Bij de gemeente Gouda zoeken we een specialist informatiebeheer die ervoor zorgt dat documenten en gegevens op de juiste manier worden opgeslagen, beheerd en teruggevonden. Je houdt van aanpakken, werkt zorgvuldig en hebt oog voor detail. Samen met een betrokken team zorg je ervoor dat alles klopt- vandaag én in de toekomst. Ben jij precies, digitaal vaardig en werk je graag gestructureerd? Dan pas je perfect in ons team.
Met wie werk je samen?
Als informatiebeheerder maak je deel uit van de afdeling Informatievoorziening & Automatisering (INA). Je komt terecht in het team Informatievoorziening: een veelzijdig team dat adviseert over informatiebeheer, archivering, wetgeving, architectuur en digitale veiligheid. Samen zorgen we voor een toekomstbestendige informatievoorziening.
Je werkt mee aan het thema ‘Moderne werkplek’, waarin we bouwen aan een flexibele werkomgeving met Microsoft 365. Denk aan het archiefwaardig inrichten van SharePoint en Teams. Ook werk je met collega’s uit het programma ‘Slim, snel en digitaal’, dat in het teken staat van zaakgericht werken. Daarnaast werk je samen met het team Automatisering, dat zorgt voor een stabiele ICT-infrastructuur voor vijf gemeenten en zo’n 2.000 gebruikers.
Wat ga je doen?
Informatiebeheer is verantwoordelijk voor het beheer van zowel digitale als analoge documenten en dossiers. Met jouw team, bestaande uit 5 collega's, hebben jullie ieder eigen inbreng in het kennisgebied en verdeel je het werk. Binnen jouw rol kun jij je de nadruk leggen op digitale archieven. De gemeente zit momenteel in een hybride situatie. Steeds meer processen worden digitaal gemaakt, wat ervoor zorgt dat er minder papier binnenkomt en uitgaat. In deze uitvoerende rol beantwoord jij vragen over archivering vanuit de organisatie en adviseert over het gebruik van applicaties. Binnen Microsoft 365 richt jij nieuwe Sharepoint-sites in, stel je bewaartermijnen in en neem je afgesloten sites in beheer. Kortom: jij zorgt ervoor dat informatie op de juiste plek staat, goed toegankelijk is én voldoet aan wet- en regelgeving.
Hoe ziet je werkdag eruit als informatiebeheerder?
8:30- Start van de dag
Je begint de dag met het doornemen van je e-mail en checkt de gezamenlijke informatie beheer email. Makkelijke, kleine vragen pak je gelijk op.
9:00 Adviesgesprek met beleidsmedewerker
Een collega van het sociaal domein vraagt advies over het digitaal oplsaan van documenten die privacygevoelige informatie bevatten. Je licht de richtlijnen toe en helpt bij het opstellen van een bewaartermijnadvies.
10:00 Scrumsessie
Samen met jouw collega's informatie beheer heb je elke maandag een scrumsessie staan. Hierbij doorlopen jullie het scrumbord, wordt de voortgang van projecten besproken, deel je kennis en helpen jullie elkaar verder met ingewikkelde casussen.
12:00 Lunch
Samen met jouw collega's van INA ga je lunchen in het bedrijfsrestaurant. Vervolgens lopen jullie jullie nog een rondje buiten.
13:00 Opschonen netwerkschijven
Je werkt aan het project ‘Verhuizen Netwerkschijven’ waarbij je samen met afdelingen oude bestanden op netwerkschijven beoordeelt en opschoont. Je gebruikt hiervoor een analysetool en stemt af met de informatie-eigenaren.
14:00 Projectteam Moderne Werkplek
Samen met collega's werken jullie aan het thema ‘de Moderne Werkplek'. Binnen dit thema komen verschillende projecten samen die allemaal bijdragen aan het tijd en plek onafhankelijk kunnen werken binnen de gemeente. Jij hebt hier een prominente rol. Je geeft een update van de status van jouw werkzaamheden en denkt mee met collega's.
15:30 Eigen invulling
Afhankelijk van jouw to do lijst verstuur je mailtjes, bel je collega's terug en zoek je zaken uit.
17:00 Afsluiten van de dag
Je rondt je werkzaamheden af, plant taken voor morgen en praat nog na met een collega.
Waarom is dit de baan voor jou?
