Sinds de invoering van de Archiefwet 1995 en de daarbij behorende verkorting van de overbrengingstermijn van 50 naar 20 jaar - is het aantal beperkt openbare archieven bij het Nationale Archief sterk gegroeid. Op een derde van de overgebrachte inventarisnummers rust inmiddels een beperking aan de openbaarheid. Dit levert bij het beheer en het beschikbaar stellen een aantal lastige vraagstukken op. De verwachting is dat door de overbrenging van recentere archieven en door de in de nieuwe Archiefwet voorziene verkorting van de overbrengingstermijn van 20 naar 10 jaar een verdere toename van het aantal beperkingen tot gevolg zal hebben. Daardoor is het aantal vraagstukken rond overbrenging, beheer en beschikbaarstelling van beperkt openbare archieven de afgelopen jaren toegenomen.

Functieomschrijving

Bij het oplossen van deze openbaarheidsvraagstukken neemt de adviseur openbaarheid een centrale positie in. Vanuit specialistische kennis weet de adviseur openbaarheid de juiste collega's en de juiste kennis daarbij te betrekken en zorgt deze er voor dat de vraagstukken binnen de kaders van wet- en regelgeving op een zodanige wijze worden opgelost dat deze oplossingen voor alle betrokken afdelingen ook uitvoerbaar zijn.

Je houdt je veel bezig met zowel de Archiefwet als de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Ook ben je bereid om in internationale wet -en regelgeving te duiken wanneer er ingewikkelde en interessante vraagstukken over openbaarheid van archieven langs komen. Zodra de nieuwe archiefwet (archiefwet20xx) in werking treedt ben je ook de vraagbaak voor openbaarheid binnen en buiten de organisatie.

Door vertrek van een van de huidige adviseurs Openbaarheid zijn wij op zoek naar een proactieve collega die invulling kan geven aan deze veelzijdige functie waarbij je je bezighoudt met het toepassen van de verschillende openbaarheidsregimes. In de functie adviseur Openbaarheid adviseer je zowel intern (aan collega’s) als extern (aan andere overheidsorganisaties) over openbaarheid.

Team openbaarheid bestaat uit 4 collega’s. In je adviesfunctie is het ook onderdeel om zelf in de archiefstukken te duiken als er openbaarheidsvraagstukken zijn.

Soepel leid jij trajecten in goede banen, waarbij je je werk goed plant en organiseert en oog houdt voor het resultaat. Je weet anderen te inspireren om samen resultaten te behalen en viert successen door medewerkers erkenning te geven voor hun waardevolle bijdragen. Daarbij stel je het teamgevoel voorop en communiceer je op een open en gelijkwaardige manier, want samen kom je verder. Je weet hoe je met aandacht luistert en zorgt voor een natuurlijke verbinding binnen het team. Hierdoor ontstaat er een klimaat waarin samenwerking en wederzijds respect centraal staan. Zowel je directe collega’s als onze samenwerkingspartners en uiteindelijk ook bezoekers kunnen op je bouwen.

Je bezit een kritische blik als het gaat om nieuwe initiatieven en beoordeeld deze op hun bijdrage aan de functies van het nationaal archief; je bewaakt de workload van de teams.

• Het adviseren van de collega’s van verwerven (binnen de afdeling Collectie) bij het opstellen van de adviezen met betrekking tot de openbaarheid van over te brengen archiefbescheiden afkomstig van de instellingen van de centrale overheid.
• Adviseren en kennis opdoen van interne en externe collega’s binnen de archiefsector over het beschikbaar stellen beperkt openbare archieven wanneer zich daarbij onduidelijkheden of problemen voordoen.
• Het adviseren over archieven waarvan de openbaarheidsbeperking in het eerstvolgende jaar zal vervallen. Een onderdeel hiervan is het onderzoeken of er bij het vrijvallen van de archieven een privacyrisico kan ontstaan.
• Het adviseren over het online publiceren van openbare archieven.
• Het opstellen van interne notities met betrekking tot werkprocessen, problematiek en oplossingen rond openbaarheid.
• Het opstellen van besluiten beperking openbaarheid met betrekking tot naar het NA overgebrachte archieven waarvan de Minister van OCW zorgdrager is en het zorgdragen voor publicatie van deze besluiten in de Staatscourant.
• Het ad hoc in- en extern adviseren over zaken rond openbaarheid en het zo nodig zelf oplossen daarvan.
• Het fungeren als secretaris van het openbaarheidsoverleg (agendabeheer, notulen, inhoudelijk deelnemen aan het overleg, inhoudelijk voorbereiden vraagstukken die onderwerp zijn van overleg, communiceren van de uitkomsten van het overleg).
• Beheren en inzage verlenen in archiefstukken waarvoor een veiligheidsscreening A noodzakelijk is.

Wie ben jij?

• Je hebt academisch/HBO+ werk- en denkniveau.
• Je hebt inhoudelijk kennis van relevante wet- en regelgeving (met name de Archiefwet1995 en de AVG), gedegen inzicht in politiek bestuurlijke gevoeligheden en inzicht in de impact van openbaarheid op de onderdelen van het Nationaal Archief.
• Je bent vaardig in het afstemmen en het voeren van overleg met relevante stakeholders en het adviseren (mondeling, rapporten, notities, verbetervoorstellen, etc.) op het eigen aandachtsgebied, tact.
• Je hebt ervaring met archiefonderzoek.

Competenties:

Aanvullende op de functie gerichte competenties zijn: Accuratesse, omgevingsbewustzijn en daadkracht.

• Heb je na het lezen van deze vacature nog vragen over de functie of het team? Neem dan contact op met een van de huidige adviseurs Openbaarheid, Lucie van Hulst via([email protected] of 06-29677173) of Nadine Groffen via([email protected]).
• Heb je eerst nog vragen over de procedure? Neem dan contact op met: Gaby van der Hoek, P&O-adviseur, via [email protected] of 0629677132.
• Je bent niet verplicht om je naam, geboortedatum en geslacht in je cv en sollicitatieformulier te vermelden.
• Het gaat om een tijdelijke functie voor twee jaar voor 36 uur per week
• Een geschiktheidsassessment en/of het opvragen van referenties kunnen onderdeel zijn van deze procedure.
• Omdat je voor een deel van de taken met vertrouwelijke informatie te maken krijgt, zal er eveneens een veiligheidsonderzoek A plaatsvinden.
• De sollicitatiegesprekken vinden plaats bij het Nationaal Archief op 21 oktober 2025.