Als managementondersteuner ben je verbonden aan een aantal directies binnen het Hoofdkantoor van DJI. Je ontzorgt de leidinggevenden van die directies in complexe administratieve processen, zoals de instroom-doorstroom-uitstroom (IDU) van personeel, het doen van inkopen, aanvraag ICT-hulpmiddelen, ziek- en betermeldingen en het plannen van afspraken/bijeenkomsten.
Als managementondersteuner ga je werken binnen het secretariaatsteam. Je wordt gekoppeld aan enkele directies om daar de processen in goede banen te leiden. Naast jou zijn er nog vier managementondersteuners die dezelfde werkzaamheden verrichten. Jullie vervangen elkaar onderling. Daarnaast werk je nauw samen met de secretaresses die de directeuren ondersteunen en met de stafmedewerkers die verbonden zijn aan de directies voor wie jij werkt.
Jouw werk speelt zich af binnen het Hoofdkantoor van DJI. Maar door de aard van je werkzaamheden heb je veel contact met andere diensten binnen DJI, zoals het Shared Service Centre van DJI en de ICT-ondersteunende dienst. Het secretariaat beantwoordt ook de telefoon van het algemene nummer van DJI en zet de gesprekken door naar andere onderdelen.
Ben jij iemand die snel begrijpt hoe een organisatie in elkaar zit en bij wie je moet zijn om iets geregeld te krijgen? Kun jij zelfstandig uit de voeten met uiteenlopende (ICT-)processen? Hou je ervan om dingen accuraat te regelen? Bewaak jij graag de voortang van processen? Dan ben jij de nieuwe managementondersteuner voor het hoofdkantoor.
Afdelingssecretaresse
Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen
- Standplaats Den Haag
- Contractduur 1 jaar
- Uren per week 32 - 36
- Maandsalaris €2.595 - €3.238
- Niveau MBO
- Vakgebied Administratief / secretarieel
- Reageren voor 10 mei Nog 8 dagen
- Vacaturenummer 51072
- Plaatsingsdatum 19 april 2024
- Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
- Je hebt een afgeronde MBO vakopleiding, bij voorkeur gericht op managementondersteuning, het liefst in de richting van managementondersteuning
- Je hebt minimaal drie jaar relevante werkervaring, bij voorkeur bij de Rijksoverheid vanwege de specifieke processen waarmee je te maken krijgt.
- Je beheerst de Microsoft Office-applicaties.
- Je kunt goed overweg met digitale programma’s.
- Je beheerst het Nederlands goed (spreken en schrijven).
- Je bent in elk geval beschikbaar op de vrijdagen.
Dit is jouw kracht:
- Je weet wat er toe doet in je vak en onderneemt uit eigen initiatief de juiste acties.
- Je bent accuraat en gericht op ontzorgen.
- Je bent op en top integer.
- Je weet hoofd- en bijzaken van elkaar te scheiden, kunt goed prioriteiten stellen en relativeren.
- Je kunt uitstekend plannen en organiseren en snel schakelen.
- Je maakt je nieuwe zaken gemakkelijk eigen en bent uiterst wendbaar.
- Salarisniveau schaal 6
- Maandsalaris Min €2.595 – Max. €3.238 (bruto)
- Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
- Contractduur 1 jaar
- Minimaal aantal uren per week 32
- Maximaal aantal uren per week 36
- Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
- Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
- Een pensioenregeling
- Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
- Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
- De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness
- Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
- Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie.
- Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure.
- Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je recht hebt op een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl.
- Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden, DJI biedt goede faciliteiten om thuis te werken.
- Wanneer wij geschikte reacties ontvangen zullen wij, voorafgaand aan deze sluitingsdatum, met kandidaten in gesprek gaan. De vacature zou hierdoor eerder gesloten kunnen worden.
- Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Meer over de functiegroep Managementondersteuner
Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.
Meer over jouw toekomstige afdeling
Het secretariaat binnen het hoofdkantoor van de Dienst Justitiële Inrichtingen valt onder de afdeling Bestuursondersteuning. Deze afdeling bestaat uit een team van stafmedewerkers die de Hoofddirectie ondersteunen en een team van 16 managementondersteuners (schaal 6, 7 en 8). Het secretariaat is het visitekaartje van de organisatie. Wij zorgen dat het management op het hoofdkantoor de juiste personen spreekt en dat de juiste personen zijn uitgenodigd voor overleg. Verder zien we er – in samenwerking met de stafmedewerkers van een directie/divisie – op toe dat de benodigde stukken voor overleggen zijn voorbereid, geannoteerd en volledig en op tijd aanwezig zijn. We verrichten ook veel administratieve en organiserende taken op het gebied van onder andere de indiensttreding van nieuwe medewerkers, bestellingen van spullen en de logistiek rondom overleggen. Ook pakken we enkele hoofdkantoor brede ondersteunende taken op, bijvoorbeeld als het gaat om dienstreizen en representatie.
Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen
Zonder recht voelt niemand zich veilig, zonder veiligheid zijn je rechten onbeschermd. Het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) zorgt voor de rechtsstaat in Nederland, zodat mensen in vrijheid kunnen samenleven, met respect voor ieders levensstijl of opvattingen. Eveneens werkt JenV aan een veiliger en rechtvaardiger samenleving door mensen rechtsbescherming te bieden en, waar nodig, in te grijpen.
Lees hier meer over het ministerie van Justitie en Veiligheid.
Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)
DJI is niet alleen verantwoordelijk voor het uitvoeren van vrijheidsstraffen en vrijheidsbenemende maatregelen, maar ook voor de dagelijkse zorg van mensen die dit ondergaan. Dat zijn er jaarlijks meer dan 47.000. We bieden hun de kans om een maatschappelijk aanvaardbaar bestaan op te bouwen. Dat doen we met ruim 16.000 collega’s in gevangenissen, justitiële jeugdinrichtingen, forensisch psychiatrische centra, detentiecentra en diverse landelijke diensten. Daarnaast koopt DJI bij particuliere instellingen zorg in voor de uitvoering van strafrechtelijke maatregelen, zoals tbs. Met 38 locaties verspreid over het land is DJI één van de grootste organisaties van Nederland. Het is veelzijdig en boeiend werk. In alle gevallen houden we ons bezig met zaken die direct van invloed zijn op het dagelijks leven. Dat maakt werken voor DJI zo bijzonder. Want recht raakt mensen.
Contact
Voor meer informatie over deze vacature:
Mervouw L. el Ouaamari, hoofd secretariaat
06-46805187Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:
Solliciteren?
Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.
Relevante vacatures
Coördinerend financieel adviseur
- Standplaats Den Haag
- Uren per week 32-36
- Salarisniveau schaal 13
- Reageren voor 13 mei
- Dienstverband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Senior adviseur strategie
- Standplaats Den Haag
- Uren per week 32-36
- Salarisniveau schaal 12,schaal 13
- Reageren voor 24 mei
- Dienstverband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
GZ-Psycholoog
- Standplaats Ter Apel
- Uren per week 18-36
- Salarisniveau schaal 12
- Reageren voor 1 juli
- Dienstverband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd