Dit ga je doen:
Van ondermijning in de zorg tot mensenhandel en explosieven: het Landelijk Informatie- en Expertisecentrum (LIEC) werkt aan maatschappelijke vraagstukken die ertoe doen. Dat doen we samen met onze regionale en landelijke partners. Om dit werk goed te kunnen uitvoeren, is een professionele en goed georganiseerde interne bedrijfsvoering onmisbaar.

Als administratief medewerker Interne Bedrijfsvoering (IBV) zorg jij ervoor dat onze administratieve processen zorgvuldig en soepel verlopen. Je bent een belangrijke schakel binnen het team IBV en ondersteunt collega's bij uiteenlopende administratieve werkzaamheden. Daarbij ligt het accent op het beheren van administraties, het verwerken en controleren van gegevens, het ondersteunen van inkoop- en facturatieprocessen en het bewaken van de administratieve voortgang.

Je werkt gestructureerd, houdt overzicht en zorgt ervoor dat informatie volledig, juist en tijdig beschikbaar is. Je signaleert wanneer gegevens ontbreken, afspraken blijven liggen of administratieve processen vertraging oplopen. Waar mogelijk los je dit zelfstandig op en anders stem je af met de betrokken collega's.

Naast je werkzaamheden binnen IBV verzorg je het agendabeheer van het Hoofd LIEC. Je plant afspraken, stemt af met interne en externe betrokkenen en ondersteunt bij de praktische organisatie van overleggen. Daarmee draag je bij aan een goed georganiseerde dagelijkse gang van zaken.

De concrete werkzaamheden:
• Je beheert en onderhoudt toegewezen administraties, verwerkt en controleert gegevens en documenten en zorgt voor een juiste en overzichtelijke registratie en archivering.
• Je houdt afspraken, acties en administratieve termijnen bij, signaleert knelpunten en zorgt voor tijdige opvolging.
• Je ondersteunt bij inkoopaanvragen, controleert gegevens op volledigheid, volgt bestellingen en facturen en bewaakt een tijdige administratieve afhandeling.
• Je stelt overzichten op en houdt deze actueel, bijvoorbeeld over de voortgang van inkoopaanvragen en facturen.
• Je beheert de IBV-mailbox en de algemene LIEC-mailbox, verwerkt binnenkomende verzoeken (per mail en telefoon) en zorgt dat vragen en informatie bij de juiste collega's terechtkomen.
• Je beheert de agenda van het Hoofd LIEC, plant en coördineert afspraken en houdt rekening met prioriteiten en beschikbaarheid.
• Je regelt vergaderfaciliteiten, reserveringen en andere praktische voorzieningen en ondersteunt waar nodig bij interne en externe bijeenkomsten.
• Je houdt contactgegevens actueel en ondersteunt collega's en het managementteam bij voorkomende administratieve werkzaamheden.

In deze functie werk je volgens bestaande procedures en afspraken. Tegelijkertijd krijg je ruimte om praktische verbeteringen te signaleren en voorstellen te doen om het administratieve werk slimmer en efficiënter te organiseren.

Dit vragen wij:
We zoeken een collega die plezier heeft in administratief werk en begrijpt hoe belangrijk een zorgvuldige en betrouwbare ondersteuning is voor het functioneren van een organisatie.

Je bent nauwkeurig, werkt zelfstandig binnen afgesproken kaders en kunt goed omgaan met verschillende werkzaamheden die naast elkaar lopen. Je vindt het prettig om zaken goed te regelen, collega's te helpen en overzicht te houden, ook wanneer het druk is.

Verder beschik je over:
• Een afgeronde mbo-opleiding, bij voorkeur in een administratieve, secretariële of vergelijkbare richting
• Ervaring met administratieve werkzaamheden, bij voorkeur binnen een bedrijfsvoeringsomgeving.
• Kennis van administratieve procedures, richtlijnen en registratie- en archiveringstechnieken, en inzicht in de werking van administratieve systemen.
• Goede digitale vaardigheden en ervaring met Microsoft 365, waaronder Outlook, Word, Excel en Teams.
• Goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal
• Het vermogen om administratieve gegevens zorgvuldig te verwerken en werkzaamheden zelfstandig te organiseren binnen bestaande kaders.
• Een servicegerichte houding en het vermogen om prettig samen te werken met verschillende collega's.

Ervaring met inkoopadministratie, facturatie, agendabeheer of werken binnen de Rijksoverheid is een pré, maar geen vereiste. We vinden het vooral belangrijk dat je zorgvuldig werkt, snel leert en verantwoordelijkheid neemt voor je werkzaamheden.

Jouw competenties:
• Accuraat werken: je controleert gegevens zorgvuldig en voorkomt fouten.
• Voortgangscontrole: je bewaakt afspraken, acties en deadlines en onderneemt tijdig actie.
• Plannen en organiseren: je stelt prioriteiten, werkt gestructureerd en houdt overzicht.
• Klantgerichtheid: je bent toegankelijk, behulpzaam en professioneel in het contact met collega's en anderen.
• Samenwerken: je stemt werkzaamheden goed af en draagt bij aan een prettige samenwerking.
• Integriteit: je gaat zorgvuldig en vertrouwelijk om met informatie.
• Zelfontwikkeling: je staat open voor feedback, leert nieuwe werkwijzen en houdt je administratieve en digitale vaardigheden op peil.

De selectiegesprekken vinden plaats in week 49 of week 50.

Het toetsen van de integriteit van onze nieuwe collega's is voor het ministerie van groot belang. Daarom vragen we nieuwe medewerkers om een verklaring omtrent gedrag (vog) te overleggen en een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.

Het ministerie van Justitie en Veiligheid zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta je geregistreerd in het doelgroepregister? Dan nodigen we ook jou uit om te solliciteren!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.