Kun jij problemen oplossen al voordat ze ontstaan en lijkt het je leuk om het centrale informatiepunt voor al onze contracten te worden? Jouw werk zorgt ervoor dat de gemeente Heemskerk efficiënt en effectief kan blijven functioneren!" – Patrick de Wildt, Teamleider Financiën.

De functie
Als Contractbeheerder ben jij niet alleen nauwkeurig en georganiseerd, maar ook een meester in het bouwen van sterke relaties en het anticiperen op toekomstige behoeften. Jouw vermogen om proactief te handelen en problemen op te lossen voordat ze ontstaan, maakt jou onmisbaar voor gemeente Heemskerk.

Je zorgt ervoor dat onze contracten goed beheerd worden. Je maakt belangrijke informatie over de contracten toegankelijk en zorgt dat alles op tijd verlengd wordt. Zonder goed contractbeheer is er geen goed contractmanagement mogelijk. Jij helpt ons om een duidelijk beeld te krijgen van onze verplichtingen en wanneer we extra moeten opletten. De teams sluiten zelf contracten af, en jij begeleidt dit proces vanuit team inkoop. Samen met de inkoopadviseur en inkopende managers werk je aan een goede samenwerking. We zijn bezig om de contractadministratie digitaal toegankelijk te maken voor de contracteigenaren.

Wat ga je doen?
• Registreren en archiveren van contracten in JOIN.
• Vastleggen van data over individuele contracten in JOIN.
• Op tijd signaleren als contracten verlengd of beëindigd moeten worden.
• Samen met collega's zorgen dat contracten op tijd door beide partijen worden ondertekend.
• Zorgen dat contractinformatie juist en volledig is en afspraken met leveranciers worden vastgelegd.
• Opstellen van managementrapportages, zoals de looptijd van contracten of kosten per contract/team.
• Informeren van de interne organisatie over contracten, leveranciersgegevens en wijzigingen.
• Tweemaal per jaar opzoeken en opslaan van door de accountant opgevraagde contracten voor de spendanalyse.
• Optimaliseren van processen rondom contractbeheer.