Duizenden documenten. Honderden verschillende bestandstypen. Eén uitdaging: zorgen dat belangrijke informatie ook in de toekomst toegankelijk blijft.

Binnen het ministerie van Justitie en Veiligheid werken we aan de aansluiting van DigiJust, ons documentmanagementsysteem, op het interne e-depot van JenV. Tijdens die overgang lopen we tegen een interessant probleem aan: een deel van de oudere documenten (bestandstypen) wordt niet geaccepteerd. Wat moeten we daarmee? Sommige bestanden kunnen worden verwijderd, andere moeten worden geconverteerd en voor weer andere moet een geheel nieuwe oplossing worden bedacht.

Daar hebben we jouw hulp bij nodig!

Tijdens deze stage ga je als digitale speurneus op onderzoek uit. Je achterhaalt wat onbekende bestandstypen precies zijn, onderzoekt waarom ze problemen veroorzaken en adviseert over de beste oplossing. Daarmee lever je een zichtbare bijdrage aan een vraagstuk waar ICT, informatiebeheer en digitale archivering samenkomen.

Wat ga je doen?

- Onderzoeken welke bestandstypen niet worden geaccepteerd door het e-depot.

- Uitzoeken waar deze bestanden vandaan komen en waarvoor ze zijn gebruikt.

- Beoordelen welke bestanden verwijderd, behouden of geconverteerd moeten worden.

- Documenten analyseren binnen DigiJust.

- Samenwerken met IT-collega's om technische oplossingen mogelijk te maken.

- Overleggen met gebruikers en afdelingen over de waarde van specifieke documenten.

- Adviezen opstellen voor een duurzame en toekomstbestendige informatiehuishouding.

- Zelf op zoek gaan naar slimme oplossingen voor vraagstukken waar nog geen standaardantwoord op bestaat.

Wat levert deze stage jou op?

Tijdens deze stage krijg je een uniek kijkje achter de schermen van de digitale informatiehuishouding van de Rijksoverheid. Je ontdekt hoe grote organisaties omgaan met archivering, documentmanagement en digitale duurzaamheid. Daarnaast leer je hoe technische vraagstukken worden onderzocht, hoe verschillende specialisten samenwerken aan oplossingen en hoe je zelfstandig advies opstelt voor complexe vraagstukken. Een stage waarin je niet alleen meewerkt, maar ook echt eigenaar bent van een concreet vraagstuk.

Waar kom je terecht?

Je komt terecht bij Team Advies Informatievoorziening, onderdeel van de afdeling Relatie- en Informatiemanagement binnen het Dienstencentrum van het ministerie van Justitie en Veiligheid.

Het Dienstencentrum ondersteunt medewerkers van het bestuursdepartement op uiteenlopende gebieden, zoals informatievoorziening, ICT, facilitaire dienstverlening en informatiehuishouding. Binnen Team Advies Informatievoorziening helpen we collega's dagelijks met vraagstukken rondom digitaal werken, documentbeheer en informatievoorziening. Daarnaast zetten we ons in voor het duurzaam toegankelijk houden van belangrijke informatie en archieven.

Je werkt samen met collega's die veel weten van informatiebeheer, archivering en ICT, maar krijgt tegelijkertijd veel ruimte om zelfstandig onderzoek te doen en je eigen aanpak te kiezen.

Harde eisen
- Je volgt een mbo-4 of hbo-opleiding in de richting ICT, informatiemanagement, informatiekunde of een vergelijkbare opleiding.
- Je zoekt een stage voor minimaal 4 dagen per week.
- Je hebt affiniteit met ICT en digitale systemen.

Dit past bij jou
- Je vindt het leuk om dingen uit te zoeken die niet direct voor de hand liggen.
- Je werkt zelfstandig en neemt initiatief.
- Je bent analytisch en nieuwsgierig.
- Je houdt ervan om problemen tot op de bodem uit te zoeken.
- Je durft vragen te stellen en contact te leggen met verschillende collega's.

- De stage duurt zes maanden.
- De startdatum is bij voorkeur in september, maar kan in overleg worden aangepast.
- Je werkt hybride. Op donderdag werkt het team in ieder geval op kantoor aan de Turfmarkt in Den Haag.
- Voor deze stage is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.