Wil jij bouwen aan een moderne en betrouwbare informatiehuishouding? Vind je het leuk om mee te denken, te verbeteren en collega’s te helpen informatie veilig, duurzaam en toegankelijk te maken? Dan zoeken wij jou!
Als adviseur Informatiehuishouding werk je mee aan het op orde brengen en houden van onze informatie. Je ondersteunt afdelingen, zorgt dat we voldoen aan wet- en regelgeving en je helpt de organisatie steeds een stap verder te komen in digitalisering en datagedreven werken.
Wat ga je doen?
Uitvoering en verbetering van het IHH‑beleid
In deze functie ligt de nadruk op het verbeteren en inrichten van informatieprocessen. Dit betekent dat processen, procedures en werkinstructies steeds worden bekeken en aangepast waar dat nodig is. Informatiebehoeften uit de organisatie worden vertaald naar een passende inrichting van informatiesystemen en hulpmiddelen. Daarnaast worden risico’s binnen de informatiehuishouding in beeld gebracht en worden verbeteracties georganiseerd. Zo draagt de functie dagelijks bij aan de doorontwikkeling en uitvoering van het IHH‑beleid.
Zorgdragen voor tijdige vernietiging en overbrenging
Een belangrijk onderdeel van het werk is het bewaken van bewaartermijnen en het tijdig laten vernietigen of overbrengen van informatie. De Specialist signaleert het moment waarop informatie moet worden verwijderd of doorgestuurd en houdt overzicht over blokkades die verwijdering tijdelijk tegenhouden. Ook worden rapportages opgesteld die inzicht geven in de staat van de informatiehuishouding. Daarnaast hoort het adviseren over de overbrenging van archieven naar het Nationaal Archief bij deze rol, inclusief het zorgen voor goede koppelingen tussen systemen en een correcte documentatie van alle stappen.
Borgen van duurzame toegankelijkheid
De functie richt zich ook op het duurzaam toegankelijk houden van informatie. Dit omvat het adviseren over digitale archivering en het vinden van oplossingen wanneer beleid nog geen richting geeft. De kwaliteit van informatie wordt actief bewaakt; wanneer data of documenten dreigen te verouderen, wordt ingegrepen met passende maatregelen zoals migratie of verrijking. Incidenten binnen de informatiehuishouding worden afgehandeld in samenwerking met Integrale Beveiliging en, wanneer nodig, gemeld bij de Inspectie O&E.
Ondersteunen van openbaarmaking en datagedreven werken
Binnen de organisatie wordt actief gekeken welke documenten en datasets openbaar gemaakt moeten worden volgens de Woo en Who. De Specialist helpt bij het gereedmaken van deze informatie en draagt bij aan het invoeren van datamanagementprocessen. Daarnaast worden kansen voor data‑analyse herkend binnen bestaande werkprocessen, zodat de organisatie steeds meer op feiten en inzichten kan sturen.
Advisering binnen de afdeling
De rol omvat ook een adviserende taak richting afdelingen. Het vergroten van bewustzijn en kennis over informatiehuishouding speelt hierin een belangrijke rol. Door gesprekken en verbeterplannen wordt duidelijk welke kennis nodig is, waarna passende trainingen of opleidingen worden aangeraden. Soms worden ook workshops verzorgd. Daarnaast wordt ondersteuning geboden bij het dagelijkse werk, zoals het ontvangen, vastleggen, verwerken en terugvinden van documenten en gegevens.
Waarom dit bij jou past
Je vindt het leuk om samen te werken, te adviseren en stappen te zetten richting een professionele informatiehuishouding. Je hebt oog voor detail, werkt zorgvuldig en helpt anderen graag verder. Met jouw enthousiasme en kennis draag je bij aan een organisatie die haar informatie op orde heeft nu en in de toekomst.