Informatie werkzaamheden backoffice medewerker

Team Services is binnen de NLA verantwoordelijk voor de onderwerpen wagenpark & vervoer, persoonlijke beschermingsmiddelen en huisvesting.

Wij zoeken een allround backoffice medewerker waarbij in eerste instantie de nadruk ligt op de portefeuille PSU (persoonlijke uitrusting en beschermingsmiddelen).

In de rol van backoffice medewerker handel je specialistische- en maatwerkvragen rondom persoonlijke uitrusting, huisvesting en vervoer af en zorg je voor een efficiënte dienstverlening. Jij bewaakt de kwaliteit van dienstverlening, rapporteert op voortgang, ontwikkelingen en trends met betrekking tot persoonlijke uitrusting, huisvesting, het wagenpark en ander vervoer. Hiermee lever jij jouw bijdrage aan eerlijk, gezond en veilig werk.

De standaardvragen binnen de domeinen vervoer, huisvesting en persoonlijke uitrusting worden behandeld door de medewerkers van de frontoffice. Jij pakt als backoffice medewerker de overige vragen op. Wanneer collega’s tegen vraagstukken aanlopen, ben jij samen met de andere 3 backoffice collega’s het aanspreekpunt en help je hen bij het vinden van oplossingen. Je zorgt ervoor dat taken binnen de afgesproken doorlooptijd op een juiste manier worden verwerkt. Daarnaast ondersteun je de adviseurs die verantwoordelijk zijn voor de kwaliteit en ontwikkeling van de facilitaire domeinen.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• afhandeling van niet-standaard aanvragen en klachten met betrekking tot persoonlijke uitrusting, huisvesting, het wagenpark en ander vervoer;
• bewaken van kwaliteit dienstverlening, rapporteren op voortgang, ontwikkelingen en trends;
• aanspreekpunt voor toeleveranciers en verantwoordelijk voor het leveren van input voor accountgesprekken;
• samen met de leasemaatschappij uitvoering geven aan het wagenparkbeheer (bestelproces, financiële/administratieve mutaties zoals de verwerking van de jaarafrekeningen, inleverproces etc);
• faciliteren en adviseren bij werkplekonderzoeken;
• ondersteuning bij complexe inkooptrajecten; en
• bijdragen aan de implementatie van nieuwe dienstverlening en leverancierscontracten.

Hoe ziet een werkdag eruit?

In de rol van backofficemedewerker ben je een belangrijke schakel binnen de organisatie. Geen dag is hetzelfde: je schakelt tussen geplande werkzaamheden en ad hoc vraagstukken die vragen om snel handelen.

Je houdt actief toezicht op openstaande tweedelijns (niet standaard) vragen en zorgt ervoor dat deze tijdig en zorgvuldig worden opgepakt. Bij knelpunten in de dienstverlening neem je initiatief door contact op te nemen met leveranciers en gezamenlijk naar passende oplossingen te zoeken. Daarbij bewaak je de voortgang door relevante data inzichtelijk te houden en te analyseren, onder andere met behulp van rapportages uit TOPdesk.

Je onderhoudt frequent contact met de Front Office, magazijnbeheerders of andere clusters binnen de NLA om de dienstverlening optimaal af te stemmen en de behoeftebepaling scherp te krijgen. Daarnaast neem je, samen met de adviseur, deel aan accountgesprekken waarin de dienstverlening wordt geëvalueerd en verbeterkansen worden besproken.

Ook speel je een actieve rol in het verbeteren van werkprocessen. Je neemt hierin zelf initiatief of draagt bij aan lopende verbetertrajecten vanuit de adviseur. Belangrijke communicatiemomenten en werkafspraken leg je zorgvuldig vast in DIWI, zodat informatie geborgd en voor alle betrokkenen inzichtelijk blijft.

Het doel van de backofficemedewerker is het optimaliseren van de dienstverlening en het verbeteren van de informatievoorziening voor gebruikers van de aangeboden producten en diensten.

We zoeken iemand die prioriteiten kan stellen, realistische inschattingen van de werkzaamheden kan geven, afspraken na komt en deadlines haalt. Je onderneemt gerichte acties, werkt samen en betrekt tijdig collega’s om het gestelde doel te bereiken. Je neemt beslissingen op basis van informatie, schaalt tijdig op en je signaleert actief knelpunten en kansen van de opdracht. Je koppelt tijdig terug en je ontwikkelt jezelf graag, bent breed inzetbaar en draagt uit eigen beweging ideeën of oplossingen aan.

Verder breng je mee:

• een mbo werk- en denkniveau;
• ervaring met backoffice werkzaamheden;
• een aantoonbare beheersing van Excel;
• liefst al ervaring met TOPdesk;
• een goede beheersing van het Nederlands (spreken en schrijven).

• Je werkt ongeveer 50% vanuit huis en 50% op kantoor. Bij voorkeur in Utrecht en anders in Den Haag. Daarnaast neem je deel aan het maandelijkse teamoverleg in Utrecht.
• De gesprekken vinden plaats in de week van 28 september in Utrecht en/of Den Haag.
• De vacature kan eerder gesloten worden zodra wij voldoende reacties binnen hebben.
• De cv selectie vindt doorlopend plaats.
• Je bent niet verplicht om je geboortedatum en geslacht in je cv en sollicitatieformulier te vermelden.
• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken), een mogelijk assessment en een arbeidsvoorwaardengesprek. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de sollicitatieprocedure.