Als contractbeheerder start je met een duidelijk en afgebakend takenpakket. In je eerste periode houd je je voornamelijk bezig met het in behandeling nemen en afhandelen van verzoeken voor maatwerkcontracten en contracten op basis van de Wet wijziging woonplaatsbeginsel. Ook beheer je de bijbehorende mailboxen en zorg je ervoor dat vragen en verzoeken tijdig en zorgvuldig worden opgepakt. Je bent een belangrijke schakel tussen gemeenten, het Servicebureau, jeugdhulpaanbieders en andere betrokken partijen. Je zorgt ervoor dat verzoeken en contracten zorgvuldig worden verwerkt en dat betrokken collega ’s op tijd over de juiste informatie beschikken.

Dit zijn je taken:

• Het in behandeling nemen, verwerken (administratief afhandelen) en beheren van maatwerkcontracten en contracten op basis van wet wijziging woonplaatsbeginsel. 
• Het onderhouden en beheren van de bijbehorende mailboxen. 
• Het bewaken van de voortgang van binnengekomen verzoeken en zorgen dat deze tijdig worden opgepakt. 
• Het verzamelen en controleren van de benodigde informatie en documenten. 
• Het beantwoorden van vragen van gemeenten, jeugdhulpaanbieders en interne collega’s. 
• Het zorgen voor een correcte en actuele registratie van verzoeken en contactgegevens in onze systemen. 
• Het signaleren van bijzonderheden of knelpunten en deze bespreken met je directe collega’s of je leidinggevende. 
• Het onderhouden van actief contact met interne collega’s en externe partijen, zoals gemeenten en jeugdhulpaanbieders. 

Je hoeft bij de start dus nog niet alles van Contractbeheer te kennen. We begeleiden je in het leren van de processen, systemen en regelgeving. Wanneer je de werkzaamheden rondom maatwerkcontracten en de Wet wijziging woonplaatsbeginsel goed beheerst, komen geleidelijk andere onderdelen van het contractbeheer erbij. Dit kan bestaan uit:

• Je houdt collega’s binnen de regio Haaglanden en van het Servicebureau op de hoogte van nieuwe, aangepaste en lopende contracten. 
• Je geeft voorlichting aan interne en externe klanten (zoals gemeenten en jeugdhulpaanbieders) over gemaakte afspraken, processen en contractvoorwaarden. 
• Je monitort hoe contracten worden gebruikt en bewaakt of alles volgens afspraak verloopt. 
• Je speelt signalen over jeugdhulpaanbieders (klachten, opmerkingen) door aan de contractmanager en/of de leidinggevende. 
• Je denkt mee over verbetering en (door)ontwikkeling van het contractbeheer en contractmanagement. 
• Je beantwoordt vragen van in- en externe collega’s over de contractadministratie en contractvoorwaarden. 

Als contractbeheerder ben je nauwkeurig, servicegericht en communicatief vaardig. Je werkt gestructureerd en weet goed overzicht te houden in administratieve processen en contractinformatie. Je bent in staat om zowel zelfstandig als in teamverband te werken en je voelt je verantwoordelijk voor een correcte en tijdige verwerking van gegevens. Daarnaast kun je goed schakelen tussen verschillende partijen en belangen binnen en buiten de organisatie. Je bent proactief in je communicatie, denkt mee over verbeteringen.

• Mbo+/hbo werk- en denkniveau. 
• Ervaring met administratieve processen en gegevensbeheer. 
• Ervaring met het maken van rapportages en analyseren van gegevens. 
• Vaardig met Microsoft Office, met name Excel en Word. 
• Stressbestendig en gewend om te schakelen tussen verschillende taken. 
• Bewust zijn van de politieke belangen en gevoeligheden rondom een onderwerp.