Binnen informatiebeheer vervul jij een sleutelrol in het verbeteren van de informatievoorziening binnen de gemeente. Je helpt de gemeente daarmee naar een next level. Je wilt graag het naadje van de kous weten, bent proactief en weet jezelf staande te houden in een dynamische organisatie. Jouw expertise en inzet zijn van onschatbare waarde, en samen zetten we stappen in de ontwikkeling en professionalisering van het informatiebeheer.
Wat heb jij in huis?
Voor deze functie zijn we op zoek naar een nieuwe collega met ervaring en kennis van digitale informatie- en archiefbeheer digitaal.
Ook herken je jezelf in de onderstaande punten:
- Minimaal MBO niveau 3;
- Je bent communicatief sterk;
- Je stelt duidelijke regels en streeft naar kwaliteit;
- Je bent proactief en pakt graag vragen op;
- Je hebt kennis van wet- en regelgeving met betrekking tot informatiemanagement/informatiebeheer of wilt dit graag leren;
- Je bent klantgericht;
- Kennis / ervaring met het werken van Digitale systemen voor informatiebeheer (Zaaksysteem / Sharepoint) is een pré.
Wat bieden wij?
Werk met hart en ambitie
Gouda ontwikkelt zich volop. De komende jaren staat er nog veel te gebeuren. Jouw ideeën en jouw kennis kunnen we goed gebruiken. Wij zijn een ambitieuze werkgever die werkt voor en met de stad, haar bewoners, ondernemers en bezoekers. Met trots, maar vooral met een warm hart.
Flexwerken naar wens
Een goede balans tussen werk en privé vinden we belangrijk. Daarom heb je de mogelijkheid om je uren flexibel in te delen en/of thuis te werken, maar hebben we ook een geweldig mooi gebouw, het ‘Huis van de Stad’ als werkplek. Dit moderne gebouw is centraal gelegen (naast het treinstation) en biedt uitzicht over heel Gouda.
- Goede ICT voorzieningen met o.a. een keuze in smartphones die je voor werk en privé mag gebruiken;
- Een duurzame reiskostenvergoeding waarbij we stimuleren om op een duurzame manier naar kantoor te reizen;
- Platte organisatie met veel ruimte voor eigen inbreng;
- Een individueel keuzebudget van 17,05 %, inzetbaar voor bijvoorbeeld een opleiding, extra salaris of verlof;
- < 35 jaar? Sluit je aan bij ‘Jong Goud’ voor persoonlijke ontwikkeling en netwerkborrels.
Het betreft een vaste functie voor 32-36 uur per week, waarbij altijd eerst met een contract voor een jaar gestart wordt (tijdelijke bepaalde tijd). Het beoogde salarisniveau is afhankelijk van opleiding en ervaring en van de rol die je uiteindelijk gaat vervullen. Het salaris bedraagt maximaal €4.383 (schaal 8) bruto per maand. Er kan ook gebruik gemaakt worden van een aanloopschaal. We hebben een ruim aanbod aan secundaire arbeidsvoorwaarden waaronder een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van het jaarsalaris (inclusief vakantiegeld en in te zetten voor verschillende doelen waaronder extra salaris of verlof).
Voor een uitgebreide toelichting op ons ruime aanbod arbeidsvoorwaarden klik hier. Wil je graag sfeerproeven? Kijk dan op www.werkenvoorgouda.nl
Enthousiast?
Wil je ook als #smaakmaker bij ons aan de slag? Solliciteer dan meteen online, dit kan tot en met 24 augustus. Wil je meer informatie over de functie? Neem dan contact op met Lauri Sanders, Teamleider Informatievoorziening afdeling INA via 06-21101284.
Voor meer informatie over het werken bij de gemeente Gouda of de wervingsprocedure kun je contact opnemen met Alexandra Snouck Hurgronje Recruiter afdeling HRM, via 06-43385523.
Wervingsprocedure
Binnen 3 dagen na de sluitingstermijn van de vacature ontvang je van ons een reactie op jouw sollicitatie. De selectiecommissie begint na de sluitingsdatum aan de briefselectie en benadert de kandidaten voor een gesprek. Daarna wordt er weer een selectie gemaakt en vindt het tweede gesprek plaats. Mocht er een positieve uitslag zijn na het tweede gesprek en is een eventueel onderzoek naar referenties positief, dan is er nog een afrondend gesprek.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.