Verzorg jij de administratieve afhandeling voor tijdelijke overplaatsingen en verblijf van Defensiemedewerkers naar het buitenland? Is nauwkeurig werken jouw kracht? Zet dan jouw administratieve talent in voor Bureau Gemeentezaken.

Defensie is volop in beweging en zal in de komende jaren verder groeien. We zijn nu al een van de grootste werkgevers van het Koninkrijk met meer dan 75.000 militairen, reservisten en burgers in dienst. Zij rekenen op een organisatie die hen ondersteunt en faciliteert. In deze leuke baan met een internationaal accent draait het om meer dan zorgvuldige administratie alleen. Van facturen voor de verschillende aankopen en het controleren van aanvragen voor nutsvoorzieningen in het buitenland, accuraat verwerken van gegevens in ons eigen systeem: als administratief medewerker zorg jij dat alles achter de schermen klopt. Je bent de spil die ervoor zorgt dat de tijdelijke buitenlandplaatsing van Defensiemedewerkers soepel verloopt. Je verwerkt de benodigde informatie ten behoeve van de administratie. Spreekt dit jou aan? Solliciteer dan direct of lees snel verder!

Wat ga je doen?

Om een buitenlandplaatsing en verblijf soepel te laten verlopen, moet er administratief veel geregeld worden. Daarbij krijg je te maken met interne regelingen en procedures. En met een grote hoeveelheid informatie die wordt aangeleverd door de persoon die (soms met het hele gezin) in het buitenland gaat wonen. Controleren van de gegevens is heel belangrijk, heeft iemand daadwerkelijk recht op bijvoorbeeld belastingvoordeel? Indien nodig heb je contact met externe partijen, zoals de Belastingdienst. Het is afwisselend werk waarin de details het verschil kunnen maken. Jouw zorgvuldigheid en nauwkeurige manier van werken komt daarbij uitstekend van pas. Jij zorgt dat de zaken administratief kloppen. Per land en per situatie kunnen de regelingen verschillen of kunnen er andere procedures van toepassing zijn. Je moet daarom meer dan eens zaken uitzoeken en bij twijfel, onduidelijkheid of complexiteit kun je altijd te rade gaan bij deskundige collega’s.

De volgende werkzaamheden zijn kenmerkend voor wat je allemaal gaat doen:

• Verzamelen en administratief verwerken van benodigde plaatsingsgegevens en bijkomende financiële zaken.
• Controleren of alle benodigde informatie en bescheiden aanwezig zijn en voldoen aan de voorschriften.
• Uitgeven van diverse officiële (gemeente) documenten.
• Postafhandeling: het versturen van aangetekende documenten en het nauwkeurig bijhouden van de administratie hiervan.

Er komt veel kijken bij internationale plaatsingen en het verblijf in het buitenland. Je herkent jezelf in deze eigenschappen:

• Administratief sterk: In een traject met veel papieren en systemen is het prettig als administratieve werkzaamheden je geen extra moeite kosten.
• Analyseren: je kunt snel de belangrijkste informatie vinden, de oorzaken en gevolgen begrijpen en verbanden zien
• Integriteit: je handelt altijd eerlijk en volgens de regels.
• Communicatief vaardig: Je kunt zaken in woord en geschrift helder uitleggen en weet de juiste toon aan te slaan. Je kunt goed schakelen met collega’s en medewerkers.
• Nauwkeurig met een goed oog voor detail.
• Je bent proactief, klantgericht en denkt in oplossingen.

Wat neem je mee?

• Een afgeronde mbo-opleiding op niveau 3, bij voorkeur in een administratieve richting.
• Aantoonbare ervaring in een vergelijkbare functie, liefst binnen (semi)overheid of een complexe organisatie.
• Vaardigheid in het werken met digitale systemen en administratieve processen.
• Interesse in internationale regelingen en administratieve vraagstukken.

• Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
• Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.
• Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het ministerie van Defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.