Jij zorgt dat informatie klopt en processen blijven draaien

Een goede administratie vormt de basis voor een veilige en professionele uitvoering van detentie. Als administratief medewerker Back-Office bij het Justitieel Complex Zeist zorg jij ervoor dat informatie zorgvuldig wordt verwerkt, dossiers op orde zijn en collega’s beschikken over de juiste gegevens om hun werk goed te kunnen doen.

Een verantwoordelijke functie waarin jouw nauwkeurigheid, organisatietalent en gevoel voor samenwerking direct bijdragen aan een zorgvuldig detentie- en re-integratieproces.

Krijg jij energie van organiseren, overzicht houden en samenwerken met verschillende disciplines? Ben jij iemand die graag de verbindende schakel is achter de schermen? Dan is dit misschien jouw volgende stap.

Als administratief medewerker Back-Office ben jij een belangrijke schakel binnen het detentie- en re-integratieproces. Jij zorgt ervoor dat administratieve processen zorgvuldig verlopen en dat informatie op het juiste moment beschikbaar is voor de collega’s die hiermee werken.

Vanaf het moment dat een gedetineerde binnenkomt, wordt gewerkt aan een persoonlijk dossier en een zorgvuldig opgesteld detentie- en re-integratieplan. Jij ondersteunt dit proces door gegevens te verzamelen, te controleren en administratief te verwerken. Je bewaakt de voortgang van werkzaamheden en zorgt ervoor dat verzoeken correct en efficiënt worden afgehandeld.

Je werkt nauw samen met casemanagers, die verantwoordelijk zijn voor het opstellen en begeleiden van het persoonlijke detentie- en re-integratieplan. Samen zorgen jullie ervoor dat de administratieve processen rondom de detentieperiode goed verlopen.

Daarnaast ben jij het administratieve en organisatorische hart van het team. Je houdt je onder andere bezig met:

• het voorbereiden en organiseren van multidisciplinaire overleggen;
• het opstellen van agenda’s en verwerken van verslaglegging;
• het verwerken van post en correspondentie;
• het controleren, beheren en verwerken van administratieve gegevens;
• het ondersteunen van collega’s bij uiteenlopende organisatorische werkzaamheden.

Je werkt dagelijks samen met verschillende afdelingen binnen JC Zeist, zoals de leefafdelingen en de beveiliging. Door de ontwikkeling van de functie kan ook persoonlijk contact met gedetineerden onderdeel zijn van jouw werkzaamheden. Daarbij weet jij professioneel, duidelijk en respectvol te communiceren.

Word jij onze nieuwe administratief medewerker Back-Office?
Wil jij een functie waarin administratie, samenwerken en maatschappelijke betrokkenheid samenkomen? Waarin jouw werk achter de schermen een belangrijke bijdrage levert aan een veilig en zorgvuldig detentieproces?
Dan maken wij graag kennis met jou.

Wij zoeken iemand die zorgvuldig werkt, verantwoordelijkheid neemt en overzicht houdt. Iemand die begrijpt dat een goede administratie essentieel is voor een professioneel en zorgvuldig proces.
Je beschikt over:

• mbo 4 werk- en denkniveau;
• ervaring met administratieve werkzaamheden en geautomatiseerde systemen;
• een nauwkeurige en gestructureerde werkwijze;
• goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
• een klantgerichte en samenwerkingsgerichte houding.

Ervaring met het toepassen van wet- en regelgeving of ervaring binnen een justitiële omgeving is mooi meegenomen. Ook wanneer jouw ervaring uit een andere sector komt, nodigen wij je van harte uit om te solliciteren. Belangrijker vinden wij dat jij verantwoordelijkheid neemt, zorgvuldig werkt en jezelf wilt blijven ontwikkelen.

Ook zonder mbo 4-diploma ben je welkom
Heb jij niet het juiste diploma, maar beschik je wel over het gevraagde mbo 4 werk- en denkniveau en herken jij jezelf in deze functie? Ook dan nodigen wij je van harte uit om te solliciteren. Kun je jouw mbo 4 werk- en denkniveau niet aantonen met een diploma? Dan krijg je de mogelijkheid om dit aan te tonen door middel van een online capaciteitentest. Wanneer je deze test op het gevraagde niveau behaalt, kun je verder deelnemen aan de sollicitatieprocedure.

• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• De snelheid in het proces behouden is voor DJI belangrijk. Tegelijkertijd wil DJI interne collega’s voorrang geven in de sollicitatieprocedure. Reageer daarom als interne collega binnen 10 werkdagen vanaf de publicatiedatum, dan blijft die voorrangspositie voor jou gereserveerd. We moedigen alle sollicitanten (zowel in- als extern) aan om niet te wachten tot de deadline.
• Om te solliciteren log je in en upload je je cv. Voor sommige functies maak je een online assessment. Op basis van de uitkomst volgen één of twee gesprekken. Bij een positieve uitkomst vragen we een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) aan. Twijfel je of je een VOG kunt krijgen? Check vogcheck.justis.nl. 
• Aantoonbaar het vereiste werk- en denkniveau. Als je dit niet kunt aantonen met een diploma, toetsen we tijdens de sollicitatieprocedure met een capaciteitentest of je over dit niveau beschikt. Je ontvangt vooraf oefentesten, zodat je je goed kunt voorbereiden.
• Een motivatiebrief is vereist.
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.