Een storing op een kazerne, onderhoud dat ingepland moet worden of een facilitaire melding die aandacht vraagt. Jij zorgt dat de juiste mensen worden ingeschakeld, afspraken worden nagekomen en werkzaamheden goed worden afgestemd. Vanuit onze servicedesk in Leiden houd je overzicht, schakel je met collega's en leveranciers en bewaak je de voortgang.

Krijg jij energie van organiseren, coördineren en het verbeteren van dienstverlening? Dan maken we graag kennis met je!

Wat ga je doen?
Als Backoffice medewerker Facilitaire Zaken & Huisvesting ben jij vanuit onze locatie Leiden-Zuid het centrale aanspreekpunt voor huisvestings- en facilitaire meldingen. Je zorgt dat vragen, storingen en verzoeken op de juiste plek terechtkomen en bewaakt dat ze tijdig en zorgvuldig worden afgehandeld.

Je werkt voornamelijk vanuit het systeem TOPdesk en hebt dagelijks contact met collega's, leveranciers en andere betrokkenen. Daarbij houd je niet alleen overzicht over de dagelijkse meldingen, maar signaleer je ook waar processen en dienstverlening verbeterd kunnen worden.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Ontvangen, registreren en beoordelen van huisvestings- en facilitaire meldingen in TOPdesk, met uitzondering van ICT-meldingen.
• Bepalen van prioriteiten, zelfstandig administratief afhandelen of doorzetten van meldingen en bewaken van afgesproken termijnen.
• Coördineren en plannen van kleinschalige onderhouds- en herstelwerkzaamheden, waarbij je de uitvoering afstemt met collega's en externe leveranciers.
• Informeren van melders over de voortgang, gemaakte afspraken en verwachte afhandeling.
• Afstemmen met collega's van Huisvesting en Vastgoed wanneer technische expertise nodig is.
• Plaatsen en administratief verwerken van bestellingen en bewaken van leveringen.
• Verzorgen van de telefonische bereikbaarheid voor collega's, leveranciers, gemeenten en andere externe partijen.
• Ondersteunen van de Facilitair Coördinator bij het contact en de afstemming met interne en externe partijen.
• Analyseren van meldingen, signaleren van terugkerende problemen en opstellen van overzichten en rapportages over de voortgang en kwaliteit van de dienstverlening.

Goed om te weten; dit is een coördinerende en administratieve functie vanuit onze locatie Leiden-Zuid. Je voert zelf geen technische onderhouds- of reparatiewerkzaamheden uit. Wel werk je nauw samen met collega's die verantwoordelijk zijn voor het beheer en onderhoud van onze locaties.

Zo kan jouw werkdag eruitzien
Je begint je dag rond 8.00 uur met een kop koffie en een praatje met je collega's. Daarna open je TOPdesk. Welke nieuwe meldingen zijn er binnengekomen, wat heeft prioriteit en welke zaken vragen om opvolging?

Je belt een leverancier over een reparatie op een van onze kazernes en informeert de melder over de voortgang. Bij een andere melding schakel je met collega's van Huisvesting en Vastgoed om de juiste aanpak te bepalen. Zo zorg je dat werkzaamheden goed worden afgestemd en uitgevoerd, zonder zelf op pad te hoeven.

Na de gezamenlijke lunch bekijk je de geplande onderhoudswerkzaamheden, stem je afspraken af met leveranciers en gebruikers en verwerk je enkele bestellingen. Tussendoor bespreek je met de Facilitair Coördinator wat beter of slimmer kan.

Aan het einde van de dag zijn meldingen opgepakt, afspraken gemaakt en weten betrokkenen waar ze aan toe zijn. En je staat er niet alleen voor: als team stemmen we de werkzaamheden af, we kijken vooruit en elkaar te helpen.

Je houdt overzicht wanneer meerdere meldingen tegelijk binnenkomen. Je stelt prioriteiten, legt afspraken vast en volgt acties op tot de melding is afgerond. Als een oplossing meer tijd vraagt, geef je dat tijdig aan en informeer je de betrokkenen over de vervolgstappen.

Je stemt duidelijk af met collega’s op kazernes, leveranciers, gemeenten en andere betrokkenen. Je stelt gerichte vragen, zorgt dat iedereen weet welke afspraken zijn gemaakt en signaleert terugkerende knelpunten in de dienstverlening.

Wat breng je mee?

• Een afgeronde mbo-opleiding, bij voorkeur op niveau 4, of een aantoonbaar vergelijkbaar werk- en denkniveau.
• Aantoonbare ervaring met het afhandelen en opvolgen van meldingen, storingen of serviceverzoeken, bijvoorbeeld in een facilitaire, administratieve, plannings- of coördinerende functie.
• Ervaring met het registreren, beoordelen en bewaken van meldingen in een digitaal meldingen- of ticketsysteem, zoals TOPdesk of een vergelijkbaar FMIS.
• Ervaring met het plannen en coördineren van werkzaamheden, het afstemmen met collega’s of leveranciers en het bewaken van afspraken en termijnen.
• Vaardigheid in het zorgvuldig verwerken van gegevens, het signaleren van terugkerende problemen en het maken van overzichten of rapportages.
• Affiniteit met huisvesting, beheer en onderhoud en de dienstverlening die daarbij hoort.

Selectievragen
Om een goed beeld te krijgen van jouw ervaring, aanpak en motivatie, vragen we je onderstaande vragen afzonderlijk en zo concreet mogelijk te beantwoorden. Gebruik daarbij voorbeelden uit je eigen praktijk.

• Wat spreekt je specifiek aan in de functie van Backoffice medewerker Facilitaire Zaken & Huisvesting bij VRHM? Welke ervaring met meldingenbeheer, planning of afstemming met collega’s en leveranciers kun je in deze functie inzetten?
• Beschrijf een concrete situatie waarin je meerdere meldingen en/of storingen moest coördineren. Hoe stelde je prioriteiten, bewaakte je de voortgang en welk systeem gebruikte je daarbij?

Om meegenomen te worden in de selectieprocedure moeten beide vragen volledig worden beantwoord.