Ben jij de verbindende, scherpe en servicegerichte professional die belangstellenden én collega’s verder helpt? In deze rol ben je verantwoordelijk voor de coördinatie van het Service Center. Je tilt hiermee niet alleen onze dienstverlening naar een hoger niveau, maar zorgt ook dat processen, informatie en communicatie over Werken bij Defensie altijd op orde zijn. Kortom, wil jij jouw innovatieve werkhouding inzetten bij een sterk groeiende organisatie waar je maatschappelijke impact kan maken? Lees dan snel verder!

Waar ga je werken?

De werkzaamheden worden verricht binnen de sectie Support & Service Center van de afdeling Recruitment van het Dienstencentrum Personeelslogistiek (DCPL). De afdeling recruitment draagt bij aan de personele gereedheid van Defensie door de defensieonderdelen Luchtmacht, Landmacht, Marine en Marechaussee tijdig te voorzien van voldoende gekwalificeerd (militair) personeel. 

De sectie Support & Service Center is nieuw binnen de afdeling recruitment. Het team werkt grotendeels vanuit een centrale locatie en bestaat uit verschillende specialisten in de functie van zowel militair als burger. De sectie bestaat momenteel uit 15 collega’s en is snel groeiend, dus je doet het niet alleen. Je rapporteert samen met de andere 2 seniors van het Service Center aan het Hoofd Support & Service Center. Omdat de afdeling nog volop in beweging en ontwikkeling is, werk je actief mee aan het neerzetten van werkwijzen en structuur. Er is daarom ook veel ruimte voor eigen inbreng en initiatief. Je standplaats is het Marine Etablissement in Amsterdam, dichtbij het Scheepvaartmuseum.

Wat ga je doen?

Je geeft leiding/coördineert en maakt met jouw plannen het verschil voor belangstellenden en toekomstige defensie-medewerkers. Jij zorgt er samen met het team voor dat het Service Center strak georganiseerd is. We streven naar een positieve indruk voor elke geïnteresseerde. De functie kent zowel aansturende – als operationele taken.

De belangrijkste taken zijn

- Het dagelijkse prioriteren van werkzaamheden, het begeleiden van medewerkers in hun ontwikkeling en daarmee het voeren en vastleggen van de continue dialoog;
- Zorg dragen voor een optimale personele planning en correcte informatievoorziening binnen het team;
- Coördinatie en escalatie op het proactief beantwoorden en afhandelen van uiteenlopende vragen via telefoon, e-mail en WhatsApp;
- Het doorontwikkelen en modereren van de online community;
- Het monitoren van de effectiviteit van de dienstverlening, het organiseren van kwaliteit sessies en het actief sturen op verbetering;
- Het signaleren en oplossen van knelpunten in processen en het adviseren van het hoofd van de sectie;
- Bijdragen aan procesoptimalisatie en efficiëntie van de afdeling;
- Het omzetten van data in concrete verbeteracties en deelname aan projectgroepen zoals bij het implementeren van nieuwe kanalen;
- Je draagt actief bij aan de afdelingsdoelstellingen middels resultaatgericht werken en zoekt actief de samenwerking met andere afdelingen op. 

Wie ben jij?

Je bent een gedreven professional met passie voor service, kwaliteit en het coördineren van processen en werkzaamheden. Je krijgt energie van werken in een dynamische omgeving, waarin dagelijks nieuwe vragen, uitdagingen en verbeterkansen ontstaan.

Je herkent jezelf in de volgende competenties:
- Flexibel
- Analyseren
- Communiceren
- Verantwoordelijk
- Plannen en organiseren

Wat neem je mee?

- Minimaal een afgeronde MBO 4 opleiding, bijvoorbeeld op het gebied van Creative Business, Marketing of Communicatie. HBO werk- en denkniveau is een pre;
- Ervaring met leidinggeven, coaching en het coördineren van dagelijkse werkzaamheden en processen in een snel veranderende dienstverlenende omgeving;
- Ervaring met stakeholdermanagement en klantcontact of recruitmentwerkzaamheden.
- Digitale vaardigheden, waaronder implementatie van technologische verbeteringen en administratieve ervaring in uiteenlopende systemen;
- Je voelt je thuis in een dynamische, nog groeiende omgeving en neemt graag initiatief;
- Aantoonbare ervaring met het beheren van of actief zijn binnen een online community (zoals bijvoorbeeld Reddit of Discord);
- Talent voor creatieve online communicatie, waarmee je de aandacht weet te trekken en vast te houden;
- Ervaring met het interpreteren van data en het omzetten naar concrete acties;
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk; 
- Een oplossingsgerichte en behulpzame werkhouding.

Zin in een rol waarbij je als team vaak het eerste aanspreekpunt bent voor belangstellenden die graag bij Defensie zouden willen komen werken? We kijken uit naar je sollicitatie!

Tijdens de inwerkperiode dien je bereid te zijn om vijf dagen in de week in Amsterdam te werken. In de eerste maanden doen we daarom een beroep op volledige aanwezigheid op locatie. Zodra het inwerkproces is doorlopen en er voldoende kennisoverdracht heeft plaatsgevonden, is een thuiswerkdag in afstemming op termijn mogelijk. Dagelijks ben je beschikbaar tussen 8.30 uur en 17.00 uur in verband met de bereikbaarheidstijden en aansturing van het team. We werken op de afdeling met een werkweek van 40 uur (fulltime aanstelling voor 38 uur per week). Hierdoor bouw je extra verlofuren op. 

• Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
• Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.
• Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het ministerie van Defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.