Ben jij goed in plannen en organiseren en vind je het leuk om flexibel te werken? Wil je werken bij dé opleidingslocatie van het Rijk in Den Haag? Dan hebben wij een mooie nieuwe uitdaging voor jou! Als senior projectondersteuner ondersteun je de projectleiders en projectmanagers bij de voorbereiding en uitvoering van opleidingen, traineeships en congressen, zowel administratief als organisatorisch.

De Rijksacademie voor Financiën, Economie en Bedrijfsvoering in Den Haag is er voor rijksambtenaren die zich willen ontwikkelen. Zo vergroten zij hun vakmanschap en helpen zij de kwaliteit van de financiële functie en de bedrijfsvoering van het Rijk te verbeteren.
Als projectondersteuner bij het team Financieel Management, Economie en Audit (FMEA) draag jij bij aan opleidingen waar de ambtenaar van de toekomst iets aan heeft.

Als sr projectondersteuner ben je in een wisselende teamsamenstelling (met projectmanager en projectleider) verantwoordelijk voor de administratieve en organisatorische ondersteuning van onze opleidingen. Je bent de spil tussen onze deelnemers en docenten, en bijvoorbeeld de interne facilitaire dienst en receptie. Je draagt zorg voor een goede organisatie door voorbereidende werkzaamheden, klantcontact en administratieve verwerking van ons aanbod. Hierbij heb je affiniteit met onze afnemers: de deelnemer. En stel je de klantreis centraal, waarbij jij veel hoort en ziet/leest. 

Jouw functie kent een projectmatig karakter. Tijdens de voorbereiding en uitvoering van opleidingen ondersteun je de projectleiders zowel op administratief als organisatorisch gebied. Je takenpakket bestaat onder meer uit het uitnodigen van deelnemers en docenten, het beantwoorden van vragen van deelnemers, het voorbereiden van studiemateriaal en het voorraadbeheer op studiemiddelen. Ook zorg je voor het inrichten en plaatsen van materiaal op een digitale leeromgeving en het vastleggen van middelen en lesruimtes. Zijn er knelpunten in de planning? Dan signaleer je dat op tijd en onderneem je actie. Verder maak en verwerk je evaluaties en stel je declaraties en facturen op.

Daarnaast coordineer je als senior projectondersteuner het werk van de ondersteuning en stel je prioriteiten in overleg met het hoofd. Je signaleert of de hoeveelheid werk overeenkomt met de capaciteit en adviseert hierover het programmahoofd. Je geeft ook advies wanneer er nieuwe activiteiten gestart worden in het kader van uitvoerbaarheid. Tevens heb je een voortrekkersrol in het overleg over onze ICT systemen en werkprocessen (key-user). 

Jouw hoofdtaken:

• Als senior ondersteuner binnen het team coördineer je de projectondersteuning: je coördineert het werk en stelt prioriteiten in overleg met het programmahoofd.
• Je zit het werkoverleg tussen de projectondersteuners voor, agendeert en motiveert je mede-collega’s.
• Je signaleert problemen en adviseert hierover proactief aan het programmahoofd.
• Je coördineert ook de financiële activiteiten zoals het factureren en tijdig binnenkomen van de betalingen van deelnemers en vindt het een uitdaging om deze processen goed te laten lopen.
• Je behandelt complexere verzoeken en coördineert complexere informatiestromen.
• Je stelt managementinformatie samen.
• Je bent op de hoogte van wat er speelt binnen de organisatie, kent de gevoeligheden en handelt daarnaar.
• Je zorgt voor een actueel bedrijfsvoeringssysteem en de opleidingsadministratie.
• Je behandeld vragen van deelnemers, docenten en collega’s via mail en telefoon.

• Je hebt minimaal mbo+-niveau.
• Je hebt ruime en relevante ervaring met ondersteunende (administratieve) taken.
• Je hebt aantoonbare affiniteit of ervaring met functionele aansturing in een team.
• Je bent proactief, initiatiefrijk en je beschikt over een grote mate van zelfstandigheid.
• Je bent organisatiesensitief, hebt ervaring of affiniteit met het (functioneel) aansturen van collega’s en kan zaken op een prettige manier bespreekbaar maken.
• Je kunt goed samenwerken, plannen en organiseren.
• Je bent klantgericht en flexibel.
• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

We willen dat iedereen zich thuis voelt bij het ministerie van Financiën en zichzelf volledig kan ontwikkelen. Want samen werken aan een financieel gezond Nederland is waar we voor staan. Dit doen we vanuit verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten, omdat we geloven dat dit onze denkkracht vergroot. Iedereen is welkom ongeacht culturele achtergrond, leeftijd, arbeidsvermogen, gender of seksuele voorkeur. Met jouw unieke bijdrage spelen we beter in op de behoeften uit onze samenleving. 

• Draag jij graag bij aan een financieel gezond Nederland? Je bent van harte welkom. Solliciteren kan door je cv en motivatie in te sturen. Maar we staan ook open voor andere vormen, zoals een video- (met bijgevoegd je cv) of presentatie-sollicitatie (in PowerPoint). In het laatste geval plak je de link van je sollicitatie in een pdf- of word-bestand. Zo kunnen we je sollicitatie goed verwerken.
• De eerste ronde sollicitatiegesprekken staat gepland op 2 juli en 6 juli.
• De inschaling voor deze functie vindt plaats op basis van kennis en ervaring. Dit betekent dat er ook sprake kan zijn van een aanloopschaal.
• We werken gemiddeld minimaal drie dagen fysiek op kantoor.
• De keuze voor een nieuwe baan kan best spannend zijn. We richten jouw overstap daarom zo persoonlijk mogelijk in. Via een introductiebijeenkomst en een onboarding app helpen we je om je weg te vinden en leer je hoe alles werkt binnen Financiën. Ook word je gekoppeld aan een buddy die je wegwijs maakt in de organisatie. Heb je nog vragen over de vacature of het selectieproces? Neem dan vooral contact met ons op. We helpen je graag in je overweging.
• Wanneer je solliciteert op een functie maak je eenmalig een account aan. Met je account kan je de status van je sollicitatie inzien.
• Wanneer de inschrijving van de vacature is gesloten zal de vacaturetekst online niet meer zichtbaar zijn. Mocht je deze op een later moment terug willen lezen dan adviseren wij je een kopie van de vacaturetekst op te slaan.
• Heb je een studieschuld? Dan kun je vanaf 2025 maximaal € 2.000 per jaar aflossen met je Individueel Keuze Budget (IKB‐budget). Het aflossen van je studieschuld is een fiscaalvriendelijk doel. Dit betekent dat je over het bedrag wat je aan dit doel besteedt, geen belasting hoeft te betalen.