciteer direct!
Heb je toch nog wat vragen? Neem dan gerust contact met ons op. Eline Rugebregt, teamleider ondersteuning, vertelt je graag alle ins en outs van de functie. Je kunt haar telefonisch bereiken via 06 28481971. Zij staat je graag te woord!

Meer weten over waar Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming zich voor inzet? Neem een kijkje op onze website.

Functie-eisen:

• Je hebt ervaring met administratieve werkzaamheden, zoals het verwerken van inkomende informatie, brieven versturen, mailboxen bijhouden.
• Je hebt enige ervaring met coördinerende werkzaamheden. Hiermee bedoelen we procesverbetering en je zorgt voor een uniformere werkwijze.
• Je kunt omgaan met de programma’s van Microsoft Office en bent in staat te werken met diverse ICT-systemen, zoals een DMS (Document Management Systeem) en zaaksysteem.

Je beschikt over de volgende competenties:

Communicatieve vaardigheden: je communiceert duidelijk en gestructureerd, zowel mondeling als schriftelijk.
Flexibiliteit: je flexibiliteit en nieuwsgierigheid maken dat je verschillende soorten werkzaamheden en coördinerende taken kunt oppakken.
Samenwerken: je zoekt verbinding met je collega’s om je werkzaamheden goed uit te kunnen voeren.
Plannen en organiseren: je haalt energie uit het plannen en structureren van werkzaamheden.
Nauwkeurig: je zorgvuldigheid en precisie zorgen dat je ook onder tijdsdruk effectief en accuraat werkt en de afgesproken deadline in de gaten houdt.

• Bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten.
• Dit is een schaal 8 functie met 25% schaal 9 toelage voor coördinerende werkzaamheden.
• Voor deze functie werk je sowieso op vrijdag.
• Deze procedure bestaat uit 2 rondes.
• De gesprekken vinden plaats op 10 december.
• Om bij ons te werken, moet je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunnen overhandigen, ook als je een interdepartementale transfer maakt. De kosten voor het aanvragen van een VOG worden door ons vergoed.
• Je wordt ingeschaald op basis van ervaring.
• Het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces, maar dit doen we altijd in overleg met jou.
• Het maken van een casus en (online) screening via onder meer databanken kunnen deel uitmaken van het sollicitatieproces.