Bij het COA draait alles om samenwerking en resultaat: met leveranciers, partners en de systemen die onze locaties draaiende houden. Achter elke werkende lift, elke geleverde maaltijd en elk softwarepakket staat een contract. En achter elk contract: een team dat zorgt dat alles soepel verloopt.
Als administratief medewerker contract- en licentiebeheer ben jij verantwoordelijk voor de nauwkeurige administratie, het tijdig bijhouden van termijnen en het snel en duidelijk beantwoorden van vragen van collega’s en leveranciers.
Wat je gaat doen
Als administratief medewerker contract- en licentiebeheer zorg je ervoor dat alle contracten administratief op orde zijn, zodat collega’s en leveranciers kunnen rekenen op betrouwbare afhandeling.
In deze rol werk je nauw samen met contractmanagers en ondersteun je hen op alle administratieve en organisatorische aspecten van de contractenportefeuille. Je bent het eerste aanspreekpunt voor vragen, bewaakt termijnen en zorgt dat gegevens altijd compleet, actueel en correct zijn. Door proactief verbeterpunten te signaleren en processen te optimaliseren, draag je bij aan een efficiënte en transparante werkwijze. Je impact? Minder risico’s, betere samenwerking en een organisatie die soepel blijft draaien.
Concrete werkzaamheden:
- Je beheert de contractadministratie in AFAS, ISPNext en SharePoint, inclusief dossiervorming en registratie van contractgegevens.
- Je bewaakt contracttermijnen en zet acties uit voor verlengingen, wijzigingen en aanbestedingen.
- Je beheert de algemene mailbox en bent het eerste aanspreekpunt voor vragen over contracten.
- Je ondersteunt bij het opstellen van documenten voor nieuwe contracten en aanbestedingen.
- Je levert contractoverzichten en financiële gegevens op verzoek.
- Je beheert licentiedossiers en signaleert compliance-risico’s.
- Je signaleert en voert procesverbeteringen door.