De Directie Bedrijfsvoering zorgt ervoor dat de IND als concern en de keten als geheel hun taken zo goed mogelijk kunnen uitvoeren. De directie wil haar klanten (alle IND-collega’s en vele ketenpartners) snel en vakkundig bedienen op het gebied van HR, financiën, control, Lean, interne audits en facilitaire voorzieningen.

Onder de directie Bedrijfsvoering vallen binnen de afdeling Huisvesting & Facilitair (H&F) de teams Facilitaire Kennis & Regie (FK&R), Veiligheid, Huisvesting, Facilitaire Uitvoering Zevenaar en Facilitaire Uitvoering Den Bosch. Het team FK&R houdt de regie op de facilitaire dienstverlening door derden en is verantwoordelijk voor het accountmanagement richting de klantorganisatie. Onder FK&R zijn de volgende aandachtsgebieden gepositioneerd: Beheer & Exploitatie, Backoffice, Duurzaamheid en Arbo. De Backoffice van FK&R biedt aan alle teams die onder H&F vallen expertise aan op het gebied van financiën, administratie, inkoop en contractmanagement.

De uitvoering van inkoop en contractmanagement van de IND is uitbesteed aan het Inkoop Uitvoeringscentrum (IUC) van het SSC DJI. Een deel van het contractportfolio van de IND valt echter buiten de scope van deze samenwerking en moet door de IND zelf worden uitgevoerd. Voor de uitvoering van deze taak heeft FK&R behoefte aan een contract- en leveranciersmanager.

De functie contract- en leveranciersmanagement binnen de Backoffice FK&R richt zich op contracten binnen het facilitaire domein die niet Europees zijn aanbesteed. Hierbij gaat het onder meer om grote en langdurige contracten die zijn gesloten met andere rijksoverheidsorganisaties (inbestedingen). Als contract- en leveranciersmanager werk je in een dynamische omgeving met uiteenlopende belangen. Je schakelt tussen collega’s, leveranciers, rijkspartners en management en zorgt ervoor dat contractuele afspraken worden nagekomen en dat de samenwerking met deze stakeholders soepel verloopt.

Als contract- en leveranciersmanager binnen de Backoffice FK&R werk je niet alleen. In de nabije toekomst wordt binnen de directie Bedrijfsvoering een apart team opgezet dat strategische inkoop- en contractmanagementexpertise zal bieden binnen de IND. De inrichting van dit team zal leiden tot nadere afstemming van de takenverdeling en samenwerking met de contract– en leveranciersmanager van de Backoffice FK&R. Samen met je collega’s draag je zo bij aan de verdere professionalisering van de inkoopfunctie binnen de IND.

De belangrijkste elementen van de functie contract- en leveranciersmanager Backoffice FK&R zijn:

• Managen van contracten en leveranciersrelaties binnen het facilitaire domein voor contracten die niet Europees zijn aanbesteed en voor contracten die gesloten zijn met andere rijksoverheidsorganisaties.
• Toezien op naleving van contractuele afspraken en kwaliteitsnormen. Naast deze contractuele aspecten heb je ook oog voor de relationele aspecten die hierbij komen kijken.
• Signaleren van knelpunten, risico’s en verbetermogelijkheden in contracten en dienstverlening.
• Uitvoeren van activiteiten gericht op kostenmanagement (beheersen, bewaken en optimaliseren van de kosten die gepaard gaan met het uitvoeren van contracten).
• Analyseren en opstellen van rapportages en op basis van data vervolgacties afstemmen en uitvoeren.
• Voeren van evaluatiegesprekken met gebruikers van contracten en met leveranciers/rijkspartners.
• Beoordelen van contractdocumenten.
• Waar nodig zorgdragen voor het oplossen van contractuele uitdagingen.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor leveranciers en interne klanten bij vragen over contractmanagement.
• Het leveren van waardevolle input bij (Europese) aanbestedingstrajecten op basis van praktijkervaring en kennis van eerdere contracten. Jouw kennis van uitvoeringsaspecten en specifieke voorwaarden tilt de organisatie naar een hoger niveau.
• Opstellen van contracthandleidingen.
• Scherp toezien op al dan niet gedelegeerd contracteigenaarschap.
• Het initiëren en opstellen van contracten, contractwijzigingen, verlengingen, addenda en opzeggingen, in samenwerking met inkoopspecialisten en bedrijfsjuristen van de IND.
• Het schrijven van nota’s voor het MT ten behoeve van besluitvorming, budgetaanvragen of ondertekening van overeenkomsten.
• Onderhandelen in belang van de IND.
• Optreden als sparringpartner voor contracteigenaren, opdrachtgevers en leveranciers.

Je bent nauwkeurig, communicatief sterk en oplossingsgericht. Je kunt goed schakelen tussen verschillende dossiers en werkt graag samen om resultaten te behalen.

• HBO+/WO werk- en/of denkniveau (ook aan te tonen door werkervaring).
• Minimaal 3 jaar ervaring in een soortgelijke functie op het gebied van inkoop, contractmanagement en het Rijksinkoopstelsel.
• Kennis van wet- en regelgeving omtrent aanbestedingen (onder andere de Aanbestedingswet en de algemene Rijksinkoopvoorwaarden).
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden. Je bent communicatief sterk en weet goed door te vragen totdat je de kern van het probleem hebt bereikt.
• Je krijgt energie van samenwerking in een dynamische omgeving met meerdere stakeholders.
• Je werkt graag samen met collega’s en denkt actief mee over procesverbeteringen.
• Je kunt goed netwerken binnen een politiek gevoelige omgeving.
• Je bent sterk in onderhandelen.
• Je bent sterk in het opbouwen en onderhouden van relaties en draagt constructief bij aan gezamenlijke resultaten.
• Je beschikt over relevante opleidingen op Hbo-niveau of bent bereid om deze te volgen.

Competenties

• Zorgvuldigheid
• Analytisch denkvermogen
• Communicatieve vaardigheden
• Netwerken
• Helikopterview
• Adviesvaardigheden

De Immigratie en Naturalisatiedienst heeft bij de directie Bedrijfsvoering 1 vacature voor de functie van Adviseur Contract- en Leveranciersmanagement (FGR: Adviseur Bedrijfsvoering S11).

Medewerkers in dienst binnen de Rijksoverheid behouden hun contractrechten.

In deze functie behoort hybride werken tot de mogelijkheden. Daarbij wordt verwacht dat je op locatie in Den Haag aanwezig bent op momenten dat het voor de uitvoering van je functie of om organisatorische redenen gewenst is. Dit is in overleg met je leidinggevende.

• Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werkkandidaat of herplaatsingskandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.
• Wanneer je via een uitzend- detacheringsbureau werkzaam bent bij de Rijksoverheid dit graag vermelden in je brief.
• Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten.
• Om een nog beter (of aanvullend) beeld van ervaring, kennis en competenties te verkrijgen in de wervingsprocedure kan het zijn dat we openbare informatie van je op LinkedIn raadplegen. Desgewenst kun je het profiel afschermen voor personen die geen connectie van je zijn op LinkedIn.
• Diversiteit en inclusie zijn belangrijke thema’s bij het Rijk en de IND. De overheid wil dat iedereen zich thuis voelt bij het Rijk en dat medewerkers bewuster nadenken over een inclusieve werkomgeving.
• Je hebt ook bij jouw indiensttreding een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig, tenzij je al een arbeidsovereenkomst hebt bij de Rijksoverheid.
• Een assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.