Wat ga je doen?
Bij de Directie Informatie, Materieel Logistiek en Bedrijfsvoering werken ongeveer 100 specialisten in vier afdelingen aan het beleid en de continue verbetering van de Luchtmacht.
Voor deze directie en al deze medewerkers zoeken we energieke administratieve en organisatorische ondersteuning.
Jij bent de duizendpoot die regelt, organiseert en helpt.
Je gaat ondersteunen in het agendabeheer, de administratieve en organisatorische voorbereidingen van vergaderingen en de verwerking van het documenten- en telefoonverkeer. Je bent het eerste aanspreekpunt op de afdeling voor collega’s en externen.
Je organiseert de kantoorbenodigdheden en -voorzieningen, regelt afspraken en bent aanspreekpunt voor alle medewerkers van de directie en helpt hen met administratieve en organisatorische zaken. Je bent de spin in het web die de specialisten helpt en ondersteund zodat zij hun werk optimaal uit te voeren.
Je voert algemeen administratieve werkzaamheden uit, door:
- het behandelen van inkomende post, waaronder het registreren, signaleren van de urgentie en doorzetten naar betreffende functionaris;
- het afhandelen van inkomende telefoongesprekken door het verstrekken van algemene informatie of hiervoor intern doorverbinden naar specialisten;
- het administratief en organisatorisch voorbereiden van vergaderingen en/of bijeenkomsten.
- het aanleggen en beheren van dossiers ten behoeve van de afdeling;
- het verzorgen van correspondentie en het opstellen van brieven;
- het verwerken van administratieve gegevens op formulieren en overzichten;
- het optreden als aanspreekpunt met betrekking tot administratieve zaken en organisatorische zaken;
- het bewaken van de agenda’s, de voortgang van gemaakte afspraken en het zo nodig ondernemen van acties;
- het controleren en verifiëren van gegevens;
- het actualiseren van documentatie en informatie;
- het aanvragen en beheren van kantoorbenodigdheden.